文件与资料管理制度解析.doc

黑龙江省家和便民服务有限公司 文件与资料管理制度 文件编号：JH-ZHGL-01 编制部门：综合管理部 版本版次：A/1 页 数：共11页 发布日期：2016-07-06 文件发放范围： (总经办 (人力资源部 (财务结算部 (市场拓展部 (采购招商部 (综合管理部 (12349平台中心 □其它 批 准 审 核 编 制 1.目的: 使各部门文件与资料正确流通,以保证各相关部门能够适时获得正确有效之文件与资料。 2.范围: 本程序适用于公司所有部门文件与资料(包括外部提供的有关文件与资料)的编制、发放、更改、回收与管理。 3.职责: 3.1各部门：各职责部门负责本部门文件的编写； 3.2综合管理部：文职人员负责档案编号、发放、回收、作废、档案文件一览表的制作； 3.3营运总监负责组织各部门文件编写，及文件审核； 3.4总经理负责文件批准。 4.术语: 4.1受控文件：受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。它主要是由文控中心管控，是一种标准性、责任制的文件。文件一般加盖受控图章。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。受控文件可以复制阅读参考，但复制的文件不生效。 5.控制程序 5.1文件编制、修改、审批与发放 5.1.1营运中心组织各权责部门，对本部门工作流程及要求编写成文件，经相关部门会审后，交营运总监审核，总经理批准； 5.1.2批准后的文件由文控中心编号，编号规则如下： A．公司及部门代码表 部门 代码 部门 代码 总经办 ZJB 财务部 CW 综合管理部 ZHGL 人力资源部 HR 采购部 CG 市场拓展部 SC 电商运营部 DS 清波科技 QB 12349平台 12349 公司 JH B．文件编号规则 文件编号方法：JH-ZHGL-01----- JH ZHGL 01 公司代码 部门代码 部门文件流水号 C．表单编号规则 表单编号方法：JH-ZHGL-01-01A--- JH ZHGL 01 01 A 公司代码 部门代码 部门文件流水号 文件对应的表单流水号 表单版本 D．外来文件、书籍、资料编号规则 a.外来文件均以参考资料形式管理，标注文件编号； b.外部文件编号格式以部门代码和接收、购买、查询日期为流水号进行管制，如JH-12349-Z示代表12349号文件。 c.权责部门每季度向相关机构询问国家,国际标准文件状况,以保证文件为最新版本。 d.公司购买之图书,杂志全部纳入外来文件管制，部门代码以综合管理部（ZHGL）表示。 E.合同的流水号 根据所在年份以及月份编，后两位从01开始，例如2016年8月的第八份合同：JH-ZJB 其他文件的流水号：从001开始，001.002.003……每年的1月1日自动归零。 5.1.3文件版本版次，表单版本 5.1.3.1文件版本编写方式为A/X，X=（0，1，2，3，4，5），X表示修改次数，0表示原版，1表示第一次修改版，以此类推，A表示制订版，如果改版本则改为B，C，D，E……，如果修改次数达到5次，则版本转为B版。 5.1.3.2表单版本以A、B、C、D、E……等类推，无版次区分。 5.1.4修订后之文件经审核与批准后由综合管理部发行，并记录于《文件分发回收记录表》上。 5.2文件保存与管理 5.2.1文件与表单应确定保存期限。文件与资料保存期限为失效（修改或废止）后一年，保存的是原件；人事类表单保存期为员