如何召开高效会议.pptx

如何召开高效的会议;概述;召开会议的意义;会议的频率;一对一小团体会议;会议效率不高的原因及解决方案;;整个会议流程如何安排;理想的会议时间

最理想的开会日期是每周的星期一或星期五。

您可以在每周的星期一召开一次会议，和您的团队一起确定在这周内要完成的工作，也就是说，您应该在会议中作好这一周的工作安排，分配好各项任务，检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并针对特殊情况（如有人生病）和根据具体工作环境进行深入讨论，作好计划。

周一召开会议尤其适用于那些经常面临新挑战的团队，比方说推销员团队和进行改组后要开拓全新工作领域的团队。

只要能够保证在周一会议上解决工作任务问题，可每周召开一次会议，也可以隔更长时间才召开一次，但至少每月必须召开一次团队会议，否则团队的团结无法得到促进。

与周一的会议不同，周五召开会议的作用是对一周内发生的事进行反思，也就是说它是一个大盘点、一种对目标的调整和评判。在这里每个人开诚布公地告诉大家自己一周以来都做了些什么，哪些方面是成功的，哪些方面还有待改进。;最理想的时间：周五的午休后！这个时间召开会议一般都很简短而有效。而且，团队里的每个成员都是经过思考后将一个星期的工作作个总结，带着轻松的心情跨入周末。这样，每个人都能把精力留到下一周，带着目标开始新一周的工作。

最为重要的一点是：一旦与您的团队确定了召开会议的频率，就一定要按照约定，定期召开会议。只有这样，开会的作用才能得到充分的发挥！

如果可能的话，最好每周召开一次会议。可以缩短会议的时间。如果没有需要讨论的主题，不要取消会议，可以让大家一起喝杯咖啡，作些简短的交谈。有规律地召开会议，对维持团队的团结非常重要。千万不要低估意见交流对您的团队正常运作的作用。;;多数时候，部门会议的主持人就是部门主管本人。

沟通漏斗告诉我们：如果一个人心里想的是100%，嘴上能说清的是80%，别人听明白的只有60%，听懂的则变成了40%，而别人能行动的，最后只有20%。

主持人能否引起大家真的说出80%，又能让其他人真的听懂40%？主持人究竟需要怎样的管理会议技巧？

“听”的技巧

每个人都会听，但对主持人来说，要做的是真正“中立”地听。把自己的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛掉，全神贯注地来理解讲话者的类容，和说话人一起去体验，感受整个过程。这可是一种管理技巧。

倾听本身就是一种互动。眼神的碰撞，点头，简短的“不错”、“是的”等效反馈，或者把身子稍微前倾，都可以增强对方的被尊重感，激发他的发言热情。;一个很重要的说话技巧是探寻。员工发言常常是不假思索的，或者是过于激动，或者表达能力欠佳，往往使其他人不知所云。这个时候主持人要了解他的真实意见，例如：“那结果怎么样呢？”“你能再给我们讲清楚一点吗？”不过，探寻之后主持人还要继续呼应确认，比如：“我明白你的意思了”，“我认为问题是……”如此，一个完整的沟通过程才算完成。

会议中，总难免有反对意见。对反对意见，主持人尤其要确保自己和大家都明白。这时候可以采用“测试”的问话方式，来测试一下大家的理解情况。例如：“刚才某某的发言大家都清楚了吗？”或者说：“你刚才是说的这个意思，对吗？”在测试之后，再把大家的意见集中，例如：“方才大家讨论得非常好，我来总结一下你们说的是一、二、三……”使与会者一目了然。;会议中，把大家的意见集中是主持人的一项重要功能。这也需要很高的技巧。在会议进行到一个小阶段时，主持人需要将大家表达的思想按照层次逐级归纳，从低到高，并引导大家进一步达成一致；

下一个阶段也如此，再引导大家进一步达成一致，如此递进，最终达成整个会议的一致。在这个过程中，也有几句常用的说法可以借鉴，例如：“现在第一个问题讨论完了，接着我们再进一步，第二个问题你怎么看？”“那我们再深一步，你如何看待这个问题的成因呢？”“我们怎么进一步解决这个方案呢？”;会议纪要是重要的管理“武器”;“这项工作的实施结果，若在评审时未获通过，将仍按未按时完成工作进行考核。所以在经办过程中谁敢掉以轻心？”小程说，“经过这事，我深切体会到，一项工作任务如果明确了七要素，责任人、狠抓落实，就没理由不完成得既快又好！”

在我们的印象中，会议纪要本是一种用得很滥的公文体裁，里面充满了大段的空话和套话，文字拖沓，现实指导意义不大。但从目的、形式到文字风格都发生了全新的变化，体现了高效、务实、规范的管理风格。

将会议内容整理成一张纸。有时候只要一说会议结束了，至于谈了