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历史信息查阅管理制度

总则

一、目的

为规范公司历史信息的查阅行为，确保历史信息的安全、准确、完整和可追溯性，特制定本管理制度。本制度旨在明确历史信息的范围、查阅流程、保密要求等方面的规定，以保障公司的合法权益和正常运营。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时员工、实习生等。凡涉及查阅公司历史信息的行为，均应遵守本制度的规定。

三、历史信息的定义

本制度所称历史信息，是指公司在运营过程中形成的各种文件、资料、数据等，包括但不限于人事档案、财务报表、合同协议、会议纪要、邮件往来等。这些历史信息记录了公司的发展历程、业务活动、人事变动等重要内容，对于公司的决策、管理和运营具有重要的参考价值。

四、管理职责

1.人事部门

负责公司人事档案等历史信息的收集、整理、归档和保管工作。

制定并维护人事档案等历史信息的查阅流程和权限规定。

协助其他部门进行历史信息的查阅和使用，并提供相关的咨询和服务。

2.财务部门

负责公司财务报表等历史信息的收集、整理、归档和保管工作。

制定并维护财务报表等历史信息的查阅流程和权限规定。

协助其他部门进行历史信息的查阅和使用，并提供相关的咨询和服务。

3.其他部门

负责本部门业务相关的历史信息的收集、整理、归档和保管工作。

制定并维护本部门业务历史信息的查阅流程和权限规定。

协助人事部门和财务部门进行跨部门历史信息的查阅和使用，并提供相关的支持和配合。

五、历史信息的收集、整理与归档

1.各部门应按照公司的规定和要求，及时、准确地收集、整理本部门业务相关的历史信息，并将其归档保存。

2.人事部门应负责公司人事档案等历史信息的收集、整理和归档工作，确保人事档案的完整性和准确性。

3.财务部门应负责公司财务报表等历史信息的收集、整理和归档工作，确保财务报表的真实性和可靠性。

4.历史信息的归档应按照公司的档案管理规定进行，采用电子档案和纸质档案相结合的方式，确保历史信息的安全、可靠和可追溯性。

查阅流程

一、查阅申请

1.员工需要查阅历史信息时，应填写《历史信息查阅申请表》（附件1），并提交给相关部门的负责人或指定的查阅联系人。

2.《历史信息查阅申请表》应注明查阅的历史信息的名称、时间范围、查阅目的等相关信息。

3.相关部门的负责人或指定的查阅联系人应在收到《历史信息查阅申请表》后的1个工作日内进行审核，并决定是否批准查阅申请。

二、查阅审批

1.对于需要查阅公司人事档案等敏感信息的申请，应由人事部门的负责人进行审批。

2.对于需要查阅公司财务报表等重要信息的申请，应由财务部门的负责人进行审批。

3.对于需要查阅其他部门业务相关的历史信息的申请，应由相关部门的负责人进行审批。

4.审批人应在收到《历史信息查阅申请表》后的1个工作日内做出审批决定，并将审批结果通知申请人。

三、查阅方式

1.人事档案等历史信息的查阅，应在人事部门的档案室进行，并由人事部门的工作人员协助查阅。

2.财务报表等历史信息的查阅，应在财务部门的办公室进行，并由财务部门的工作人员协助查阅。

3.其他部门业务相关的历史信息的查阅，应在相关部门的办公室进行，并由相关部门的工作人员协助查阅。

4.查阅人员应遵守相关部门的查阅规定和要求，不得擅自复印、摘抄或带走历史信息。

四、查阅记录

1.相关部门应建立历史信息查阅记录，记录查阅人员的姓名、查阅时间、查阅内容等相关信息。

2.历史信息查阅记录应保存至少3年，以备查阅和审计。

保密要求

一、保密原则

1.公司历史信息属于公司的商业秘密和机密信息，应严格遵守保密原则，不得泄露给未经授权的人员。

2.查阅人员应严格遵守公司的保密制度，不得将查阅到的历史信息用于与查阅目的无关的任何场合或行为。

二、保密措施

1.人事部门和财务部门应采取必要的技术和管理措施，确保公司历史信息的安全和保密。

2.查阅人员在查阅历史信息时，应签署保密承诺书，承诺遵守公司的保密制度，不得泄露查阅到的历史信息。

3.对于违反保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。

附则

一、制度解释

本制度由人事部门负责解释和修订。如有未尽事宜或与公司其他制度相冲突的，以本制度为准。

二、制度生效

本制度自发布之日起生效，原有的相关制度同时废止。

三、附件

1.《历史信息查阅申请表》（附件略）

以上是《历史信息查阅管理制度》的全文内容，各部门应严格按照本制度的规定进行历史信息的查阅和管理，确保公司历史信息的安全、准确、完整和可追溯性。

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