关于企业档案信息资源开发与利用探讨.doc

关于企业档案信息资源开发与利用的探析 　　摘要:以企业发展为主线,最大限度开发利用企业档案信息资源这一无形资产,挖掘企业档案价值为企业发展服务。 关键词:开发利用 企业档案 信息资源 提供服务 1、企业档案信息资源开发与利用的意义 人类社会从工业经济走向知识经济的步伐不断加快。发展最快、影响最深刻的是信息技术,信息是资本。以科技为依托,充分开发企业档案信息资源为企业服务、为决策提供可靠的参考……以企业发展为主线、以服务为主题充分开发和利用企业档案信息资源,对企业发展具有十分重要的意义。 1.1 为企业领导的决策服务 通常领导或领导机关对某一重大问题的决策都需要大量的信息作基础。这些信息中新的现实数据、材料固然很重要,旧的历史数据、材料和知识的真凭实据―企业档案信息资源同样具有重要作用。企业档案是一种不断积累、延续不绝的信息库蕴藏着丰富的经验材料完全可以成为领导在决策过程中获得信息的一条重要渠道。 因此企业档案信息资源的开发利用为领导及领导机关的决策提供服务是企业档案工作者任务之一。 1.2 为企业各职能部门服务 企业档案信息是最真实、最原始、最有说服力的历史记录,它包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证,作为一种服务手段含有丰富的有价值的资料,只有合理、科学地开发利用其内在信息,将其转化为生产力,才能发挥出巨大的潜力。开发利用企业档案信息是充分发挥其作用和价值的重要手段,企业档案存在的价值最终在于利用,企业档案信息自身潜在的价值只有通过开发利用才能显示出来。企业内部通过快速有效的信息交流,实现企业档案信息资源在决策、设计、生产、技术改造、企业管理等各个环节的资源共享,已经成为当前企业档案信息开发利用的发展趋势。以企业发展为主线,以服务为主题努力做好企业档案信息资源的开发利用工作,也是企业档案从业者在企业发展中有为的重要标志。 1.3 可以提高档案利用率 企业档案信息作为企业信息资源的组成部分,是一种决策资源、技术资源和管理资源。开发利用好企业档案信息资源在推动企业管理、安全生产、产品销售等重要环节中具有不可替代的作用。不浪费企业信息资源（资源组成部分）的重要途径之一―提高企业档案信息资源利用率,企业档案利用率的高低直接反映了企业档案利用工作开展得好坏。因此改进企业档案开发利用工作是企业档案从业者的重要任务,档案管理人员应该积极主动,深入开发企业档案信息资源,充分挖掘室藏档案信息提供企业所利用,形成企业档案开发与利用工作的良性循环。 2、当前企业档案信息的开发利用上存在的问题 目前一些企业对企业档案信息这一潜在的资源认识不足,观念陈旧,与市场经济的发展不相适应。传统档案信息表现出了一定程度上的不足和滞后,主要是: 2.1 档案管理意识淡薄 企业领导对企业档案工作重视程度不够缺乏档案管理意识、企业档案部门和档案工作者的思想观念仍然停留在建档、管档、你查我找的水平上忽视了企业档案信息资源的开发利用,导致许多珍贵的、利用价值高的档案材料不能发挥应有的作用;少数档案工作者认为企业档案开发创造不出明显的经济效益,这种思想观念下的企业档案管理导致企业档案工作不能适应现代企业发展,档案信息的利用也达不到应有的效果,这是档案信息开发利用过程中必须解决的一个重要问题。 2.2 室藏档案不够丰富、结构较单一,利用方式陈旧 工作上不规范、归档制度不健全,企业普遍对文书、财会档案收集的比较齐全而对于收集难度较大的基本建设、科研档案等形成周期长比较分散的资料收集不够齐全,含有较高价值的档案材料未能及时收集归档影响了档案信息资源的开发利用;面临着科技进步、经济建设、企业迅速发展的挑战。企业档案多数以提供原始档案、利用效果汇编、文件汇编、目录汇集等方式进行档案信息的开发和利用,方式陈旧。这种对档案信息的利用开发方式缺乏对信息的再加工、缺乏专题编研,是机械的提供利用。企业档案资料中的信息未能得到良好的认识,导致企业档案信息利用效率低。这是当前企业档案信息开发利用中的一个突出的问题。 2.3 在运行机制上 企业档案信息的开发利用、提供服务要讲经济效益,企业档案信息在企业内、外可视为商品,受竞争规律的制约;企业档案信息利用者利用档案的目的是为了决策、设计、生产各环节,落脚点之一是取得经济效益,因此,企业档案信息提供者就应该建立在本职岗位为企业创造经济效益的意识。然而,这个道理未被大多数人所认识,未从思想上认识企业档案信息的经济价值,没有认识到企业档案信息是企业无形资产。 2.4 缺乏档案管理专业人才 现在企业档案管理人员的学历普遍提高,但是档案专业,综合素质较高的人员很少。业务素质偏低与现代化的档案管理脱节,在一定程度上制约企业档案信息的开发利用工作;企业注重档案信息的浅加