办公室岗位说明书（5岗）.doc

广西创新港湾工程有限公司管理咨询项目 PAGE PAGE 5 办公室主任岗位说明书 岗位名称 办公室主任 所在部门 办公室 直接上级 总经理 直接下级 秘书、司机、后勤、信息管理员 岗位定员 1 所辖人员 4 一、职责与工作任务：负责组织实施公司行政日常事务管理和领导交办事务 职 责 一 职责表述： 组织实施公司文书、档案管理工作 占全部工作时间的百分比：50 % 工作任务 组织制定公司文书、档案管理制度和实施细则，经批准后，负责组织实施、检查、改进 起草、会签公司行政管理制度、文件 负责组织公司档案室的管理工作 职 责 二 职责表述： 公司法律事务的联络工作 占全部工作时间的百分比：5% 工作任务 负责聘请公司法律顾问事宜 负责联系律师处理公司法律方面的事务，协调律师和公司各部门、项目部涉计法律方面的事务安排 负责协调律师处理本公司法律事务的外部安排 职 责 三 职责表述：负责组织公司会议筹备工作 占全部工作时间的百分比：5% 工 作 任 务 负责组织制定公司会议方案、会议通知、会议材料 负责安排会务工作（会议场所、住宿、就餐、饮用水等事宜） 负责会议纪要的撰写、发送、任务的督办事宜 职 责 四 职责表述：负责公司信息管理工作 占全部工作时间的百分比：5% 工作任务 负责组织公司信息规划工作和年度、月度信息管理计划的制定实施工作 负责组织公司有关软件的选型、辅助实施、维护工作 负责组织公司信息办公设备的配置、维护、公司网页维护工作 职责五 职责表述：负责印章管理制度的实施 占全部工作时间的百分比：5% 工作任务 负责制定公司印章管理方面的制度并贯彻实施 负责组织公司及内部各部门印章的刻制、备案留存、领用手续的执行 负责检查本部、项目部印章管理制度的执行情况并提出改进意见 负责印章出现意外情况的处理 二、权力： 权限1 具有对下属工作安排的决定权、监控权 权限2 具有部门预算内的费用使用权 权限3 具有对公司制度和规范执行情况的检查权 权限4 具有对公司各部门办公秩序的监督检查权 权限5 具有对各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权 权限6 具有对公司场所的使用的审批权 权限7 三、工作协作关系： 内部协调关系 公司高层管理人员、中层管理人员、各项目部管理人员 外部协调关系 政府机构、工商局、交通部门、物业管理部门 四、任职资格： 教育水平 大专及以上 专业 管理及相关专业 专业 培训 培训内容 培训方式与时间 公司主要制度培训 计算机知识、法律知识、 生产管理知识、质量管理知识、工商管理知识、人力资源管理知识、公共关系培训 相关经验 5年以上相关工作经验，3年以上管理岗位工作经验 专业知识、技能 具备管理知识、文字表达、工作组织协调能力和沟通能力 管理知识、技能 具备企业管理知识、文秘工作知识、领导能力、分析与判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、综合协调能力 五、其它： 使用工具/设备 计算机、一般办公设备、交通设备 工作环境 一般办公环境 工作时间特性 正常工作时间、偶尔加班、偶尔出差 所需记录、文档 备注： 行政秘书岗位说明书 岗位名称 行政秘书 所在部门 办公室 直接上级 办公室主任 直接下级 岗位定员 1 所辖人员 一、职责与工作任务：负责公司的档案管理、往来文件的收发、印章管理和其他日常事务管理 职 责 一 职责表述：负责档案的有序管理和日常借阅 占全部工作时间的百分比：15% 工作任务 负责移交上来需归档的文件资料的汇总、整理、归档工作 作好档案日常的整理和借阅的经办工作 按照规定作好到期文件资料的销毁工作 职 责 二 职责表述：负责月报按时、准确的收发 占全部工作时间的百分比：15% 工作任务 按照规定，做好月报的接收和转发工作 按照规定，做好月报的存档工作 负责督办月报的上报工作 职 责 三 职责表述：负责会议任务的跟踪与督办 占全部工作时间的百分比：15% 工作任务 负责编写和发放行政任务督办单 负责监督和落实下发任务的完成情况 做好超期任务的督办工作 参与和配合行政中心月报表的制定 职 责 四 职责表述：负责印章的日常使用和妥善管理 占全部工作时间的百分比：15% 工作任务 负责印章的管理和施印工作 做好废弃、遗失、损坏印章的妥善处理工作 职 责 五 职责表述：负责会议的筹备和后勤工作 占全部工作时间的百分比：10% 工作任务 负责会议文件资料的准备工作 参与和配合安排会议人员的食宿 参与和配合会议场所的布置工作 作好会议记录工作 职 责 六 职责表述：办公室日常工作的处理 占全部工作时间的百分比：25% 工 作 任务 作好公司快递、信件的签收、送达工作 完成办公室日常文件的打印、复印工作 作好办公室来电、传真的接收记录工作 负责公司每月水费、电费、物业管理费的交纳登记工作