如何召开高效会议.pptx
如何召开高效的会议;概述;召开会议的意义;会议的频率;一对一小团体会议;会议效率不高的原因及解决方案;;整个会议流程如何安排;理想的会议时间
最理想的开会日期是每周的星期一或星期五。
您可以在每周的星期一召开一次会议,和您的团队一起确定在这周内要完成的工作,也就是说,您应该在会议中作好这一周的工作安排,分配好各项任务,检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息,并针对特殊情况(如有人生病)和根据具体工作环境进行深入讨论,作好计划。
周一召开会议尤其适用于那些经常面临新挑战的团队,比方说推销员团队和进行改组后要开拓全新工作领域的团队。
只要能够保证在周一会议上解决工作任务问题,可每周召开一次会议,也可以隔更长时间才召开一次,但至少每月必须召开一次团队会议,否则团队的团结无法得到促进。
与周一的会议不同,周五召开会议的作用是对一周内发生的事进行反思,也就是说它是一个大盘点、一种对目标的调整和评判。在这里每个人开诚布公地告诉大家自己一周以来都做了些什么,哪些方面是成功的,哪些方面还有待改进。;最理想的时间:周五的午休后!这个时间召开会议一般都很简短而有效。而且,团队里的每个成员都是经过思考后将一个星期的工作作个总结,带着轻松的心情跨入周末。这样,每个人都能把精力留到下一周,带着目标开始新一周的工作。
最为重要的一点是:一旦与您的团队确定了召开会议的频率,就一定要按照约定,定期召开会议。只有这样,开会的作用才能得到充分的发挥!
如果可能的话,最好每周召开一次会议。可以缩短会议的时间。如果没有需要讨论的主题,不要取消会议,可以让大家一起喝杯咖啡,作些简短的交谈。有规律地召开会议,对维持团队的团结非常重要。千万不要低估意见交流对您的团队正常运作的作用。;;多数时候,部门会议的主持人就是部门主管本人。
沟通漏斗告诉我们:如果一个人心里想的是100%,嘴上能说清的是80%,别人听明白的只有60%,听懂的则变成了40%,而别人能行动的,最后只有20%。
主持人能否引起大家真的说出80%,又能让其他人真的听懂40%?主持人究竟需要怎样的管理会议技巧?
“听”的技巧
每个人都会听,但对主持人来说,要做的是真正“中立”地听。把自己的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛掉,全神贯注地来理解讲话者的类容,和说话人一起去体验,感受整个过程。这可是一种管理技巧。
倾听本身就是一种互动。眼神的碰撞,点头,简短的“不错”、“是的”等效反馈,或者把身子稍微前倾,都可以增强对方的被尊重感,激发他的发言热情。;一个很重要的说话技巧是探寻。员工发言常常是不假思索的,或者是过于激动,或者表达能力欠佳,往往使其他人不知所云。这个时候主持人要了解他的真实意见,例如:“那结果怎么样呢?”“你能再给我们讲清楚一点吗?”不过,探寻之后主持人还要继续呼应确认,比如:“我明白你的意思了”,“我认为问题是……”如此,一个完整的沟通过程才算完成。
会议中,总难免有反对意见。对反对意见,主持人尤其要确保自己和大家都明白。这时候可以采用“测试”的问话方式,来测试一下大家的理解情况。例如:“刚才某某的发言大家都清楚了吗?”或者说:“你刚才是说的这个意思,对吗?”在测试之后,再把大家的意见集中,例如:“方才大家讨论得非常好,我来总结一下你们说的是一、二、三……”使与会者一目了然。;会议中,把大家的意见集中是主持人的一项重要功能。这也需要很高的技巧。在会议进行到一个小阶段时,主持人需要将大家表达的思想按照层次逐级归纳,从低到高,并引导大家进一步达成一致;
下一个阶段也如此,再引导大家进一步达成一致,如此递进,最终达成整个会议的一致。在这个过程中,也有几句常用的说法可以借鉴,例如:“现在第一个问题讨论完了,接着我们再进一步,第二个问题你怎么看?”“那我们再深一步,你如何看待这个问题的成因呢?”“我们怎么进一步解决这个方案呢?”;会议纪要是重要的管理“武器”;“这项工作的实施结果,若在评审时未获通过,将仍按未按时完成工作进行考核。所以在经办过程中谁敢掉以轻心?”小程说,“经过这事,我深切体会到,一项工作任务如果明确了七要素,责任人、狠抓落实,就没理由不完成得既快又好!”
在我们的印象中,会议纪要本是一种用得很滥的公文体裁,里面充满了大段的空话和套话,文字拖沓,现实指导意义不大。但从目的、形式到文字风格都发生了全新的变化,体现了高效、务实、规范的管理风格。
将会议内容整理成一张纸。有时候只要一说会议结束了,至于谈了