行政专员岗位说明书.docx

行政经理职位说明书 一、职位标识 职位名称 行政专员 所属部门 行政部 职位编号 职位类别 中低层 职位定编 3人 直接上级 行政部经理 直接下级 无 二、职位概要 为了更好的完成行政部年度工作任务，在公司发展战略规划的指导下，在行政部经理的领导下，对公司行政、后勤、接待活动等事务进行管理，为公司各项工作提供后勤保障和支持。 三、工作职责 职责一 职责描述：目标管理 履行程序：参与制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；进行行政办公、员工生活、劳保及物业服务物资的采购，保管、发放和登记工作。 职责二 职责描述：制度管理 履行程序：参与制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行。 职责三 职责描述：会务、外联管理 履行程序： 1.参与并协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议； 2.做好外联工作及办理公司所需各项证照； 3.做好来客接待和相关的外联工作； 4.拟写公司组织接待制度、标准和流程，并监督和指导部门执行； 5.安排公司日常接待工作； 6.对公司设备、使用、维修等情况进行管理。 职责四 职责描述：安全、卫生管理 履行程序： 1．安排专人负责公司办公区和生活区的卫生保洁； 2．做好公司安保、消防管理、劳动保护以及环境建设等工作。 职责五 职责描述：档案管理 履行程序： 1．建立和完善公司档案管理体系； 2．参与制定公司档案借用、复印、借阅等管理制度； 3．构思并制定公司档案分类标准和档案编号标准，并进行分类存档、保管； 4．搜集、整理公司内部信息，及时做好公司大事件的编写； 5．做好公司重要资质证件的管理工作。 职责六 职责描述：固定资产管理 履行程序： 1．构思并建立和完善公司固定资产管理体系； 2．审核公司固定资产采购、转移、调拨、报废申请； 3．定期开展固定资产盘点工作； 4．指导固定资产日常维护和台帐管理工作。 职责七 职责描述：成本管理 履行程序：对控制成本的方法及时提出建议和改进方法。 职位权限 1.对直接下属任免、辞退建议权；对直接下属考核评估权； 2.对部门规章制度的监督、检查权；对公司各部门规章制度的监督、检查权； 3.行政处罚权； 4.相关文件的审核权；授权内的财务审批权； 5.本部门预算内的费用使用权、建议权； 6.对所属下级的费用报销的监督权。 内部联系 行政部经理、人力资源部、财务部 外部联系 政府机关、物业公司、物流公司等、供应商、工商行政管理部门、公安、法律、消防和社区事务管理等相关机构。 业绩指标 1.行政目标达成率；2。部门考评达成率；3.行政制度管理达成率；4.费用控制率。 七、任职资格 经验要求 年 龄 28岁及其以上 性 别 不限 教育背景 本科以上学历 工作经验 3年以上行政管理工作经验。 技能要求 1.熟悉行政管理流程；2.熟练掌握人力资源六大模块；3.熟练使用各种办公软件； 资格证书 无特殊要求 知识要求 受过会务组织、物料管理、后勤管理、公共关系、财务知识等方面的培训。 素质要求 做事客观、严谨负责、踏实、敬业；具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强、细致、成就欲。 八、工作条件 按公司制度执行 附件： 1．行政人员职业素养分级定义 职业素养是指职业内在的规范和要求，是员工在任职过程中表现出来的综合品质。对行政人员而言，其职业素养主要体现在服务意识、主动性、进取心、诚信意识、成本意识、廉洁自律性和团队意识等方面，其定义如表所示： 行政人员职业素养定义表 素质名称 定义 服务意识 在工作中善于站在对方立场上考虑问题，具有满足对方需求的意识 主动性 指在日常工作中不需要他人指派，能够主动承担相应的工作 进取心 指一个人希望更好地完成工作或达到某一绩效标准的持续性欲望 诚信意识 以诚实、善良的心态行使权力，履行义务 成本意识 注重投入产出，具有节约公司资源的意识 廉洁自律性 指不利用职务之便为自己或他人直接或间接谋取私利的态度 团队意识 指个人自觉地融入团队，与同事合作完成工作任务的意识 2．行政人员知识分级定义 知识是指人们在工作实践中获得的认识和经验的总和。它是人才充分发挥作用的基础性要求，没有良好的知识根基，专业化程度便会大大降低。 行政人员需要了解或掌握的知识主要包括七个方面，即管理知识、行政管理知识、公共关系知识、办公自动化知识、人力资源知识、车辆维护保养知识和企业知识等。各类知识的定义及分级行为表现如表所示： 行政人员知识分级定义表 素质名称 定义 级别 行为表现 企业知识 包括行业知识、企业文化（发展历史、价值观等）、组织结构、基本规章制度和业务流程等 1级 了解员工手册与职位的相关内容，了解公司发展历史，熟悉与本岗位有关的管理制度、流程 2级 了解行业状况，熟悉公司的历史、现状、未来发展目标以及相关管理制度、整体运作