05 第四章 会计核算软件的操作要求(1-3).pdf

第四章 会计核算软件的操作要求 第一节 电算化会计核算基本流程 一、手工会计核算基本流程 填制记账凭证…登记日记账…登记明细账…登记总分类账…结账 对账…编制报表。 二、电算化会计核算基本流程 手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很 大差别。 （一）编制记账凭证 三种方式： 1.手工编制完成记账凭证后录入计算机。 2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当 在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 3.由账务处理模块外的其他业务子系统生成会计凭证数据。采用这 种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。 （二）凭证审核 具有审核权限的会计人员审核已由他人输入计算机的会计凭证。 （三）记账 特点： 1.记账是一个功能按键。按下该功能键后，将由计算机自动完成相 关的账簿登记。 2.同时登记总账、明细账和日记账。 3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬 家”，不产生新的会计核算数据。 说明：对于已记账的会计数据只能使用留有痕迹的修改方法。因此 记账操作在计算机条件下成为对记账凭证错误的修改是否留有痕迹的 分界。 （四）结账和编制会计报表 通过一次性预先定义账户的结转关系和账户报表数据对应关系，结 账和编制报表是作为一个步骤由计算机自动完成。 说明:在第一次使用电算化软件时，通过系统的初始化设置来完成类 似手工的建账工作。 第二节 账务处理模块基本操作 一、系统初始化 系统初始化包括：设置操作员及权限、设置会计科目、设置各种辅 助核算项目、设置外币币种及汇率、录入科目初始余额、科目余额试算 平衡、设置凭证类别等。 (一) 设置操作员及权限 1.设置操作员：增加、修改和删除操作员 2.设置操作员权限：增加、修改、删除操作员的权限 （二）设置会计科目 内容：编码、名称、余额方向、辅助核算、外币核算、数量核算等。 1、设置科目编码 编码规则是指 分类编码共分几段，每段有几位。一级至最底层的段数 称为级次。每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码 级长之和。 编码唯一、按级次先后次序建立、用数字英文字母表示，不能使用、 @、空格等其他字符。 2、设置科目名称 是证、账、表上显示和打印的内容，避免重名，可以用汉字、英文 字母、数字等，不能为空。 提示： ·增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。 ·科目一经使用，就不能再增设下级科目，只能增加同级科目。 ·由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输 入操作产生影响，因此，在建立会计科目时，要小心并反复检查。 3、设置余额方向 资产类、成本类在借方，负债类、所有者权益类在贷方，损益类无 余额。 一级科目必须选择输入，也只能在一级科目设置科目性质，下级科 目的科目性质与其一级科目的相同。 已有初始余额或已用于填制凭证的科目不能再修改科目性质。 4、设置辅助核算科目 部门、项目、银行账、日记账。一般设置在最末一级科目。 库存现金科目要求设为日记账，银行存款科目要求设为银行账和日 记账。 5、设置外币核算科目 6、设置数量核算科目 按指定的计量单位进行分类和汇总。 （三）设置各辅助核算项目 1、部门 2、往来单位 3、部门 4、项目 （四）设置外币币种及汇率 仅录入固定汇率与浮动汇率，制单时用哪种汇率由账簿初始化设置 决定。 （五）录入科目期初余额 1、对于无设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。 年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。 年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累 计发生额，系统会自动倒算出年初余额。 期初余额余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目 的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。 2、对于有辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。 在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明