采购管理制度与表格范本.doc

采 购 管 理 制 度 与 表 格 范 本 CGGL-05-01采购控制程序 采购控制程序 1 目的 为对采购过程进行控制，以保证所采购的物资符合规定的要求，特制定本程序。 2 适用范围 适用于生产所需物资的采购。 3 职责 3.1技术部负责生产所需A、B类采购物资技术标准的制定；负责凹印版、凹凸版、烫金版、模切版的采购。 3.2 采购部负责物资采购的计划安排与实施。 3.3 品管部负责采购物资的检验。 3.4 设计部负责制版菲林的采购 3.5 设备部负责协助采购部进行设备零配件的采购并负责验收。 4 作业程序 4.1 物料的分类 4.1.1 生产物料 A类物料：对产品质量有直接影响，且价值高的物料，包括构成产品的直接物料，如纸张、油墨、电化铝等。 B类物料：对产品质量和成本影响较大的辅助物料。如PS版、丝网、橡皮布、洗车水、设备零配件、凹印版、凹凸版、烫金版、模切版、包装材料等）。 C类物料：其它低值易耗物料。 4.2 采购文件 4.2.1 采购文件以技术图纸、技术文件、采购协议书、采购计划、请购单、采购合同等方式体现，应清楚地说明对采购物资的要求：如物料名称、规格、订购数量、交货日期、地点和方式、供应商、价格等； 4.2.2 本公司发给供应商的采购文件的更改应与本公司同步进行。 4.3 采购计划 4.3.1 A、B类物资：物控员根据生产订单、打样通知单、请购单及库存情况编制“采购计划”，经审批后实施。 4.3.2 C类物资：由相关部门填写“请购单”经审批后实施。 4.3.2 如为紧急请购的应在“请购单”上说明，经审批后，采购部先行办理。 4.3.3 审批的具体要求按《请购、费用审批办法》执行。 4.4 采购合同 4.4.1 A类物资：采购部必须与合格供应商签订“采购合同”，其内容包括物资的质量要求、交付方式、结算方式、违约责任等。 4.4.2 采购合同由采购部主管与合格供应商签订，双方签字盖章后生效。 4.5 采购执行 4.5.1 采购员根据经审批的“请购单”或“采购计划”进行采购，A、B类物资须从《合格供方名录》中选择合适供应商。 4.5.2 采购员可在授权的范围内以电话、传真订货等适当的方式订购物资。 4.5.3采购员应做好采购物资的进度跟踪工作，如采购不能按要求完成时，应及时通知有关部门。 4.5.4 采购员应将采购物资的到货情况作记录。 4.6 例外采购：所有物资必须从合格供应商处采购，如因合格供应商发生重大质量问题或不可抗拒的原因不能及时供货时，经总经理审批后，可实行例外采购。 4.7 采购事项的变更：当采购需求有变化时，相关部门应及时通知采购部，并按本程序之规定重新审批。 4.8 采购物资的验证 4.8.1 采购物资的验证按《来料检验控制程序》执行。采购部根据IQC的检验报告对供应商提供的产品的质量情况进行统计，形成相应的记录，做为供方评审的依据。 4.8.2 以下情况应注意： （1）当需要在供应商货源处对所采购的产品进行验证时，应在采购文件中就验证的安排和产品的放行办法作出说明。 （2）当顾客要求在本公司或供应商处对供应商的产品进行验证时，公司有关部门应予以协助。顾客的验证不能免除公司提供合格产品的责任也不能排除其后顾客的拒收。 5支持性文件 5.1 《供方评审程序》。 5.2 《来料检验控制程序》。 5.3 《采购工作制度》。 5.4 《合同管理办法》。 6 记录 6.1 月采购计划。 6.2 请购单。 CGGL-05-02采购作业指导书 采购作业指导书 1.目的 为了完善采购制度，以最合理的价格在适当的时间购进符合要求的品质及适当的数量或物品，特制定本指导书。 2.适用范围 本公司外购的零配件（含原材料、产品均适用）。 3.职责 3.1 生产部经理: 根据订单及材料的库存状况，制定并审批采购计划表。 3.2采购主管: 3.2.1将生产部下达的采购计划进行消化，根据采购的难易程度分类，制定采购计划，确定订购数量、交期，发到各采购员，进行订购。 3.2.2对采购合同进行审核，内容包括数量、交期、价格、质量、检验方式等。 3.2.3根据订单交期，对采购进度进行调控。 3.3采购员： 3.3.1根据采购计划进行采购。 3.3.2填写采购单，联系供应商；确定订单交期并做好记录。 3.3.3跟进所订购的产品的交期、质量反映给供应商。 3.4销售部提供客户要求标签、商标、包装等样板。 3.5技术部提供样品、图纸。 3.6品质部提供检验标准或质查。 4.作业规定 4.1采购部应从技术部门取得厂内自行估算的底价资料，进行询价、比价、议价；最后定价必须经总经理批准。 4.2采购部应按照生产计划适时进料，对于只有订购一两种物料的供应商，必须在预定的交货期前5天进行提示，直