秘书实务(2018)接待的准备接待工作的准备.pptx

《秘书实务》课程 之 《接待工作的准备》主讲人：海南《秘书实务》课程 之 《一般性接待工作》 目录接待工作的重要性接待工作的准备目录接待工作的重要性接待工作的准备一、做好接待工作的重要性接待工作的准备 孙总的秘书王丽到楼下送一位客人，回来刚到电梯口，前台秘书张红就指着王丽对一位客人说：“这位就是孙总的秘书，由她领你去孙总的办公室吧。” 王丽脑子里一闪，孙总今天上午没约任何客人，这位客人是哪里来的?在王丽纳闷时，客人朝她微微一笑：“给你添麻烦了，不好意思。”来客20多岁，很精神，脸上虽带着歉意，但笑容很灿烂，于是王丽带路领着客人到了孙总办公室。 十二点整，王丽正准备下楼吃饭，孙总来电话让她去他办公室。王丽一进门，孙总就劈头盖脸地大发雷霆：“你今天脑子进了多少水?!你居然领着一个卖保险的人到我办公室来。他死缠烂磨，浪费了我整整一个上午!” 王丽眼前一阵发黑，眼泪差点掉下来了，马上说：“孙总，实在对不起，这是我的失误。 孙总见王丽这样，似乎也意识到自己有点失态，便朝王丽挥挥手：“下次别再做这样的事了。”案例:接待工作的准备 案例启示 接待是秘书的一项经常性的事务工作，是秘书人员树立良好组织形象、有效协助领导工作的重要渠道。它虽然是一项事务性较强的工作，但又与一个组织的对外形象和沟通协调密切相关，发挥着不可替代的作用。 目录接待工作的准备接待工作的准备二、 接待工作的准备 秘书要做好接待工作，前期的准备工作是非常重要的，它是做好接待工作的前提条件。应从接待工作的环境、物质、心理三方面进行准备。(一)做好接待工作的环境准备 公司的前台、会客室、办公室是展示公司形象的窗口，秘书应当使这些地方保持清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一进门就能感到这里工作规范有序。同时，办公室内部工作人员之间也应热情大方地互相配合，给来访者留下良好的印象。 办公室、会客室的环境一般可分为硬环境和软环境。接待工作的准备硬环境包括办公室、会客室的空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。接待工作的准备办公室、会客室内的绿化是相当重要的，应适当地摆放一些花卉或绿色植物；室外周围环境应力求做到草坪、花木相映生辉，绿意盎然，富有生气与活力空气环境包括空气的温度、湿度、流通与味道四个因素，它的好坏对人的行为和心理有着很大的影响。因此，应在室内安装通风设备和空调，做好空气的调节，并且经常打开门窗透气，保持空气清新。同时，也可适当洒些气味淡雅大方的空气清新剂。接待工作的准备 软环境是指办公室的工作气氛、接待人员的个人素养等在接待过程中体现出来的人文环境。 主要有两个方面：接待工作的准备是组织存在和发展的灵魂，同时也是接待过程中最能感动客人、能够给客人留下深刻印象的东西。如，科学合理的规章制度、紧张有序的工作秩序、和谐融洽的人际关系等。办公室里良好的工作氛围，能让客人感受到这个团队是有凝聚力的团队，从而对单位留下良好的印象包括接待人员接待的态度、礼仪素养、接待过程的安排等。接待工作的准备室内要有适当的照明，以自然光源为主，人造光源为辅。切勿使光线过强，以免刺激眼睛。但光线也不应过弱，太暗会引起人的视觉疲劳或心情压抑。室内要保持肃静、安宁，这样才能使客人心情舒畅。同时也能使秘书人员集中精力做好接待工作，有助于工作效率的提高。反之，办公室声音嘈杂，会使人心烦意乱。接待工作的准备办公桌、文件柜、复印机等大件物品要摆放合理，书报、文件、文具等物品要归类摆放整齐；墙上可挂日历、公司徽标等，也可挂上市场网络图和宣传照片等。接待工作的准备（二）做好接待工作的物质准备接待工作所需物品分为必备用品和辅助用品两种。1．必备用品的准备 必备用品即所有的接待工作都需要的用品，主要包括以下几项内容： (1)办公设备 会谈时所用的桌椅、沙发、茶几。要求桌椅等要摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。接待工作的准备(2)茶水与茶具 饮水机、茶具、茶叶、饮料要准备齐全。一般客人可以用一次性纸杯，重要的客人要用正规茶具。(3)文具用品 如会见客人时需要记录用的笔和纸等。(4)书报架 为了使来访者排解等待的时间，还应放置书报架，摆放一些书报杂志 。接待工作的准备2．辅助用品的准备 辅助用品是指在部分接待工作中使用的物品。主要有：(1)接待用车如迎送客人用的大小轿车。(2)接待标志如接待现场的欢迎标语和指示牌，接待人员的统一服装和证件等。 (3)接待设备如会见大型代表团使用的扩音器，部分会谈时需要的电脑、复印机、传真机、摄像机等。 (4)接待礼品部分接待工作需要赠送礼品，尤其是一些涉外的接待工作。接待工作的准备（三）做好接待工作的心理准备 秘书应具备良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”，体现出一个“诚”字，即秘书人员应站在对方的立场上，将心比心，以诚相待。涉外的