RoHS体系文件资料管理程序.doc

RoHS体系文件资料管理程序 修订 日期 修订 单号 修订内容摘要 页次 版次 修订 审核 批准 2011/03/30 / 系统文件新制定 4 A/0 / / / 批准： 审核： 编制：  RoHS体系文件资料管理程序 1.0目的： 对公司内部已经运行的RoHS体系文件进行管理和控制，确保其适宜与有效，并确保相关部门能够获得适用文件的有关版本。 2.0适用范围： 适用于本公司对RoHS体系文件的管理，包括内部文件和外部文件。 3.0职责分工： 3.1管理者代表组织相关部门编制管理手册。 3.2相关部门编制程序文件和作业指导文件。 3.3总经理批准管理手册。 3.4管理者代表批准程序文件。 3.5各部门主管会签程序文件，批准作业指导书。 4.0名词定义： 4.1内部文件：体系内部文件包括管理手册、程序文件和作业指导文件，以下简称文件。 4.2外部文件：体系外部文件包括客户提供的标准和要求、公司收集的有关法律法规等文件。 5.0程序说明： 5.1文件的编制： 5.1.1公司管理者代表根据有关体系标准和客户的要求编制管理手册，明确各部门在体系运行中所负担的职责，体系各要求的具体流程和运行方法等。 5.1.2公司管理者代表根据有关体系标准和客户的要求组织相关部门根据标准和客户的要求编制程序文件，详细描述体系各项要求的具体职责、操作步骤、操作要求等。 5.1.3各相关部门根据管理手册和程序文件的要求，视需要编制本部门的操作指导书，描述各过程的具体操作步骤和方法。 5.1.4各部门编制文件前应到行政部申请文件编号，由公司行政部按附件1“文件编号规则”给出。 5.2文件的批准与发布： 5.2.1管理手册经总经理批准后发布实施。 5.2.2程序文件经编制部门主管审核，相关部门主管会签，报管理者代表批准后发布实施。 5.2.3作业指导文件经编制部门主管审核，相关部门主管会签后发布实施。 5.2.4上述审核批准及会签记录于各文件的封面。 5.2.5各部门需将批准的文件原件交行政部登记于公司“受控文件一览表” 。 5.3文件的发放控制： 5.3.1行政部文控人员填写“文件发放回收一览表”，明确文件发放范围，经管理者代表批准后发放。 5.3.2行政部文控人员按批准的文件发放份数进行复印，在文件首页的相应位置加盖受控印章，注明分发号后下发各部门。文件原件由文控人员保留，并需在每页的背面加盖受控印章。 5.3.3文件发放时，各部门接收人员应在“文件发放回收一览表”上的相应栏位签字确认，并核对收到的文件是否完整（核对页数），如有问题及时解决。 5.4文件的使用与保存： 5.4.1各部门使用文件时应保护好文件，确保文件清晰，易识别。 5.4.2未经许可，任何人不得在发放的受控文件上作任何标记或更改。 5.4.3未经许可，任何人不得将受控文件私自复印。当有需要时，需向行政部提出申请，经管理者代表同意后行政部发放。 5.5文件的更改： 5.5.1相关部门在使用文件过程中发现文件有不适宜处时，可填写“文件更改申请单”提出文件更改，按本程序5.2的相关审批流程审批后交行政部实施更改。 5.5.2当客户的要求或收集的法律法规有变化时，相关部门可填写“文件更改申请单”提出文件更改，按本程序5.2的相关审批流程审批后交行政部实施更改。 5.5.3文件的更改可分为划改、换页和换版三种形式。 划改是针对更改内容较少的情况,将需改掉的部分以双直线划掉，然后在近处写上更改后的内容后发放； 换页是针对更改内容较多，且集中在一页时的情况，将要更改的页进行整页更换，注明更改次数后发放； 换版是针对整篇文件有多处需要更改，且分散在文件的多页，需将整份文件进行更换，重新按5.2进行逐级审批后发放。 5.5.4更改后的文件由更改提出部门视需要提出培训要求，执行《人力资源管理程序》的培训条款。 5.6文件废止： 5.6.1当文件整份换版时以及文件经多次更改不便使用时，原版次文件需进行废止。 5.6.2文控人员填写“文件废止申请单”，注明废止原因和废止份数，经管理者代表批准后回收，并记录于“文件发放回收一览表”。 5.6.3作废的文件可以销毁或切割后反面做回收纸使用，文件的原件由行政部在每页文件正面加盖“作废”印章，并保留至少三年，以便追溯。 5.7外来文件控制： 5.7.1市场部负责收集客户有关要求或标准，交行政部文控人员登记于“外来文件一览表”后发放。 5.7.2市场部负责收集有关法律法规，交