综合办公室工作流程及人员职责手册.doc

综合办公室 工作流程及人员职责手册 2010年8月1日 综合办公室 工 作 流 程 综合办公室主要工作内容：执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理；执行各种费用的控制交纳；执行对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行事务管理；执行后勤管理；执行日常事务处理；执行上级交办事务等。 人事新进人员于报到日，随后逐项办理下列：)领取；)视情况。随后应办理下列事项：) 更新员工花名册，建立考勤；(2) 收齐报到个人资料档案 二、执行各部门基础设备、设施维修管理 综合办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。 所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。 三、执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。 各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 四、文件资料收发管理 各类文件资料收发均需在登记薄上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类信息应登记后及时传递给相关部门； 五、执行各种费用的支付、控制 按时申请、交纳、控制各项费用，例如：办公费用、接待费、车辆加油等；并将所要交纳的各项费用进行记录，对各项资金归类管理。做到资金的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。 六、执行对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是项目正常运转的关键，综合办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。 七、执行处理突发事件 各种突发事件出现后，综合办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对项目或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护项目或员工的利益，树立好的整体形象。 八、后勤服务保障 综合办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对生活和工作环境、车辆、厨房、卫生的管理，收集员工建议，缓解员工情绪，采取有效措施进行改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态。 安全保卫工作是企业的一项重要工作，保卫科是安全保卫工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、消防工作列入议事日程，要充分明确重点安全消防范围，不定期地组织检查，认真查出安全消防隐患，及时消除潜在的安全、消防危害并作好记录。 九、日常事务处理 综合办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，综合办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。。 十、执行上级交办事务 优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。 人 员 职 责 综合办公室职责 一、负责项目部生活用品、办公用品的购置、登记、发放及管理工作。 二、负责项目部的后勤管理及供应及保障工作（包括食堂、住宿、卫生、水电、日常杂事等）、 三、负责各部（室）电脑、打印机、复印机、电话、空调等使用、保养、维护工作。 四、负责相关文件资料的收发、整理、归档归档工作，各类文件的打印分发工作，同时做好各类会议的安排和记录工作。 五、负责项目部的车辆的管理使用工作，对各部（室）用车进行合理的调配和安排。 六、负责各部（室）综合协调、沟通、及相关的接待等工作。 七、负责项目部宣传报道、企业文化建设事宜。 八、负责员工目标责任制的检查考核和考勤工作。 九、负责负责员工各种假期的管理，办理员工请假、销假手续，并建立台帐，做好每月员工考勤整理工作； 十、负责负责公司范围的综合治理及治安、保卫工作。 十一、负责办理领导交待的其他各项工作。 综合办公室主任职责 一、对日常事务工作全面负责，认真履行服务、协调的职能。 二、负责项目部生活用品、办公用品的购置管理工作。 三、负责项目部相关文件资料的管理、控制，同时对各部(室)资料控制负有指导、检查的职责。 四、负责办公费用及电话费用的控