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高校档案管理规范化建设实务培训
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目录
CATALOGUE
01
档案管理概述
02
制度体系构建
03
全流程管理规范
04
信息化建设路径
05
安全防护体系
06
专业队伍培养
01
档案管理概述
档案定义与核心价值
01
档案定义
档案是指机关、团体、企业、事业单位和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像、电子等各种形式的历史记录。
02
核心价值
档案是历史的真实记录，具有凭证价值、情报价值、文化价值等多种价值，对于维护国家、集体和个人权益，推动社会进步和发展具有重要意义。
高校档案管理范畴
教学档案管理
党政管理档案
科研档案管理
学生档案管理
包括教学计划、教学大纲、课程设置、教材、教案、学生成绩、学位论文等教学相关材料的归档和管理。
涵盖科研项目申报、立项、实施、结题等全过程的文件材料归档和管理，以及科研成果的专利、论文、著作等归档。
包括学校党群、行政、人事、财务、基建等部门的文件材料归档和管理。
涵盖学生入学、在校、毕业等阶段的个人档案建立和管理，包括学籍表、成绩单、奖惩记录等。
现行法规依据解读
《中华人民共和国档案法》
明确了档案的范围、管理、利用和保护等方面的要求，为高校档案管理提供了法律保障。
《高等学校档案管理办法》
《电子文件管理系统通用功能要求》
针对高校档案管理的特点和需求，细化了档案管理的具体要求，如档案的分类、编号、存储、利用等。
规定了电子文件管理系统应具备的基本功能和要求，为高校电子档案的规范化管理提供了依据。
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02
制度体系构建
了解《档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，确保档案工作合法合规。
档案法律法规
遵循国家档案局制定的相关档案标准规范，如《档案著录规则》、《档案分类与代码》等。
国家档案标准规范
研读教育部、国家档案局等部门发布的关于档案管理的政策性文件，把握档案管理方向。
档案管理政策文件
国家档案政策框架
校本管理制度设计
档案管理制度
制定本校档案管理规定、办法等，明确档案管理的基本要求、流程、职责等。
01
档案分类方案
根据学校实际情况，制定档案分类方案，确保档案分类科学、合理、便于检索。
02
档案保管与利用制度
确立档案保管、借阅、复印、销毁等制度，保障档案的安全与利用。
03
部门职责划分标准
档案管理部门职责
明确档案管理部门在学校档案管理中的主导地位，负责全校档案的收集、整理、保管和利用工作。
01
确定各业务部门在档案管理中的具体职责，确保档案归档及时、完整。
02
档案工作人员职责
细化档案工作人员的岗位职责，包括档案收集、整理、保管、利用等具体工作。
03
各业务部门职责
03
全流程管理规范
档案收集与整理标准
档案分类
制定档案收集清单，明确档案收集范围和保管期限，确保档案的完整性和准确性。
档案整理
档案收集
制定档案收集清单，明确档案收集范围和保管期限，确保档案的完整性和准确性。
制定档案收集清单，明确档案收集范围和保管期限，确保档案的完整性和准确性。
档案存储保管规范
制定档案存储方案，选择合适的存储设备和空间，确保档案的安全和可读取性。
档案存储
采取有效的保护措施，如防火、防潮、防虫、防鼠等，确保档案的实体安全。
档案保护
对重要档案进行备份处理，以防止档案的丢失和损坏。
档案备份
档案借阅与销毁流程
档案借阅
制定档案借阅制度，明确借阅审批程序和借阅期限，确保档案的安全和有效利用。
01
档案复制
对借阅的档案进行复制时，需经过批准并登记，确保复制件与原件的一致性。
02
档案销毁
对无需永久保存的档案进行销毁处理，需经过审批并进行记录，确保销毁过程的安全和可控性。
03
04
信息化建设路径
数字档案系统建设
数字档案系统建设
系统架构设计
功能模块开发
标准化建设
数据安全保障
采用先进的架构设计，确保系统的稳定性、可扩展性和安全性。
遵循国家相关标准和规范，实现档案信息的标准化、规范化和统一化管理。
包括档案采集、存储、处理、检索、利用等核心功能模块，满足不同用户的多种需求。
采取有效的数据加密、备份、防病毒等措施，确保档案数据的安全性和可用性。
制定科学的档案分类方案和命名规则，确保电子档案的规范性和可检索性。
制定电子档案存储和保管标准，包括存储载体、存储格式、存储期限等，确保电子档案的真实性和完整性。
制定电子档案的利用和共享规定，明确利用方式、权限、范围等，促进档案资源的合理利用和共享。
制定电子档案的安全和保密措施，包括访问控制、安全审计、防病毒等，确保电子档案的安全性和保密性。
电子档案管理规范
档案分类与命名
档案存储与保管
档案利用与共享
档案安全与保密
传统载体数字化迁移
选用高精度、高效率的数字化设备，确保数字化质量和效率。
数字