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员工后勤物资管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司员工后勤物资的管理，规范物资的采购、使用、保管及报废等流程，确保物资的合理配置与有效利用，保障公司正常运营，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司全体员工及公司范围内使用的各类后勤物资，包括办公用品、办公设备、劳保用品、清洁用品等。

（三）管理原则

1.按需配置原则：根据工作实际需求，合理配备后勤物资，避免浪费。

2.规范管理原则：建立健全物资管理制度，明确各环节职责与流程，确保管理工作规范有序。

3.勤俭节约原则：倡导节约意识，降低物资消耗，提高资源利用效率。

4.责任到人原则：物资管理各环节明确责任人，确保责任落实。

二、物资采购管理

（一）采购计划

1.各部门应于每月末根据下月工作任务及物资库存情况，填写《后勤物资采购申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、数量、预计使用时间等信息。

2.部门负责人对申请表进行审核，确保需求合理、准确，签字后提交至行政部门。

（二）采购审批

1.行政部门收到采购申请表后，进行汇总整理，并根据物资类别及预算情况进行初步审核。

2.对于预算内且金额较小的采购申请，由行政部门负责人审批；对于预算外或金额较大的采购申请，需报公司分管领导审批，重大采购项目需经总经理批准。

（三）采购实施

1.经审批后的采购申请，由行政部门负责组织采购。采购人员应通过多种渠道进行询价、比价，选择质量可靠、价格合理的供应商。

2.采购人员与选定的供应商签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。

3.采购人员应跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量到货。如遇问题及时与供应商沟通协调解决。

（四）采购验收

1.物资到货后，采购人员应及时通知行政部门、使用部门及相关人员进行验收。

2.验收人员按照采购合同及相关标准对物资的数量、规格、质量等进行核对检查。如发现物资存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商联系退换货。

3.验收合格后，验收人员在《物资验收单》上签字确认，采购人员凭验收单办理入库手续。

三、物资库存管理

（一）仓库设置与布局

1.公司设立专门的物资仓库，仓库应保持干燥、通风、整洁，具备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施。

2.仓库应根据物资类别进行分区分类存放，设置明显的标识牌，便于物资的查找与管理。

（二）物资入库

1.采购人员将验收合格的物资及时办理入库手续，填写《物资入库单》，详细记录物资名称、规格、数量、供应商、入库日期等信息。

2.仓库管理人员根据入库单对物资进行核对、清点，无误后将物资存放至指定位置，并更新库存台账。

（三）物资保管

1.仓库管理人员应定期对物资进行盘点、检查，确保物资的安全与完整。如发现物资损坏、变质、短缺等情况，应及时查明原因并报告。

2.对于易损、易腐、易燃易爆等特殊物资，应按照相关规定进行特殊保管，采取相应的防护措施。

3.仓库应保持良好的环境卫生，物资摆放整齐有序，通道畅通无阻。

（四）物资出库

1.员工因工作需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审批后到仓库领取。

2.仓库管理人员根据审批后的领用申请表进行物资发放，发放时应核对物资数量、规格等，确保准确无误。

3.物资发放后，仓库管理人员在《物资出库单》上签字，并更新库存台账。

（五）库存盘点

1.公司定期组织物资库存盘点，盘点周期为[X]月/季度/年。

2.盘点前，仓库管理人员应做好物资的整理、核对工作，确保账物相符。

3.盘点过程中，盘点人员应认真清点物资数量，检查物资质量，如实记录盘点结果。

4.盘点结束后，仓库管理人员根据盘点结果编制《物资盘点报告》，如发现账物不符，应查明原因并提出处理意见，报相关领导审批后进行调整。

四、物资使用管理

（一）使用培训

1.对于新购置的办公设备、劳保用品等物资，行政部门应组织相关人员进行使用培训，确保员工正确操作、合理使用。

2.使用培训内容包括物资的性能、特点、操作方法、维护保养要求等。

（二）使用规范

1.员工应按照物资的使用说明及操作规程正确使用物资，不得擅自更改或拆卸。

2.严禁将公司物资用于私人用途，如有违反，将视情节轻重给予相应处罚。

3.员工在使用物资过程中如发现问题，应及时报告行政部门，不得自行处理，以免造成更大损失。

（三）维护保养

1.员工负责所使用物资的日常维护保养工作，确保物资处于良好的使用状态。

2.行政部门定期组织对办公设备等物资进行维护保养和检查，及时发现并解决潜在问题。

五、