会计信息化档案管理中存在问题和应对.doc

会计信息化档案管理中存在的问题及应对 　　[摘 要]随着会计电算化技术的广泛应用，会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代，由传统上的档案变为了信息化档案。本文就会计信息化档案管理中存在的问题进行分析，并提出了应对的措施 [关键词]会计信息化；档案管理；应用前景 中图分类号：F232 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）18-0078-01 会计档案是重要的经济档案，随着会计电算化技术的广泛应用，会计档案的产生与保管也随之发生了根本性变化，原来手工记账中的纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代，由传统上的档案变为了信息化档案。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、序时性和严肃性。各单位实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件，财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成，因此为会计档案赋予了许多新的特点 一、会计信息化档案的特点 1 传统的会计档案直观性强，主要以书面纸质形式保存，可以不借助任何技术手段而直接查看会计信息，但记录信息量低，占用空间大，数据查找不便且不容易保管。信息化会计档案，必须在特定的计算机硬件和软件环境下才能使用，对计算机系统的依赖性很强，但记录信息量大，占用空间小，数据查询简单方便且容易保管 2会计电算化档案的载体不仅是通过传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅包括会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘 3会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，信息化会计档案存储介质十分精密，电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失，对使用存放环境要求较高 4信息化会计档案因其会计信息的数字化， 大大提高了会计档案的利用效率， 便于会计档案信息的资源共享， 但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险 二、会计信息化档案管理中存在的问题 1会计信息化条件下，会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账，会计信息资料可以直接由软件查询，或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料，从而在会计信息档案的管理中保证档案的安全是首要问题 那么如何确保信息化档案安全 （1）首先要完善管理制度，根据相关法律法规和信息化档案的特点，制定和完善符合新环境下的会计档案管理制度，特别是要建立权限分级制度，实行岗位专人专职制度，对不同岗位赋予不同权限，在会计电子档案管理中负有不同职责，采取不相容职责相分离措施，严格岗位责任制，加强相互监督和约束。健全档案归档、档案查阅、档案目录登记和鉴定销毁管理制度，严防会计电子档案毁损、丢失和泄密 （2）对信息化档案采取必要的物理保护措施。根据其档案载体的物理特性，在形成这些档案时应采用“双备份法”进行数据的备份，对于每一备份要注明形成档案的时间与操作员姓名，最好做异地存放，存放地点还应远离磁场，注意防尘防潮防静电防高温 （3）对这些采用磁性介质保存的文档，还要定期进行检查，定期进行复制，以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据，保证数据的完整性 （4）对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能，最好使用相关的档案管理软件能对产生的会计数据提供相应的加密措施，即使数据丢失，没有特定软件解密仍不能读取数据，保证其不会泄密 （5）对保存有信息化档案数据的计算机应采取物理上的隔绝，只接入财务系统内部局域网，与Internet互联网物理断开，同时还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质，必须用最新杀毒软件查杀完毕后才可使用，防止计算机病毒感染，造成数据被破坏 2.会计信息化档案的维护工作因其复杂性和困难性，因此成为会计信息管理活动中的重要部分 （1）操作人员不仅要熟悉计算机软件的相关使用与维护知识，还应具备一定的财务管理方面的专业技能与计算机硬件知识。培养高素质的维护人员是作好会计信息化档案维护难题的前提， 一方面，要对在职的会计档案管理人员进行继续教育培训，以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则，着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训，提高他们掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能；另一方面，有意识地引进具备会计学、计算机、档案学和管理学等多方面知识的电算化会计档案管理符合型人才，逐步改变业务人员队伍专业结构单一的现状，满足信息化档案管理工作的需要 （2）信息化档案存储介质的选择 会计信息化档案主要是电子档案，对电子档案的保