会议服务管理规章制度.DOCX

会议服务管理规章制度

会议服务管理规章制度

第一章总则

为规范和加强会议服务管理，提高会议服务水平和档次，特制定本规章制度。

第二章职责

一、会议服务的职责

1、组织会议筹备工作；

2、为会议提供场地、设备及维修保养；

3、确保会议的准备工作、会议场所清洁、环境整洁、设备运行等条件的满足；

4、提供专业的技术支持、保障和服务；

二、部门职责

1、会议服务工作的具体实施由会议服务部门执行；

2、会议服务部门参与大型综合型会议的策划、执行和管理工作并协助会议负责人、部门负责人制定会议策划和组织方案；

3、会议服务部门负责与会议承办机构、设备供应商、酒店等单位的沟通和协调事宜；

4、会议服务部门配合保安、清洁、网络运维等相关部门完成会场交通、秩序、清洁、有线网络与无线网络、多媒体等设备运行维护等工作。

第三章工作流程及标准

一、会议服务工作流程

1、准备会议

（1）根据会议策划方案规划设备、场地、布置等工作；

（2）按照会议策划要求，向相关服务单位提出服务需求，与之协商达成服务协议；

（3）会议设备、场地等服务完成前的检查，确认工作。

2、会议进行

（1）设备、场地按要求准备好，技术人员到位，并进行必要的功能和性能测试；

（2）场馆的布置按要求进行；

（3）负责会场秩序和安保工作；

（4）协助会议负责人、部门负责人进行开幕式、会议演讲等工作。

3、会议收尾

（1）设备和场地的清理、维护和保养工作；

（2）文件整理、统计，制作计划、完成报告并提交领导；

（3）供应商结算费用等结算工作。

二、会议服务工作标准

1、场地及设备标准

（1）场地：会议场地应满足要求，应舒适、安静、卫生、整洁、宽敞，具备通风、照明和电力的基本条件；

（2）设备：按照实际需要配备好会议所需要的各种设备，包括音响、幻灯、电视机等设备。

2、会议服务标准

（1）服务态度：必须做到热情、周到、耐心、诚恳地为会议服务；

（2）服务质量：保证与会议策划方案要求相符合，并在会议执行过程中长期维护和改进服务质量；

（3）服务内容：标准化服务流程，保障服务质量。能够为客户提供定制化的专业技术方案；

3、会议服务成本

会议服务成本应该制定合理的价格，以确保企业和客户的收益最大化，同时应考虑客户的预算限制因素。

第四章工作职责

一、会议筹备

1、会议计划的编制和管理；

2、会议场地的布置和管理；

3、会议设备的调配和管理；

4、会议人员、嘉宾的接待安排；

5、会议相关文件和资料的收集整理。

二、会议执行

1、会场秩序的维护和管理；

2、场馆设备和服务的维护和管理；

3、会议现场的技术支持和服务；

4、会议演讲及其他各项服务。

三、会议收尾

1、场馆设备和服务的清理整理；

2、会议相关文件和资料的总结；

3、供应商费用结算等工作。

第五章工作安排

一、工作轮班制度

会议服务部门采用轮班制度，按照项目计划及实际的工作需要组织轮班，确保会议的服务质量。

二、工作绩效考核制度

会议服务部门落实绩效考核制度，对各级人员执行情况和客户的反馈情况进行定期考核，并对考核结果进行记录，对绩效高的人员进行奖励，对绩效低的人员进行约谈。

第六章附则

一、会议服务管理规章制度的修改

本规章制度的修改应由主管领导部门提出，经讨论通过后由主管领导批准并报领导审批。

二、会议服务管理规章制度的解释

本规章制度的解释由主管领导部门负责，并在执行过程中，不断完善。