北京某公司技术资料管理规定.doc

PAGE PAGE 2 技术资料管理规定 目的 对于公司产品相关文件进行控制，并确保相关场所使用的受控文件均为有效版本。 适用范围 适用于本公司产品的相关文件。 职责和权限 由技术档案管理部负责人负责对本程序的编制、修订、实施。 由管理者代表对本程序的编制、修订进行审核、批准。 由质检部负责对本程序的执行情况进行评审。 办公室负责对本程序文件的保管、发放。 程序 文件控制范围 公司内现有的，不包括未收集到的：法律、法规、标准（国标、行标） 公司产品的标准（企标）、试验报告、试用报告（临床报告） 公司产品的使用说明书、技术说明书、更改说明书等说明文件 公司产品的图纸及其清单 公司产品确认的评审记录 文件编号 本程序文件的编号按办公室《文件控制程序》编制。相关记录的编号按照办公室《记录控制程序》编制。 技术档案编号 公司产品图纸编号由该产品负责人确定造册，且应有明细清单做到对应可查。 外来图纸沿用原编号，且按国家、公司、产品型号、原编号归档备查。 产品说明书编号原则 产品型号 产品型号 J A0 字母A为版本号，用26个字母表示。 数字0表示当前版本修改次数。 首位字母J为技术说明书 首位字母S为使用说明书 首位字母X为修改说明书 办理归档产品及已经归档产品型号 技术文件的接收、归档 总则 公司产品的技术档案发放前应已经得到审核、批准，以确保文件的正确、有效。 外来文件（客户技术文件、法律、法规、标准），由申请人核对文件正确、有效性。或从公认的场所直接取得最新版本。 公司产品的技术文件接收 技术档案申报归档前，应该已经由技术部审核、批准。且必须具有“项目负责人、主持审核人、批准人”的不为同一个人的签字（或人名章）。 技术档案在满足上条原则下，由项目负责人填写《申请归档记录单》 由技术档案管理部核对《申请归档记录单》确认文件属实。由核对人签字接收。 文件接收后由签收人填写《在档技术文件记录》。 核对时如果图纸中出现有号无图的情况，需要在明细表的备注中注明无图。 非公司内产生的技术文件的接收 文件应符合本程序4.4.1b)的要求。 有提供人填写《申请归档记录单》，并出具文件正确有效证明。 由技术档案管理部核对《申请归档记录单》确认文件属实。由核对人签字接收。 文件接收后由签收人填写《在档技术文件记录》 核对时如果图纸中出现有号无图的情况，需要在明细表的备注中注明无图。 技术档案清查 技术档案每年清查一次，视情况可增加次数。 清查后填写《清查记录》。 技术档案的保存 公司产品图纸的存档 白图 白图为技术受控文件，用于存档，不可随意外借。如必须外借，需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 蓝图 蓝图为技术受控文件，用于传阅、生产、采购等工作的外借。借出时，需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 PDF、DWF文件 PDF、DWF文件为公司发布文件。文件PDF格式为Adobe Reader7可以浏览的格式。文件DWF格式为原版AutoCAD2007可以浏览的格式。对外发布的电子技术文件必须以这些格式发布，防止传阅过程中的更改。借出时，需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 图纸电子源文件 DWG文件为工程图纸受控文件存档的标准格式。文件DWG格式为原版AutoCAD2007可以无障碍浏览的格式。如有特殊字体等需要备份字体文件。不可随意外借，借出时需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 其它格式文件 由于工程师使用的绘图软件不同造成源文件非DWG文件，则需要按照d)条款转换图纸格式存档，且非dwg文件一并归档，一并给归档的还有注明绘制软件的名称和版本号的说明文件。说明文件的文件名为“非DWG文件查看说明.txt”。 非DWG的源文件，也是受控文件。不可随意外借，借出时需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 公司产品技术文件的存档 文本、表格 凡已经经过技术审核、批准的技术文件属于受控文件，必须以PDF格式保存，避免不当修改。文件PDF格式为Adobe Reader7可以浏览的格式。不可随意外借，借出时需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 纸质文件原件 纸质文件原件是经过技术审核、批准的技术文件属于受控文件。文件必须在封面、骑缝加盖*****章。不可随意外借，借出时需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 复印件 复印件是“纸质文件原件”的复印件。用于传阅、借出。借出时需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 外来文件的存档 PDF、DWF文件 外来文件需要转存为PDF、DWF文件格式归档，格式要求参照4.4.1c）。借出时需要按照本程序“文件发放和领用 源文件 非本公司产品的技术文件，为受控文件。一般只借出pdf、dwf文件。借出时需要按照本程序“文件发放和领用”条款处理。 纸质文件 非本公司产品的技术文