计算机数据库(经济会计类)四讲表的操作随堂讲义.ppt

其它约束： 1. 设置字段必填 在字段属性中“必填字段”属性框中选择“是”。此时系统在录入或修改记录时，就会要求用户必须向字段输入一个数据值。 2. “小数位数”属性 通过“小数位数”属性可以选择显示“数字”型或“货币”型数据的小数位数。 3. 指定主键 建议对每张表指定一个主键。主键字段的“索引”属性将自动被设置为“有（无重复）” 。 4.3 表数据的输入与维护 建立表的目的是存储数据，因此建立表结构后对表的主要操作就是数据的录入与维护。 数据录入与编辑： 1. 数据修改 修改表中的数据最简单的方法是选择相应记录的要修改的字段，直接输入新值即可。但为保证数据安全、提高效率，一般可采用以下几种方法： ? ①采用数据替换方式进行数据批量修改。 ②用SQL查询语言进行数据单个或批量修改。 ? ③设计专门用于数据修改的窗体，让用户在窗体中进行数据修改。 3. 数据的查找操作 (1) 按记录号查找数据 使用记录定位器指定记录号，或到首末记录。 (2) 查找指定内容 使用查找替换的方法。 查找操作较多采用的是SQL语言。 2. 数据复制 与一般的复制相同。但注意定义了主键或其它字段的唯一性约束，则插入不成功。 格式化数据表： 包括更改行高和列宽、改变字段次序、隐藏/显示列、冻结/解冻列、设置数据表格式和显示设置字体等。 导入与导出数据及链接外部数据: 1. 导入表操作 可以导入其它Access数据库文件、Word文档、Excel等多种符合Access规格的文件。 2. 导出表操作 导入的反操作。 3. 链接表操作 记录排序： 在数据库实际应用中，往往需要依据不同需求排列数据。 包括对表中记录的排序、筛选、查找等操作。 4.4 记录操作 例如，按学生出生日期排列查看学生记录。 按学生姓名排列查看学生记录。 按学生籍贯排列查看学生记录。 排序记录时所依据的规则： ? ．中文按拼音字母的顺序排序。 ? ．英文按字母顺序排序。大、小写视为相同。 ? ．数字由小至大排序。 筛选记录： 筛选操作在数据表中可以为一个或多个字段指定条件，只有符合条件的记录才被显示出来。 例如，查看广东籍的学生记录 查看1990年后出生籍贯 “广东”的男生学生记录。 注：筛选仅为临时查看，不影响表中数据，且只针对一个表操作。而查询则按要求是生成一个新表，可对多表进行操作。 ? 2. 按选定内容筛选 例如，对学生表，选定性别值为“男”的记录。 3. 按窗体筛选 例如，查看班级号为111的男生或班级号为112的女生。 四种方法筛选记录： ? 1. 公用筛选器 例如，查看出生日期大于1987-1-1的男生。 4. 高级筛选/排序 当涉及到条件复杂的筛选情况时, 使用“高级筛选/排序”窗口筛选记录可以方便地在同一界面中设置筛选的准则和排序方式。 例如，查看出生日期大于1987-1-1的男生，按籍贯升序排列。 例如，在学生表中找出出生在1987年的男生，并按出生日期升序排列。 索引相关知识： 1. 索引的概念 索引是非常重要的属性。在一个字段上建立索引后，可以以索引作为入口对数据表中的数据进行访问。建立索引的目的就是加快查询的速度。 4.5 表的索引与关联 例如，要查找年龄最小的学生，如果没有索引，需要搜索整个数据表，逐个判断查找出生年月最小的学生。而如果存在此字段上的索引，则只在提取索引文件中最后一个记录所对应的数据表记录即可。 例如，对学生表按出生年月字段建立索引，则索引文件中保存的数据格式如下表。 索引字段（索引关键字） 记录所对应的学生学号 1985-8-14 050108 1985-9-12