事业单位档案管理信息化建设探析.doc

事业单位档案管理信息化建设的探讨 　　摘 要：本文从事业单位档案信息化管理的特点及优势出发，探讨了目前事业单位档案管理工作信息化建设存在的问题，并针对档案信息资源开发力度不够、档案管理人员专业素养较低、档案信息安全性难以得到保障等问题提出了相应解决措施 关键词：档案管理；信息化；事业单位 引言 随着信息时代的到来和科学技术的发展，各行业都在大力推动自身信息化建设进程，事业单位档案管理的信息化也成为事业单位档案管理工作发展的必然趋势。加快事业单位档案管理信息化建设有利于有效开发事业单位的档案资源，提高事业单位的工作效率，实现档案信息资源的共享，适应信息社会现代化需求 1 事业单位档案信息化管理的特点及优势 1.1 档案保存环境良好 档案信息化管理方法不同于传统模式下以纸质载体为基础的管理方法，传统的纸质档案对存储环境的要求较高，如果存储环境达不到指标就容易出现纸张薄脆、发霉被蛀的问题，如果存储环境湿度调剂控制不好就容易出现纸张受损、笔迹模糊的问题，这些问题给事业单位档案的存储和管理工作带来极大不便，很多损坏的档案也难以得到良好修复。实现档案的信息化管理可以有效解决上述问题，通过建立网络平台的方法，将传统的人工录入方式转化为现代化的电子录入方式，将传统的纸质存储转化为电子存储，电子存储载体不但内存空间较大，数据备份较易实现，还降低了对档案存储环境的要求 1.2 档案查询利用便捷 传统模式下的事业单位档案管理存在诸多问题，由于档案使用手续复杂，需要递交申请、获得准许后到档案室进行人工翻查才能获取档案信息，此工作模式容易造成纸质档案的损坏和载体的提前老化，致使档案查询和利用的效率较低，与此同时，人工管理易出现档案顺序混乱、整理工作繁重等问题。对档案进行信息化管理可以使用户通过网络平台来查询档案信息，在权限内调用档案信息，这不但简化了档案查找和利用的工作流程，还在提高档案管理工作效率的基础上提升了档案服务的工作质量，减少了档案损坏和顺序错乱的问题，信息化管理使档案使用变得方便快捷，同时也有利于实现档案信息资源的共享 2 事业单位档案管理工作信息化建设的问题 2.1 档案信息资源开发力度不够 目前，我国事业单位档案管理工作信息化建设仍存在一些问题，在档案信息资源开发方面，我国事业单位采集档案信息资源的规模较小，信息资源冗杂情况较为严重，档案资料信息化开放水平较低，档案数据存储技术较落后，这些问题需要得到有关部门的重视，从而加大档案信息资源开发力度，从根本上促进事业单位档案管理的信息化转型，改善档案信息资源庞杂重复和存储技术落后的现状，提高档案信息资源的开放性和共享性 2.2 档案管理人员专业素养有待提高 在社会主义市场经济环境下，很多高素质人才选择到企业就业，这使得事业单位档案管理的人才招聘遇到挑战。目前，很多事业单位的档案管理工作人员缺乏扎实的专业基础理论知识和丰富的专业实践经验，同时难以保证高素质人才的长期任职。人才的流失和更迭容易导致档案管理工作衔接出错，造成文件丢失、档案混乱的局面，所以相关部门应该对人才管理问题加以重视，优化人员合理配置，提高档案管理人员的信息素养和专业技能，同时提高档案管理人员的工资待遇，定期对工作人员进行培训和考核 2.3 档案信息安全性难以得到保障 事业单位的档案资料不同于其他档案馆的档案资料，有些档案可能会涉及到国家机密信息，因此事业单位档案管理的信息安全性需要得到足够重视，事业单位在进行档案管理信息化建设时，要保证涉密资料的信息安全，一旦忽视信息安全问题，就可能会埋下涉密资料信息泄露的隐患。在实际工作中，有些事业单位对信息资料的审查程序不够严格，甚至在涉密计算机上通过外网浏览网页等，这很容易导致黑客窃密到机密文件资料的后果，因此事业单位要切实按照相关规定对档案进行信息化管理，严格确保机密资料的信息安全 3 事业单位档案管理工作信息化建设的策略 3.1全面提高档案管理人员专业素质 要良好促进事业单位档案管理工作的信息化建设，就必须全面提高档案管理人员的专业素质，在专业基础理论、计算机技术应用，实际工作技能和信息管理方法等方面定期对工作人员进行培训，争取提高工作人员的专业能力和综合素质。为提高管理人员的工作积极性和责任意识，事业单位应采用考核制度或责任制度，定期对管理人员的工作情况进行考察和总结，与此同时，事业单位也应采用鼓励机制，对工作情况良好和工作能力突出的人才进行奖励，从而提高管理人员的工作积极性 3.2完善档案管理的软硬件设备 改进技术是档案管理信息化建设中必不可少的重要部分，事业单位应加大技术资金投入力度，将高新技术应用于实际档案管理工作中，发挥信息时代电子载体与网络媒介的优越性，对现有的档案存