用EXCEL输入要归档的文件并转ACCESS数据库.doc

用EXCEL输入要归档的文件 在输入的时候，要按下面的设好的类别分类 件号 责任者（内容格式例如：襄樊市襄阳区财政局。注：要加全称，区财政局，要改成襄樊市襄阳区财政局；市财政局，要改成湖北省襄樊市财政局，以此类推） 文件编号（文号—内容格式例如：襄政发[2010]16号） 提名（标题，和责任者一样，里面有对准的区或市职单位，都要加全称，如：区财政局，要写为襄樊市襄阳区财政局，以此类推） 文件形成时间（格式例如 页数 实体分类号（内容例如：党群工作类） 保管期限（分：永久、30年、10年） 归档年度（内容例如：2009，不要加年） 备注（一定要写，因为有些科室里面有市转省的下拨资金的文号要写的备注里面） 保存的时候，把上面的这些，名称都去掉，只保留打上去的要归档的内容，这样是方便转成数据库文件，以导入档案管理软件（例如：以前是这样的 图1 ） 图一： 件号 责任者 文件编号 提名 形成时间 页数 实体分类号 保管限期 归档年度 备注 1 办公室 　 局办公室2007年工作总结和2008年工作打算 20071125 7 行政工作类 10年 2007 　 在打的时候，要打成这样，但是打完了以后，保存的时候，要把上面的那一排去掉，只保留内容，方便转数据库格式。保存的时候，一定要把名称类别写好，不然不知道是那一个类别了。 如 图二： 1 办公室 　 局办公室2007年工作总结和2008年工作打算 20071125 7 行政工作类 10年 2007 　 2 法规税政科 　 2008年法规税政工作暨“五五”普法依法治理法治宣传教育规划 20071202 5 行政工作类 10年 2007 　 4、用EXCEL输入的归档文件转成ACCESS的数据库，步骤如下 点右键，新建一个ACCESS数据库文件（改一名字）； 打开新建的ACCESS数据库文件； 点击左上角文件选项； 点获取外部数据； 导入----找到导入年度（就是打好的EXCEL表，在下方文件类型中选EXCEL格式，就出来了）----选择年度----点下一步----下一步---下一步----不要主键--下一步----名称（名称不要太长）----完成。 点设计---字段1、6、9为数字，下面的字段大小改成整形；其他2、3、4、5、7、8、10都为文本；然后保存 7、转好格式的ACCESS表导入档案管理软件 打开档案管理软件----数据管理----数据导入 点右上方 表选择 中选---第二项 归档文件 点中间 源库连接-----边框中选择ACCESS------下一步----路径（选择刚才转好的ACCESS格式文件）----点完成 选择 字段1—在下面选择 对应目标列（把对应的字段名称全部对应到位，以此类推如图三；