公文写作处理注意事项.ppt

公文办理完毕后，应当及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。 1、集团部室、子公司各部门的公文，一律由本单位办公室公文处理人员保管、立卷，并定期交档案室归档。 2、各单位公文处理人员应将办理、传阅完毕的公文，参加会议带回传达后的公文，按其来源和性质分别进行整理、编目，及时退交办公室；单位和个人不得保存应该归档的公文。办公室应将经手处理和本单位产生的公文，分类立卷，当年的公文应于次年第一季度整理归档完毕。 收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 1、签收：签收一般包括拆封、清点、分类三个环节。 ⑴ 拆封 拆封是指拆装有文件、资料的信封或文件包，取出文件的过程。 ① 简要分类。一般公务文书由秘书人员拆封；绝密件一般由文秘部门负责人拆封；私人信件除授权外，一般不要拆封。 ② 拆封时注意不损坏文件，同时，要注意将封内文件取清，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因。 ③拆封后的文件要单独存放，不要与已处理文件混放，更不要将未处理文件让他人乱放和拿走。 ④逐封核对来文，发现错送文件，应及时与发文单位取得联系并退回；发现短少、文件不符、错送文件等，联系后妥善处理。 ⑤ 拆封后的空封筒应集中放一段时间，以便一旦发现差错及时核对查询。 ⑵ 清点 清点是对拆封后的文件进行检查核对的过程。 ① 按来文单位或签收回执标明的来文单位、标题、编号、数量等仔细查对，发现问题，及时处理。多收的文件要退回；对短少份数的，要及时通知发文单位补齐；对错发的文件要及时调换更改。 ② 检查文件是否齐全完整，看是否缺附件，是否缺页、白页、有无落款、加盖印章、成文日期等。 2、登记 登记是收到应登记的文件，对文件来源、存在、去向、密级、缓急程度、编号、内容和处理、运作过程情况的记录。 注意事项： 必须逐项登记，不得漏登、省略。 等记时不得重复和跳号。 字迹必须清楚、工整，并符合档案要求。 登记后的文件必须加盖收文章。 ⑶ 分类 分类是将清点后的文件按不同标准和要求分类 分类一般标准有： 按发文机关分，通常有中央、省、市（地区）、县（市）等。 按行文方向分，有上行文、下行文、平行文。 按文件内容分，有需办理文件和阅知的文件两大类。有时，也可按文件、简报、资料三大类进行分类。 按登记文件和不需登记文件分为两类。 3、分发 分发文件要准确及时、主次分明、手续齐全。 注意事项： 严格穿越范围。 严禁文件横传，文件传阅只能直线联系。 检查清理文件。要做好“四查一注”工作：一查有无阅文漏传应阅人；二查有无批办意见；三查有无缺失文件；四查有无阅文过长、内容过时；一注即对传阅退文情况进行全面记录备注，以备查需。 4、拟办：一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见，拟办意见应简明、具体、得体。 5、批办：领导对来文提出处置意见。 6、承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的办公室并说明理由。 7、催办与查办：对需要办复的文件，要根据缓急程度和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促；对未按规定时间办结的文件，要督促承办部门或承办人加快办结，限期报结。 科室、部门 分管领导 主要领导 办公室 开始 登记、拟办 处理 结束 批示 分管领导意见 办理、传阅 收文处理示意图 办公室 登记 填写收文 处理标签 签收 公司 领导 批阅 办公室 负责人 拟办意见 相关部门意见 主管部门意见 立卷 归档 移交 档案室 办公室 登记 跟踪督办 办结完毕 反馈 相关单位 承办 单位 承办 反 馈 反 馈 反馈 收文处理流程图 请看案例 适用于子 公司内部 右空4字 适用于各区域、子公司 给部室、股份及 集团公司的报告 二〇一一年**年**月 以上请示，请审批。/特此报告。 公文归档 公文写作及处理注意事项 1 2 3 4 公文格式 公文行文规则 5 发文办理 收文办理 公文归档 公文的格式由眉首、主体、版记三部分组成： 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首； 置于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； 置于主题词以下的各要素统称版记。 公文格式的组成 眉 首 主 体 版 记 份号 秘密等级 紧急程度 发文机关标