克服“两张皮”,提高体系运行有效性.doc

克服“两张皮”，提高体系运行有效性 ??2003-3-31 13:25:37 摘要：多种管理体系整合贯彻认证已是大势所趋，而如何克服体系运行中的“两张皮”现象、提高体系运行的有效性则是众多组织着力研究的问题。作者在对“两张皮”的发展趋势、危害进行深入分析的基础上，提出了克服“两张皮”方法，为广大组织进一步提高管理体系运行有效性提供了途径。正确认识“两张皮”，是有效地解决“两张皮”的前提一、“两张皮”的表现“两张皮”指本身具有紧密联系的两种事物被割裂开来的情况，在贯标工作中比喻管理体系文件和实际运行脱节的情况，“两张皮”是动态发展的。“两张皮”的表现通常有三种，一是体系文件提出的要求过高，组织无法实施，文件成为装饰品；二是体系文件规定的要求太低，起不到促进组织进步的作用；三是在体系文件的运行结果与文件要求出现较大偏差。二、“两张皮”的发展在贯彻国际标准的初期，多数组织对标准理解不深，为了尽快获得认证证书，照抄照搬咨询公司提供的范本，没有结合自身实际编制体系文件，这是早期的“两 张皮”。随着贯标深入，多数组织逐步结合自己的实际情况，对体系文件进行了修订，但因为种种原因，体系文件和实际操作仍然存在较大偏差。这是目前多数组织的中的“两张皮”情况。此外，部分组织制定的体系文件与组织实际基本是符合的，但在组织的内外环境变化后，没有及时进行调整和更新，这是潜在的“两张皮”。三、“两张皮”的危害“两张皮”的存在，使体系的实际运行过程与体系文件要求不符合，而组织为了通过第三方的认证，只能采取临时应付的办法，下大力气“制作”出了一大堆的质量记录。这种情况必然造成组织大量人力、物力和财力的浪费，其长远的影响是组织员工对贯标工作的不重视和反感，使贯标工作不能深入，管理无法得到加强。在国家发布质量管理体系标准、环境管理体系标准和职业安全与卫生管理体系标准后，多种管理体系整合贯彻成为趋势，而多体系整合管理的难度和复杂程度都大大提高，组织在运行过程中如果不能有效地克服“两张皮”现象，其涉及面更大、影响更深，因此必须尽可能地克服“两张皮”。“两张皮”的现象是动态发展的，组织应从以下方面着手，坚持与时俱进，才能克服“两张皮”。一、 端正贯标目的，认清贯标方向组织的成功必须有良好的管理。国际质量管理标准、环境管理标准和职业安全与卫生管理标准之所以受到世界上大多数组织的推崇，就在于它们从各个不同的角度推动了组织管理水平的提高。组织应当摒弃那种只为了获得认证证书而贯标的思想，要扎扎实实地贯彻国际标准的精髓：“通过贯彻国际标准提高管理水平，最终促进组织发展”，从而保证组织走上正确的贯标道路。二，强化领导作用，统一组织行动领导对贯标的重视程度决定了组织贯标工作的成败。领导作用着重表现在：一、领导带领着组织前进的方向，在方向出现严重偏差时，甚至于有南辕北辙的危险；二、领导在资源配置方面起着决定性作用，资源不能保证，则体系无法有效运行；三、领导是否以身作则，对员工起着重要影响。三、 深入理解标准，夯实贯标基础深入理解标准，是保证体系文件的制定、体系的运行的基础。组织的管理层尤其应当深入地理解标准，并具体地将标准要求转化到每个岗位或职能的应知、应会，各岗位进一步根据自身职责和标准要求，保证本岗位的自由运转。ISO9000：2000标准提出，组织的内部也同时存在着“供方”和“顾客”，每个岗位的上一道岗位就是“供方”，下一道岗位就是“顾客”。组织员工如能充分领会“与供方互利的关系”的“以顾客为关注焦点”等管理原则的深刻含义，把每个岗位模拟成一个“小体系”进行操作，对体系完善运转将产生重大意义。通过开展适当的培训，组织员工开展自学、互学、互查，采取经验交流、学习竞赛等方法，促进员工活学活用标准。四、 优化体系文件，提升体系质量1、 保证体系文件的实用性。管理体系文件是组织的法规性文件，如果体系文件与组织管理思路、基础配置、组织机构、企业文化、职责权限不相对应，那么，体系文件就无法有效实施，势必造成“两张皮”。组织要从自身实际出发，制定具有与组织实际完全一致的体系文件，（即所谓的“写到的一定要能够做到”）。同时，组织要根据组织的长期、中期、短期目标为依据，以发展的眼光，制定有益于组织发展的体系文件。2、 及时完善和改进体系文件，实现体系文件与体系管理共同发展。组织的顾客、外界环境、以及组织内部也在发展变化，组织的体系文件不能相应调整，那么，体系文件就会逐渐脱离实际，形成新的“两张皮”。（从这个角度上来说，几乎所有的组织都可能存在着“两张皮”。）因此，要克服“两张皮”，就要坚持与时俱进，定期对体系文件进行评审和更新，保证体系文件与自身的适应性，对外部环境的适应性，对组织自身发展的要求的适应性。五、 加强体系监管，把准体系脉搏通