公司前台管理制度.pdf

公司前台管理制度 公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位，它体现着公司的形 象，是公司形象代言人，公司对外联系的一个窗口，也是沟通公司内 部各部门与办公室之间的桥梁。具体工作内容和工作要求如下： 一、 日常工作要求 1、 前台上班时间为8：50—18：00 2 、 上班时要保持正确的坐姿； 3、 热情大方、自然、有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高； 4 、 公司领导或其他重要客人经过前台，应起立、热情、主动致意； 5、 熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容； 6、 保持前台工作区清洁、整齐、维持前台区域秩序，不聊天、不 吃零食不大声喧哗； 7、 谢绝推销。对陌生来客要提高警觉性，注意公司及员工财务安 全。 二、具体内容 （一）领导接待 1、领导来时，应立即起身，面朝领导，微笑致意：“XX 总好！”。若 某总要去经理室，应立即主动上前打开门，并用标准手势引领入内。 待领导座后，应尽快备茶倒水，一切就绪后，轻走闭门； 2 领导走时，应立即起身，为领导开门。微笑说：“XX 总，慢走！”。 （二）来访接待 1、有访客时，应立即起身，面朝来访者微笑致意：“你好，请问你找 哪位？”（“请问你有预约吗？”）； 2、明确受访对象，并确认预约之后，请来访客者稍等，立即为其联 系； 3、若要找的人正在忙，可以请其稍等，用规范的仪态引领来访者稍 做休息，入座倒水； 4、若等待时间过长，要主动关照来访者并向起说明，不可置之不理； 5、受访者的办公室门无聊是否开着，都需敲门，获得许可后方可请 来访者进入，为来访者备茶水后，前台尽快返回岗位； 6、若来访者明确受访对象，但没有预约，前台要先咨询，告诉相关 同事或领导助理 /秘书，XXX 单位的XXX 来访，不知道是否方便接待。 三、应聘接待 明确来访者应聘需求后，让其填写《应聘表格》，在应聘者填写表格 的过程中，先询问人力资源部是否有人事需求。若有，则将应聘者指 引至人力资源部办公室；若无，则将个人资料放入公司人才储备库， 并告知应聘者有需求会主动联系。 四、电话接待 １、前台接起电话的声音要不急不慢，并终保持轻松、忧郁的声调， 不得在电话中和来电者要脾气、使性子、说粗话； ２、接电话中，要勤说“请问”“对不起”、“稍等等”之类的谦词； ３、在电话铃响起的第二声的时候接电话； ４、接起电话首先要说“你好”XXX ，忌以“喂”开头； ５、如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让你久等了”。对知道 分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌的说“请稍等”，并 马上转接； ６、如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的 话，就要礼貌地询问对方是谁，哪个单位； ７、在打电话和接电话过程中都应牢记让客人先收线，因为一旦先挂 电话，对方一定会听到“嘟嘟”的声音，这样会让客人感到很不舒服； 五、快件的统一收发工作 １、发件：公司员工在前台领取并填写快递单后，填写《快递寄送单》 由前台统一寄出。寄件人所填写的快递结算单，应留前台存底以便查 询； ２、收件：前台收件后须填写《快递接收单》进行归类、登记并及时 发放，收件人领取须在登记表上签字。 六其他工作 １收到资料传真转交给传真指定人或传真事物负责人，收到商务或宣 传传真交于相关主管查看。前台是公司信息收集的重要位置，所有资 料必须归纳整理妥善，不得转告他人或泄漏他人，如有利于公司发展 的活动，讲座等（免费），可以向行政部进行推荐； ２、前台人员需要做好公司的机动清洁，看到杂乱、垃圾等情况，要 自动上前整理、清洁。前台接待处必须保持整齐。 ３、前台人员需存细填写《接线日志》，不准泄漏让他人知道； ４、有外地客服。要及时安排住宿，机票、火车票等，如公司同事外 出办公，要及时联系住宿，机票，火车票及当地气候或相关问题，做 好妥善处理； ５、检查前台办公桌锁、柜锁是否锁好； ６、若员工有用车需求，需至前台填写《车辆管理登记表》 七标准规范 （一）、迎客规范 １、客人走近时，应立即起身，面带微笑，点头示意，主动问候：“你 好！”； ２、如客人进入时接待人员正在接电话，则应尽快结束电话交谈，以 便接待客人，如有重要电话，头向客人示意，用手势安排就座。 （二）送客规范 １、客人离开时，应起身做好送客准备：站立，面带微笑，点头示意， 必要时亲自送客人至电梯口，并等待客人电梯到来； ２、送客要热情、礼貌、亲切、自然，用语简洁明了。一般用语：“再 见”、“请慢走”。 （三）电话规范 １、在电话