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印刷服务流程管理制度

一、总则

1.目的

为规范公司印刷服务流程，确保印刷品质量，提高工作效率，降低成本，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部所有印刷服务需求的管理，包括但不限于宣传资料、文件资料、办公用品等的印刷。

3.职责分工

需求部门：负责提出印刷需求，明确印刷品的内容、规格、数量、交付时间等要求，并填写《印刷服务申请表》。

行政部门：

负责汇总各部门的印刷需求，统一与供应商沟通协调，签订印刷合同。

对印刷品的质量、交货期等进行跟踪和验收。

负责印刷费用的审核和结算。

财务部门：负责印刷费用的核算、支付和监督。

供应商管理部门：负责对印刷供应商进行评估、选择和管理，建立供应商档案。

二、印刷需求申请与审批

1.需求申请

各部门根据工作需要，填写《印刷服务申请表》，详细说明印刷品的名称、规格、数量、颜色要求、装订方式、交付时间等信息，并经部门负责人签字确认后提交至行政部门。

2.需求审批

行政部门收到《印刷服务申请表》后，对申请内容进行审核。对于常规印刷需求，由行政部门负责人审批；对于金额较大、涉及重要项目或特殊要求的印刷需求，需报公司分管领导审批。审批通过后，行政部门将申请表转交给供应商管理部门。

三、供应商选择与管理

1.供应商筛选

供应商管理部门定期收集印刷供应商信息，建立供应商名录。根据印刷品的类型、质量要求、价格水平、交货期等因素，对供应商进行筛选和评估，选择合适的供应商作为合作对象。

2.供应商评估

定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、服务水平、价格合理性等方面。

要求供应商提供样品，进行质量检验，确保其能够满足公司的印刷需求。

收集客户反馈，了解供应商在合作过程中的表现，作为评估的参考依据。

3.供应商管理

与选定的供应商签订印刷合同，明确双方的权利和义务，包括印刷品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。

建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等内容，以便进行跟踪和管理。

定期与供应商沟通，了解其生产进度和质量情况，及时解决合作过程中出现的问题。

四、印刷合同签订

1.合同起草

行政部门根据审批通过的《印刷服务申请表》，与选定的供应商协商起草印刷合同。合同内容应明确双方的权利和义务，包括印刷品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。

2.合同审核

印刷合同起草完成后，提交至财务部门和法务部门进行审核。财务部门审核合同中的价格条款和付款方式，确保符合公司财务规定；法务部门审核合同的合法性和合规性，防范法律风险。审核通过后，合同由行政部门负责人签字盖章。

3.合同签订

行政部门将审核通过的印刷合同发送给供应商，双方签字盖章后生效。合同签订后，行政部门应将合同副本存档，以备查阅。

五、印刷生产过程管理

1.生产安排

供应商收到印刷合同和印刷文件后，应根据合同要求制定生产计划，合理安排生产进度，确保按时交货。生产计划应包括生产流程、各环节的时间节点、质量控制措施等内容。

2.文件审核

在印刷生产前，供应商应对印刷文件进行审核，确保文件内容准确无误、格式符合要求。如发现问题，应及时与需求部门沟通解决。

3.样品确认

对于重要或特殊的印刷品，供应商应在正式生产前提供样品，交需求部门和行政部门确认。样品确认合格后，方可进行批量生产。

4.质量控制

供应商应建立质量控制体系，对印刷生产过程进行全程监控，确保印刷品质量符合合同要求。

行政部门应定期到供应商处检查生产进度和质量情况，发现问题及时要求供应商整改。

印刷品交付前，供应商应进行自检，合格后方可提交给行政部门验收。

六、印刷品验收

1.验收标准

印刷品的验收标准应按照合同要求执行，包括印刷品的规格、数量、颜色、清晰度、装订质量等方面。验收时，应使用专业的检测工具和方法，确保验收结果准确可靠。

2.验收流程

供应商完成印刷品生产后，应提前通知行政部门进行验收。行政部门组织需求部门、质量控制人员等相关人员组成验收小组，对印刷品进行验收。

验收小组按照验收标准对印刷品进行逐一检查，记录验收结果。如发现印刷品存在质量问题或不符合合同要求的情况，应及时通知供应商整改，直至验收合格。

验收合格后，验收小组应在《印刷服务验收单》上签字确认。《印刷服务验收单》应包括印刷品的名称、规格、数量、验收结果等内容。

七、印刷费用结算

1.费用核算

财务部门根据印刷合同和《印刷服务验收单》，对印刷费用进行核算。核算内容包括印刷品的价格、数量、交货期、质量等方面，确保费用计算准确无误。

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