电子邮件书写规范.ppt

电子邮件书写规范 完整的邮件包括四部分内容 收件人 主题 正文 签名 确认收件人信息 收件人 确认收件人地址是否正确，以免错发邮件 CC（抄送）人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 CC功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员 让相关人员知晓，如您的直接主管 邮件主题明确且具描述性 主题应该简单、明确的概括邮件的内容 可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（Who）。 正文简洁、美观、易懂 正文格式 一、称谓+礼貌用语 如：×××经理（名字+职位），您好！ ×××先生（女士），您好！ ×××（名字），你好！ 正文简洁、美观、易懂 二、内容 字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字 字体：一般选择宋体，黑色 三、结尾客套语 如：Sincerely！ Best regards！ 顺祝商祺！ 正文简洁、美观、易懂 正文 小贴士 原则：要事第一、结论在前、分析在后 内容简洁易懂，要让收件人在最短时间内了解您的表达意图； 根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语； 如果事情复杂、最好使用1、2、3列几个段落分别说明； 合理利用图片、表格等形式来辅助陈述； 对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示。 正文简洁、美观、易懂 商务类邮件范文 正文简洁、美观、易懂 普通工作邮件范文 签名，可以让收件人了解你的信息 签名信息内容 签名档文字应该选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些； 签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-mail等，书写时应将内容归类； 对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿“-”。 签名，可以让收件人了解你的信息 商务签名 普通签名 Thank you！