安排商务旅行.ppt

湖 南 商 务 职 业 技 术 学 院 《秘书实务》精品课程 模块二 秘书办事模块 项目五 有效组织商务活动 任务四 安排商务旅行 [知识目标] 1、了解旅行计划和旅程表的内容； 2、了解制定旅行计划的注意事项； 3、掌握为上司做商务旅行的准备； 4、掌握商务费用报销预结算 [能力目标] 能够安排商务旅行 [教学重点] 能够安排商务旅行 情景导入  天地公司经理张伟因公干需去纽约出差，请秘书高山安排相关事宜。 任务分析  商务旅行 〔business travel）又称 公干、出差 等。 是旅游行业中细分出来的一个概念。 主要涉及到交通，迁移，住宿，体育赛事，文化或者饮食活动和饭店行业的宴会。工作期间的程序是很明确的和会议室、商务中心的安排联系在一起的，比如一些必备设施：纸张，投影仪，屏幕，互联网接口等。  相关知识 （一）为上司安排旅行 准备旅行计划和旅馆信息 制定约会计划 为商务洽谈收集资料 决定旅行用品 行李问题 安排差旅费 建立旅行——旅馆信息资料库 办理旅行保险  （二）与上司一起旅行 旅行安排 设备安排 行为举止 工作交代  （二）报销差旅费 报销差旅费应该符合国家和单位的报销规定，并履行相关报销手续，一般应具备提前进行费用预算审批、费用支出、获取发票、进行报销等环节。报销应及时规范、手续完备。报销差旅费的一般程序： 1、提交费用申请报告或费用申请表。 2、授权人审核同意，并签名批准。 3、报告或申请表提交财务部门，领取现金或支票。 4、商务活动中发生的费用，要向对方索取相应的发票。 5、商务活动结束后，将发票附在“出差报销单”后，签名报销。 6、如商务活动中计划费用不足，应提前向有关领导报告，取得许可后，超出部分方可报销。  任务实施 秘书高山应作以下安排：  1、准备旅行计划表如下： 张伟经理旅美日程表 广州…一纽约 2008年1月7日-9日 1月7日 星期日 上午9：15 乘中国民航302次班机离广州，乘CA983次班机由北京至纽约。 下午19：45 抵纽约(林敏小姐接)，住Francis旅馆。 下午20：30 与格兰特(Grant)先生在旅馆共进晚餐。  1月8日 星期一 上午9：30 与格兰特在公司会议室会谈(需用的07号文件在在文包内)。 中午11：lO 与格兰特先生共进午餐。 下午15：00 与格兰特先生继续会谈(需用的08号文件已备于公文包)。 下午18：30 在旅馆用晚餐。 下午19：30 拜访黄裕先生(林敏陪同，礼品在手提箱内)。 1月9日 星期二 上午8：30 乘CA984次班机回京(高山先生接)。  2、制定约会计划。 3、为商务洽谈收集资料。 4、决定旅行用品。 5、托运行李。 6、安排差旅费。 7、办理旅行保险。