按照发文处理程序进行发文.doc

课题二 按照发文处理程序进行发文 天地公司（中外合资公司）请示上级单位天地集团总公司追加购车经费 秘书高山要完成发文的任务，必须要对文书发文程序的各个环节的要求有所掌握。 发文处理是各单位答复来文或根据需要向外单位主动发出文件的过程。发文办理的全过程分为两个阶段:第一阶段从草拟到签发，，，，，，，，，公文虽属应用文体之类，但由于其有特定的作者、特定的对象、特定的性质、特定的体式、特定的语言修辞、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的应用文，更不同于记叙文、议论文、说明文等一般文章。， (1)凡以机关名义发出的文件，， (2)一般业务、事务性工作的文件，可由具体分管的副职领导人签发。如是重要问题 ， (3)有关日常性工作的文件，(室)主任签发。 (4)经会议讨论、修改通过的文件， (5)几个机关或部门联合发文，，，，， (6)签发公文过程中，，，， ，， (7)签发时应在 “发文稿纸”(见表3-5〉的签发栏内写明意见， “代签”字样。签署意见必须明确，， “请某某领导同志审阅后发”。若审批人圈阅或签名，， “某某代签”。 (8)几个机关或部门联合发文，一般应由主办该文件的单位负责送请有关联署机关或部门的领导会签。单独发文的成文日期，应以领导人签发的日期为准；联合发文的成文日期，应以会签的最后一位领导人签发的日期为准。 表3-5 XX单位发文稿纸 密级：( 〉紧急程度 :( ) 签发(会签): 主办单位拟稿人: 主办单位核稿人: 事由: 附件: 主送机关:(受文对象) 抄送机关:(党、政、军、群、团，，，) 主题词: 打字: 校对 共印 份 发文字号: 机关代字﹝ ﹞ 号 成文日期: 年 月 日 (正文) 第 页 制发阶段 1.编号 编号即指写编发文字号， 发文字号即文件的编号，，， 发文字号要能反映出该文件的制发机关，制发文件的年代和该文件在制发当年所发文件中的顺序。因此它的结构包括发文机关代字、年份、序号，，，，(即1不编为001)也不加“第”字。 公文份数序号是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，，，7位数，0000001”如果文件只有个位数，1”，01” 表示。 联合行文，，公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审。复核的重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料（在办理过程中是否有遗失或缺页）齐全；格式是否统一、规范，是否有错别字、漏字等等。 (1)以签发的定稿为依据，，，， (2)严格按规定的公文格式制版。公文的缮印过程也就是公文格式标准化、排印规范化的过程。定稿一般书写在“发文稿纸”上， (3)在规定的时间范围内印制完成。急件要先印制；保密件要指定专门的印制单位或专人印制。要建立完善的文件印制管理规章制度及登记制度。登记的内容见表3-6。 表3-6 缮印登记表 文件名称 送文单位 送文时间 印文数量 印完时间 取件人姓名 缮印人姓名 备注 4.校对 校对就是在缮印文件过程中将印制出来的文本清样与定稿从内容到形式进行全面对照检查的一道程序。 校对的具体要求 （1）要采取 “地毯式”检查的校对方法，即逐字逐句、逐个标点地进行校对。对数字、 地名、人名等关键词语，， （2）注意消灭和纠正排版错误， （3）每次校对最好由不同的人员进行，，， （4）应使用统一的校对符号进行校对， （5）重要公文还应将校对后的清样送领导人审阅、修改。 5.用印 用印是指在印好的文件正本的落款处，，，，,都有其专门的规定。 要按规定用印。即在落款处成文日期上用印，做到上不压正文，下要骑年盖月。要庄重清晰；印章要盖正，印色要是朱红色,要浓淡适宜，印迹要清晰可辨。要以签发为依据；领导签发的文件才可用印。 6.登记 即是发文登记。它是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录，“发文登记簿”。 顺序号一一文件在登记簿中顺序登记的流水号。 发文日期一一文件登记发出的日期， 发文字号一一所发文件的正式发文编号。 文件标题一一标题要登录全称。无标题文件，， 密级一一所发文件的秘密等级， 份数一一发给收文机关的文件数量。 发往机关一一收文机关的名称。有些普发性的文件可登记发放范围。 归卷日期一一发文的底稿和一份正本应及时归卷保存， 备注一一需要注明的其他情况。 表3-7 发文登记簿 顺序号 发文日期 发文号 文件标题 附件 密级 份数 发往机关 归卷日期 归入卷号 备注 7.分发 分发又叫封发。是指对印制