时间管理和领导商务旅行安排.ppt

办公室事务管理 模块三 时间管理与领导商务旅行安排 项目一 时间管理 任务 工作日程安排 ——日程安排的内容 各种接待、约会 商务旅行活动 参加各类会议 到车间进行实地检查或指导 组织的各类重大活动的安排 领导私人活动的安排 任务 工作日程安排 ——日程安排的基本要求 统筹兼顾 安排规范 效率原则 突出重点 留有余地 适当保密 事先同意 任务 工作日程安排 ——日程安排的形式 年计划表 月计划表 周计划表 日程表 任务 工作日程安排 ——日志系统 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为纵横两种方式。 所谓纵，是以时间为线索，上班开始到下班为止，整个过程中什么时间应做什么事，按照顺序排列，属于领导必做的作为主线，安排的时间应在领导精力很好时。 所谓横，是指事务。每一项事务都应该设定处理所需要的时间，将一些重要的事务马上安排让领导完成。 项目二 领导约会与商务旅行安排 能够为领导合理安排约会。 能够为领导拟订商务旅行计划。 教学目标 掌握约会、商务活动安排的程序。 知识目标 能力目标 项目三 领导约会与商务旅行安排 项 目 任 务 领导约会与商务旅行安排 领导约会 安排 任务一 任务二 领导商务 旅行安排 任务一 领导约会安排 一、约会安排的基本原则 1．要根据领导的工作习惯和生活习惯来安排约见。 2．要区分轻、重、缓、急，合理安排约见。 3．协助领导搜集有关信息，使领导事先做到心中有数。 4．酌情弹性。 5．办公室人员要注意提醒领导准时赴约，如果领导不能按事先约好的时间进行约见，办公室人员要设法及早通知对方。保证准时赴约，不误约，不失约。 任务一 领导约会安排 二、约会安排的一般方法 1．在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约见。 2．电话安排约见。 3．信件安排约见。 4．制定约见日程表。 任务一 领导约会安排 三、约会安排的注意事项 1．配合上司的时间表 2．分辨轻重缓急 3．约会时间留有余地 4．适当保密 5．内外兼顾 6．在领导时间比较充裕、精力比较充沛的情况下安排约会 7．心细少出错 任务二 领导商务旅行安排 一、旅行计划的内容、旅行日志表的格式要求与内容 （一）旅行计划 1．时间 2．地点 3．交通工具 4．具体事项 5．备注 任务二 领导商务旅行安排 （二）旅行日程表的格式要求与内容 旅行日程表 二、乘车、乘船、乘机旅行和预订票事务 （一）乘车 （二）乘船 （三）乘机 （四）预订票注意事项 任务二 领导商务旅行安排 旅 行 日 程 表 ××总经理行程安排 上海至北京 2015年6月16日——18日 6月16日 星期二 上午7：00 自家赴虹桥机场（公司派车送赴）。 8：40 乘Mu5143次班机离沪赴北京。 10：20 抵达北京（×××接机），住××宾馆606房间（已预先定房）。 12：00 与××总经理共进午餐（在宾馆）。 下午14：30 与××总经理在公司会议室洽谈（需用的1、2、3号文件在您的公文包中）。 18：00 与××总经理在公司共进晚餐。 6月17日 星期三 上午9：30 赴××公司与×××董事长洽谈（需用的4、5号文件在您的公文包中）。 11：30 与×××董事长共进午餐（在该公司）。 下午15：00拜访×××先生（由××先生陪同，礼品在您手提箱内）。 18：00在宾馆用餐。 6月18日 星期四 上午8：50 乘CA1501次班机离开北京（机票已预定，由王秘书事先送交您）。 12：25 抵达上海虹桥机场（××接机）。 办公室事务管理