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信息交流控制程序

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信息交流控制程序

1目的

收集、分析并处理内、外部的信息，保证信息渠道畅通，以确保体系的适宜性和有效性，并识别可以实施的改进。

2范围

适用于公司内部和来自外部相关方的信息以及信息的处理。

3职责

3.1企管部

负责政策法规类信息的收集、分析、整理和传递；

负责来自认证机构（包括政府有关机构）等的监督检查结果及信息的反馈和传递到相关部门；

3.2开发设计部负责技术标准类信息的收集、分析、整理和传递到相关部门；

3.3品质企管部负责产品质量方面信息的收集、分析、整理和传递到相关部门；

3.4营销部负责产品销售和市场方面信息的收集、分析、整理和传递到相关部门。

4程序

4.1信息的来源

4.1.1外部来源

政策、法规、标准等；

地方政府机构检查的结果及反馈；

相关方（如顾客、供方等）反馈及投诉等。

从网络上获得的行业信息等。

4.1.2内部来源

日常工作，如质量、环境、职业健康安全目标和指标完成情况、检验测试记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行的其他记录；

存在、潜在的不合格，如质量、环境及职业健康安全问题统计分析结果、纠正预防措施处理结果等；

紧急信息，如出现突发事故、断水断电等；

其他信息，如员工合理化建议等。

4.1.3信息可采用已有的记录、书面资料、讨论交流、网络、声像、通讯等方式。

4.2信息的收集、分析与处理

4.2.1外部信息的收集、分析与处理

4.2.1.1客户投诉按《产品服务管理办法》执行。

4.2.1.2各部门按职责要求进行信息的收集,对于收集信息中所反馈的不符合内容，按《改进控制程序》执行。

4.2.1.3各部门获得的信息，由该部门负责人对其进行分析、整理后，根据需要在一周内用《联络单》方式予以传阅,传递到需要的部门或人员。

4.2.1.4如是公开类的，经部门负责人批准后,由部门资料管理员于一周内张贴于公告栏。必要时召开会议传达,会议的组织、召开等事宜按《会议管理规定》执行。

4.2.1.5与重要环境和风险因素有关的信息提供应按以下顺序实施：

当外部要求提供有关信息时，对应的责任部门应向企管部联络。

企管部与对应的责任部门商议后，决定是否提供并记录结果，必要时报告管理者代表决定。

向外部提供的信息由企管部实施。

4.2.2内部信息的收集、分析和处理

4.2.2.1企管部传递质量环境职业健康安全方针、质量目标、环境目标和指标、职业健康安全目标和指标、环境和职业健康安全管理方案、内审结果、更新的法律法规、标准等信息，可采取如下方法：

用《联络单》方式予以传阅,传递到需要的部门或人员；

如公开类应张贴于公告栏；

必要时召开会议传达,会议的组织、召开等事宜按《会议管理规定》执行。

4.2.2.2各部门按需要直接收集并传递日常数据，对存在和潜在的不合格项，执行《改进控制程序》。

4.2.2.3紧急信息由发现部门负责人迅速报告管理者代表组织处理。

5相关文件

5.1《产品服务管理办法》

5.2《会议管理规定》

5.3《改进控制程序》

6记录

6.1《会议纪要》