《国家行政机关公文处理办法》讲座.ppt

（三）归档要求 1、完整齐全； 2、符合要求； 3、归档来源； 4、必须是办理完毕的文件； 5、必须有保存价值； 6、以件为单位进行整理。 * 第六十二页，共六十八页。 (四)归档整理 （一）▼分类 ★分类要素：时间、机构（问题）、保管期限 ★分类方法 年度－机构（问题）－保管期限分类法 例：2006年 办公室 永久 定期（30年 10年） 综合处 永久 定期（30年 10年） 业务一处 永久 定期（30年 10年） 业务二处 永久 定期（30年 10年） * 第六十三页，共六十八页。 保管期限－年度－机构（问题）分类法 例：2006年 永久 2006 办公室 综合处 业务一处 业务二处 定期（30年）办公室 综合处 业务一处 业务二处 定期（10年）办公室 综合处 业务一处 业务二处 * 第六十四页，共六十八页。 （二）文件排列 在分类方案的基础上，按照时间结合事由的方法进行排列。 （三）文件编号 对排列文件进行的具体编码。主要使用归档章 * 第六十五页，共六十八页。 （四）文件编目 编制归档文件目录。 名称：归档文件目录 格式： 文件编号 责任者 文号 主题 日期 张数 备注 * 第六十六页，共六十八页。 （五）装订 以件为单位进行拆钉、装订。 （六）装盒 封面：立档单位名称 盒脊项目：全宗号、分类、保管期限、起止张页号、盒号 * 第六十七页，共六十八页。 内容总结 一、公文概述。下行文和平行文（不相隶属文件）。重要事项和重大行动的决定奖惩性决定。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（2）特点　　请示事项一般时间性较强。应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。（2）特点行文的被动性针对性集中性和明确性政策性和依据性。秘密等级和保密期限：密级分为绝密、机密和秘密。发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。在正文之后注明附件顺序、名称，在正文下空一行左空两行。成文时间：指公文生效的时间。主题词：是揭示公文内容，提高公文检索速度的规范化名词或名词性词组。字体字号：发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识。67 第六十八页，共六十八页。 附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项等。居左空两字加圆括号标注在成文时间下一行。 * 第三十页，共六十八页。 （3）公文版记部分 置于公文主题词以下的各要素统称为版记。 主题词：是揭示公文内容，提高公文检索速度的规范化名词或名词性词组。居左顶格标识，后标全角冒号，词目之间空一字。 抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。在主题词下一行，左空一字，标识“抄送”，后标全角冒号。 * 第三十一页，共六十八页。 印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印机关，在抄送机关之下，占一行位置，印发机关左空一字，印发时间右空一字，用阿拉伯数字。 * 第三十二页，共六十八页。 2、公文的排版形式 是指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。 公文用纸幅面尺寸：采用国际标准A4型纸，210MM*297MM,公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37MM，公文用纸订口28MM，版心尺寸156MM*225MM（不含页码） 公文书写形式：从左至右横排、横写。其标识第一层为“一”，第二层为（一），第三层为“1.） 第四层为（1） * 第三十三页，共六十八页。 字体字号：发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；秘密等级、保密期限、紧急程度、主题词用3号黑体字；主题词的词目用3号小标宋体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。 * 第三十四页，共六十八页。 3、公文的印装要求 双面印刷， 页码套正， 两面误差不得超过2MM， 左侧装订。 * 第三十五页，共六十八页。 （二）稿本 公文稿本是指公文的文稿和文本。文稿是指公文在撰制过程中形成的各种文字稿。 草稿：在定稿之