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当前电子档案管理存在的问题及 对策建议思考 随着科学技术的不断发展，信息技术日新月异，网络技术在各个生活和生产领域得到了广泛应用。传统的档案管理手段不能适应当前社会发展的需求。电子档案已逐步形成了一套完整的管理体系，具有准确性高、信息容量大、效率高的特点。在当前的档案工作中，电子文件管理数量逐渐增多，为了更准确、完整、可靠地利用电子档案，本文从档案管理入手，分析电子档案的意义、问题及措施。 随着近年来网络、多媒体以及软件应用等各种信息技术的快速发展，档案管理的方式以及载体都发生了很大的变化。电子档案的出现改变了传统的纸质档案形式，电子档案具有载体形式多、存贮密度高、检索速度快等优点，能够有效提升现代档案管理水平，丰富档案资料的保存管理形式。但电子档案同样也存在一些不容忽视的缺陷，并且会在一定程度上对档案管理的安全性造成影响。在此背景下，如何对电子档案数据的管理加以改进，从而实现档案管理信息化体系的建设，已成为当前档案部门重点研究项目中的一个主题，对促进电子档案管理更加高效、规范的发展具有非常重要的意义。 一、加强电子檔案管理的重要意义 （一）有利于节省人力物力。首先，在传统档案管理中，办公人员和办公费用通常是用增加人数和费用来提高效率，导致管理成本急剧上升。特别是一些较脆弱的档案资料，通常需要大量的人财物力才能维持好，并且不可避免地存在破坏的风险。而以网络为载体的电子档案阅读不仅方便快捷，而且节省了存储成本，节省了空间，避免了重复打印数据造成的纸张和人员的浪费。其次，计算机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。利用计算进行文件管理，有效地解决了传统文件归档中文件遗漏时，避免重新进行拆卷的问题，现在只需敲一下，就可以将档案的目录进行修改，可以随时进行补漏增缺，避免出现文档存积问题，省时省力。 （二）有利于提高服务质量。数字化的档案管理使得查询数据非常简单，使办公人员能够真正了解世界大事而足不出户。由于信息在时间和空间上的流动，数字化档案实际上成了“无墙档案”，档案也从实体的存储转变为便利的信息控制中心。 （三）有利于满足多样化需求。随着社会的进步，人们满足纸质这种查看方式，一是不方便，二是太单调。他们更喜好以图像、视频的方式阅读。电子档案满足了信息保存的多样性，逐渐成为多样化需求的主要解决方案。随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和需求也将发生变化，加强电子档案管理有利于满足这一多样化的需求。 （四）增强档案原件保护。将纸质档案数字化后，不仅丰富了保存形式，还增加了异质备份，它使档案的管理、使用更加安全。特别是对于珍贵档案来说，数字化处理后无疑能对其更好地保护，同时也防止了一些档案篡改行为。 二、电子档案管理现状 （一）电子档案载体安全。一般而言，电子档案的储存介质包括光盘、软盘、硬盘和计算机内存。由于这些载体较为复杂，在性能方面容易被外界环境影响。如温度较高且潮湿的环境中容易滋生有害生物，空气中的有害气体和灰尘，光向外辐射产生的热量等都会影响电子载体的耐久性致使电子档案介质的寿命短。与纸质介质相比，这些介质的使用寿命较短，以普通的光盘为例，其使用寿命通常只有几年。针对储存介质脆弱性这个问题，档案管理人员不仅需要对其进行定期的维护，同时还要将档案信息进行备份处理。 （二）计算机及网络安全问题存在隐患。互联网和大数据的高度普及使得任何个人或机构都能够抓取网络上数据信息。档案信息在信息化之后，其储存载体与互联网相连接，因此会面临网络病毒、黑客等的威胁，进而影响到档案信息的安全性;计算机设备发生故障，电子档案就无法读取;在不更新设备的情况下，不可能解决格式转换问题，也会造成无法读取。因为生成电子档案的计算机系统和软件不同，所以有可能会出现无法兼容的情况，从而造成电子档案不能读取的现象;网络本身也具有多种不安全因素，病毒和黑客的入侵导致电子文件数据泄露或被篡改和破坏，从而严重影响到电子文件的机密性、完整性和真实性。 （三）档案内容保密性方面的问题。现阶段，无纸化办公已经成为必然的发展趋势，但是由于这种办公方式过于依赖计算机，电子操作设备成为数字档案使用的基础，从而使得档案信息的储存形式存在较高的单一性。这也是影响档案信息安全性的一个重要因素。档案是对一个单位成长的记录，包括决策、发展目标及运行方式等机密性内容，关乎一个单位的生死存亡。然而，电子档案管理的保密性存在很大风险，主要包括两个方面：第一，可以通过网络使用任何终端设备获取在某个网络存储的电子文件。第二，在某个终端中的电子文件可以同时发送到多个网络终端。从这两点来看，在规定的时间内需要保密或限制的内容，有着很大的安全保密风险。 （四）缺乏健全的管理制度和经费投入。由于现阶段还有一些部门没有正确认识到档案管理的重要性，从而造成了电子档案管理和利用过程中操作规范不够严格，无法有效