物业公司办公设备使用管理作业指导书.doc

物业公司办公设备使用管理作业指导书 物业公司办公设备使用管理作业指导书提要：当价值在100元以上的办公设备发生严重损坏或老化，由使用部门填写《报废申请单》，经相关技术人员、使用部门负责人确认、财务部审核、分管领导、总经理批准后，作废品处理 更多精品源自制度 物业公司办公设备使用管理作业指导书 目的 通过规范办公设备的使用管理，保证公司在实现服务过程中办公设备正常使用。 适用范围 适用于公司所有的办公设备。 定义 职责 行政办公室负责所有办公设备的采购及调配。 各部门负责属本部门使用的办公设备的管理。 机电管理部负责电脑、电话、传真机、打印机的维护保养。 内容 办公设备种类 复印机、传真机、打印机、摄像机、照相机、过塑机、音响设备、投影仪、扫描仪、电脑、电话等。 电脑管理 公司电脑根据其用途包括办公电脑和非办公电脑，两者的配置，都必须由部门根据岗位的需求，提出书面申请，经公司领导审批后，由机电管理部根据需求选型，行政办公室负责新机的采购。 1、办公电脑的管理 （1）各岗位的电脑由所在部门指定其主要使用人为该电脑管理员，负责该电脑的日常使用，其职责如下： ?负责设置、修改该电脑的用户密码，并报公司备案； ?负责该电脑的日常管理及报修； ?定期对硬盘进行整理，对需要保留的电子文档进行备份，清除垃圾文档； ?定期对电脑进行杀毒，对外来软件进行安全性检查，确认无误后方能使用。 ?每周填写电脑运行周报。 （2）任何人未经许可不得使用他人的电脑。 （3）办公电脑的软、硬件配置不得自行增删变更，如有需要，须经请示批准后，由机电管理部技术人员实施。 （4）办公电脑如需上网，须经所在部门提出书面申请，报请行政办公室、分管领导批准后，由机电管理部负责接入。不得在网上浏览与工作无关的网站，下载与工作无关的网络信息资料。 （5）机电管理部负责办公电脑及其相关外部设备的维修，并定期（每月一次）对电脑的使用情况进行检查；根据电脑使用情况不定期组织电脑操作知识的培训。 （6）下班后相关责任人检查电脑是否正确关机，正常情况下不得强行关机。 2、非办公用电脑的管理 （1）此类电脑包括：空调集控、水电抄表、BAS、停车场系统、消防系统、监控系统、咨询台用。 （2）此类电脑的日常管理维护由使用部门负责，机电管理部负责定期保养和问题处理。 （3）此类电脑的损坏将直接导致服务受到影响，所以禁止在电脑上进行与系统无关的操作，禁止使用外来磁、光盘。 传真机的管理 1、行政办公室负责接收公司各类传真，并及时作好记录，并及时通知收件人到行政办公室办理签收。 2、因公对外发送传真应办理登记手续，登记完毕后方可发送，因私传真未经批准一律不予传送。 3、使用传真机时需要注意，发送多页单张原稿时，其宽度必须一致；原稿上的订书钉应先取下，尺寸过小或不完整的原稿应夹在硬塑薄膜中发送，以免卡住或损坏原稿。 4、安装于普通市内电话网及普通长途电话线路上的传真机，一般不能用来传送机密文件。 5、不得把传真机当作复印机使用，下班时应将传真机设于自动收文状态。 6、传真机应放在清洁而阴凉的地方，避免潮湿和高温，不准擅自拆卸。 7、传真机的安装应平稳，要防止灰尘进入机内。为预防事故，安装时应接地良好，并设有避雷装置。使用频繁的机器要经常进行清洁维护。 8、传真机出现重大故障时，应找专业技术人员检修。 9、因公使用长途电话应作好使用登记，注明拨打单位，简要描述通话内容，经行政办公室主任批准后使用。下班后应锁闭传真机长途功能。 办公电话管理规定 公司电话属于办公用途，为了保证工作的正常开展及业务的畅通，加强内部管理，合理控制费用成本，特对办公电话管理作如下规定： （1）报销额度：详见《电话功能及月话费额度核定表》。 （2）报销管理 职责： ?行政办公室和机电管理部根据公司批准的《电话功能及月话费额度核定表》对办公电话功能及话费进行调整和控制。 ?各部门电话功能及月话费额度调整需按程序申报：部门经理批准→行政办公室主任审核→分管领导批核→总经理批准。 ?机电管理部负责于每月3日前打印汇线通电话的话费统计明细报行政办公室，行政办公室负责审核当月话费额度标准，并于每月5日前将超标话费明细交财务部执行扣款；直线电话月话费明细由机电管理部根据电信部门统一扣款日期打印清单报行政办公室。 ?行政办公室不定期抽查电话清