常用公文写作技巧-行政办公室试题.ppt

目 录 一、公文撰写的基本步骤 二、常用的几种公文 请示 会议纪要 通报 通知 函 公 文 什么是公文？ 国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中按照规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的公务文书。 公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 公文写作的基本步骤 公文写作的基本步骤 步骤一、 明确发文主旨 1、文件的中心内容是什么？ 比如相关工作的改善、主要提出目前情况怎样、存在哪些问题等。 2、根据文件内容，准备采用什么文种？ 比如，针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。  公文写作的基本步骤 3、明确文件发送范围和阅读对象。 4、明确发文的具体要求。 例如：是要求对方了解，还是要求对方答复等。  公文写作的基本步骤 步骤二、收集有关资料，进行调查研究 发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题收集材料。当然，这也要根据具体的情况。例如，通知、公告，一般来说不需要专门做收集材料和调查研究工作。 步骤三、拟出提纲，安排结构 提纲是文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。  公文写作的基本步骤 步骤四、落笔起草、拟写正文 结构安排好后，拟写正文。写作中注意两点： 1、 要观点鲜明，用材得当。 用语不能含糊不清，模棱两可。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作汇报介绍。 2、 要语句简练，交代清楚。 公文写作的基本步骤 步骤五、反复检查，认真修改 自古以来，好文章都是要经过反复修改的，写文件也一样，尤其是重要文件，往往要经过几次修改才能通过。公文的检查修改主要从五个方面入手：主题、观点、材料、结构、语言。 总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。 案例分析 案例解析 在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局”、“就要到了”、“03年”、“快点” ，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严谨的特点，而且不够周密，如：“03年”，是“1903年”还是“2003年”，或者是其他都无法确定。按照公文的规范严谨的要求，可以改为： 以上我们学习了公文写作过程中要注意的基本步骤。下面我们深入了解日常工作中常用的几种公文！ 请 示 请示 向上级请求指示、批准时用的公文。  请示由标题、主送机关、正文、发文单位和日期五部分组成。 一、 标题 标题一般有两种书写方式： ①、由发文机关名称、事由和文种构成。如《***部关于**的请示》； ②、由事由和文种构成，如《关于**的请示》。 二、 主送机关 指公文受理机关。 请 示 三、正文 缘由：请示目的、原因、依据。 主体：要求审批的具体问题或事项，要写明确。 结语：习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，呈 请核准”等。 四、发文单位和日期 要写明确，以便领导及时批复。 请 示 请示中应注意的问题： 一、 一文一事的原则。 切忌在一个请示件中罗列很多不相关的请示内容，使请示事项无法分清主次缓急，上级机关无从审批或因请示中某一事件不能解决，使得整个请示搁置下来，影响请示事项的及时批复。 二、切忌多头主送。 行文一般只报一个主送机关。如多头主送，容易造成责任不明或领导机关的批复不一致。 三、请示与报告不能混用。  请 示 XX关于XX的请示 XX办公室：（顶格书写） 由于（省略）———————————————————————— ———————————————————————————————— ————。 妥否，请批示。 X X科室