关于提高办室各部门及人员工作效率方案.doc

因各部门、各环节衔接方面工作，无具体明细的责任人和相关文件、事件跟进处理责任以及处理时效,并且无监督和 监察依据，导致办公室人员工作效率低下。经召开各部门协调会议得出解决方案如下： 一：明确定单流转流程和各部门对接人以及单据流转时效性和各环节工作时效性。 (见下图1-1） 订单运作流程图 ` ` 1：业务部 下单周期要求：正常情况下（标准配置或局部改动），业务定单需保证90天周期（从下单到交货）。 定单明细要求：各设备技术要求、配置明细、备品清单需明细表明。（特别配置或客户有指定品牌的物料要标明）。 2:孙娟 系统下单要求：收到业务定单信息（销售定单和售后服务定单）后一个工作日内，需把业务定单下到袁阿新,并同时出ERP系统业务单。（所有单据转接需有签收记录） 定单跟进要求：根据定单要求，跟进各定单的图（1-1）里各个环节进度，考核指标为各环节确定周期内是否按时完成。 3：袁阿新 收到定单后，一个工作日内把定单下放到各部门，适时组织召开定单评审会议，根据定单各设备要求明细结合会议讨 论了解得到各部门的实际情况，初步定出定单交货计划日期和各部门工作计划（各部门工作计划要求交期：包括：设计部，张文收到定单后3天内交出出图计划；标准装置设备+小改动15天内出完图纸清单，袁阿新，收到业务定单后3天内交 出装配组装计划，收到加工清单后3天内交出机加生产计划，机加生产周期一个月，装配组装计划一个月;物控+外协采购： 孙士勇收到设计清单和图纸3-7内：出原材料采购计划+在不受资金影响情况下保证材料回厂，15天内做出采购计划并下出 所有外协采购定单和生产加工清单，一个月内回齐所有物料；市购品采购：易俊利收到设计清单，3天做出采购计划，7天 内下出所有采购定单和采购计划，一个月内回齐所有物料；）随时跟进监督各计划上交进度，以及计划执行进度和情况。（其 中生产计划、采购下单+采购计划时间为同时进行，采购回货周期与加工周期重叠：设计15天+（各部门计划和下单）15天 +30天（生产加工+采购回货）+30天（装配组装）=90天。 （生产计划、外协采购计划+加工清单、市购品采购计划、设计出图计划需给到邓总一份，设计出图计划需给到袁阿新一份，生产计划+外协采购计划+加工清单、市购品采购计划、同时需给到仓库一份，仓库每天根据相关物料计划，记录和核对物料实际回货或入仓日期，月底统筹得出及时率和达标率）。 备注：如几个定单重叠，二个定单内，设计部门出图、清单，生产计划不变，采购计划+采购定单下单，顺延相对应周期天数，机加生产顺延相应接图纸和材料到货周期，装配有物料情况下一个月二条生产线同时进行（保证一月一条生产线，搬入新厂后机加+装配目标值为一月二条生产线），各事项考核、监察依据见第二大项。 4：设计部 出图、清单、BOM周期要求：标准设备定单或标准装置定单包括小改动15天内，大改动及新设备根据难易程度结合交期还定。（包括跟定单一起下的备品清单，新设备铸件须优先出图） 中途增加设备或备品：标准设备或标准物料，正常进度为3-7天，特殊情况特殊处理。 新设备投产要求：设计部门需指定专人现场跟进解决问题，并把修改部分及时以出ECN形式给到物控部（物控部及时做出物料调整和跟进：包括下 物料需求 采购指令 加工指令 退货指令 发货指令），如牵涉技术上问题，技术部门需同时联系生产部门。新设备组装完后，设计部门需指定专人（建议由该设备跟进人员），对该设备所有物料、图纸进行整理归档，ERP专员参照整理后清单进行BOM核对，交主管工程师审批签名确认后进行存档。 新设备出机后要求：设计部需通过售后服务部门或自部门，联系客户了解设备使用情况，在得到实际使用确认OK后方能把设备定型，物控部门才能对这一新设备物料执行根据定单数量进行实际需求型的批量采购。 备注：图纸、清单负责下发人、与外部门单据联系人：张宁 5：物控+外协采购 在收到各定单设备零件、市购品物料清单后，一个工作日内要给到市购品采购（只需市购品清单）、仓库和装