《案卷与文书制作.doc

案卷制作与文书制作注意事项 一、案卷制作 1、定义：案卷指的是文化市场行政处罚案件档案，是各级文化行政部门或文化市场综合行政执法机构依照法定程序，在办理行政处罚案件过程中直接形成的，能反映案件真实情况、体现执法过程、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，依照一定组成规律和有机联系制作形成的案卷。 2、立卷 1）、立卷人：办理案件的执法人员 执法人员应当从办理案件之日起收集、整理与案件有关的各种文书、证据等文件材料，并在案件办结之后及时立卷。 　　文件材料应当由专门机构或者人员审核，如发现存在缺失、重复、杂乱等问题，应当退回执法人员及时补充、整理。 2）、立卷归档： （一）行政处罚决定书和送达回证在前，其他文件材料在后； 　　（二）其他文件材料按照办理案件的时间先后顺序排列； 　　（三）对同一问题或事实进行说明的文件材料，结论性材料在前，依据性材料在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；正件在前，附件在后；正式文印件在前，最终签发稿在后。 3、组卷和归档 　 1）分类：一般程序的和简易程序的 适用一般程序的文化市场行政处罚案件档案原则上实行“一案一卷”；同一案件文件材料较多时，可以适当分成若干分卷。（案卷厚度以不超过200页或者20毫米为宜。材料过多的，应当按照顺序分册装订。） 　　（注：涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的案件，应当分成正副卷，将其中不宜公开的文件材料另行装订成副卷。） 　　适用简易程序的文化市场行政处罚案件档案可以按照行政处罚决定书编号顺序合并组卷，但每卷不得超过20个案件。　　 　 文化市场行政处罚案件档案应当依次由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、备考表、封底等五个部分组成。多案合并组卷的，使用同一卷内文件目录和备考表。　　　　2）、 文化市场行政处罚案件档案归档注意事项：　　　 （一）、文件材料应当使用黑色或者蓝黑色钢笔、签字笔或者毛笔书写，保持字迹工整清晰、页面整洁；涂改处应当由办理案件的执法人员或者相关当事人签名盖章或者按捺手印，空白处应当划线标注； 　　（二）、对于破损、字迹模糊或者容易褪色的文件材料，应当进行修补或者复制；对于当事人使用铅笔、圆珠笔、复写纸书写的原始文件材料，应当进行复印；对于字迹难以辨认的文件材料，应当附上抄件，连同原件入卷； 　　（三)、对于需要附卷保存的信封，应当打开展平加贴衬纸，邮票不得撕揭； 　　 (四）、页面方向为横向的，应将文字冲外摆放；　　 　　（五）、文件材料上的订书钉等金属物应当剔除，以防锈蚀；　 　　（六）、凡能附卷保存的物证原则上应当装订入卷。无法装订的，应当放入证物袋中，注明证物名称、数量、特征、来源等信息后附卷保存。 　　（七）、不便附卷保存的物证或者照片、录音、录像、电子数据等文件资料，应当集中统一管理，并在案卷备考表中注明内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等信息。 　　3）、页码： 文化市场行政处罚案件档案卷内文件材料应当按照规定顺序排列后逐页编号。页号一律采用阿拉伯数字编写在有文字的页面的右上角、背面的左上角。 　　4）、装订：案卷装订应当右齐、下齐，统一采用三孔一线的方法左侧装订。订卷绳应当系紧、打暗结，并在封底装订线结扣处粘贴封志，由立卷人及档案管理部门加盖骑缝章。 　 5）、期限： 文化市场行政处罚案件自行政处罚决定书送达之日起满三个月未发生行政复议、行政诉讼的，应当自期满之日起10日内完成归档工作；在法定期间发生行政复议、行政诉讼、行政赔偿的，应当在复议决定书、法院判（裁）决书、赔偿决定书下达并结案后10日内完成归档工作。　　4、 保管与利用 　 各级执法部门应当设置文化市场行政处罚案件档案专柜，并由专门人员进行管理。 保存声像档案资料的库房，应当有专用的设备和必要的防护措施，并定期进行检查，发现问题应当及时处理。 　　　　1）保存期限： 文化市场行政处罚案件档案的保管期限分为定期、永久两种。定期分为10年、30年。适用简易程序的文化市场行政处罚案件档案保管期限为10年，适用一般程序的文化市场行政处罚案件档案保管期限为30年。 　　符合下列情况的文化市场行政处罚案件档案应当永久保管： 　　（一）在全国范围内有重大影响的； 　　（二）符合听证条件的； 　　（三）复议机关改变原行政处罚决定或者在行政诉讼中败诉的； 　　（四）其他应当永久保管的文化市场行政处罚案件档案。 执法部门应当成立档案鉴定小组，对超过保管期限的文化市场行政处罚案件档案按照有关规定进行鉴定，确定其是否具有继续保存价值；对没有继续保存价值的，经执法部门负责人批准后按照有关规定进行销毁。 　　销毁文化市场行政处罚案件档案，应当制作