Excel2010-4.pptx

第10讲分析、统计数据与数据保护认知目标了解数据保护的作用；能正确理解数据清单的相关概念。能力目标熟悉保护数据的基本操作；掌握分析、统计数据常用的方法（排序、筛选、分类汇总、数据透视表）。Excel2010分析、统计数据数据清单使用条件格式分析数据数据排序数据筛选数据分类汇总创建数据透视表数据有效性1.数据清单建立数据清单 Excel提供了数据库操作功能，Excel的数据库是由行和列组成的数据记录的集合，又称为数据清单。数据库操作可以对大量复杂数据进行组织，用户通过它可以方便地完成查询、统计、排序等工作。 数据清单是指工作表中连续的数据区，每一列包含着相同类型的数据。 数据清单由记录、字段和字段名3个部分组成。数据清单中的一行是一条记录。数据清单中的一列为一个字段，是构成记录的基本数据单元。注意：在工作表中输入数据并建立数据清单时，在数据清单的第一行创建字段名，字段名所用的文字不能是数字、逻辑值、空白单元格等。数据清单与其他数据间至少留出一列或一行空白单元格2.使用条件格式分析数据利用格式化条件分析数据当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者…，便可利用设定格式化的条件功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。设定格式化的条件功能的各种资料规则每种规则中尚可选择更细的设定条件2.使用条件格式分析数据实例1：分析书籍排行榜资料 以下再来练习不同的设定格式化的条件项目：2.使用条件格式分析数据用包含下列的文字规则标示相同出版社的项目包含下列的文字规则可帮我们找出某单元格范围中，符合特定字符串或数值的数据。假设我们想查询书籍排行榜中，某作者的书大约有多少本位于榜上。我们先选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行『突出提示单元格规则／包含下列的文字』命令：设定要标示的格式输入作者名称，在此输入“三采”按确定钮2.使用条件格式分析数据从标示的结果可以发现作者三采有不少书籍名列榜中2.使用条件格式分析数据用发生日期查询出版时间发生的日期规则，会帮我们标示出符合某时间条件的单元格数据，例如我们想找出本月出版的书籍，便可选取书籍排行榜工作表范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行『突出提示单元格规则／发生的日期』命令来做查询：设定标示的格式按确定选择要查询的时间范围，此处选择这个月2.使用条件格式分析数据标示出版日期在本月份的项目2.使用条件格式分析数据利用重复的值标示出畅销作者重复的值规则可标示出数据范围内，单元格数据有重复的项目。倘若我们想知道有哪些作者是排行榜的常客，就可以利用此规则来查询，选取查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行『突出提示单元格规则／重复的值』命令：设定标示的格式标示出重复出现在榜上的畅销作家选择重复按确定若在此选择唯一，则可标示只出现过一次的名字2.使用条件格式分析数据实例2：查询业务员业绩以上示范的是格式化条件中，属于突出提示储存格规则分类的项目，我们接着再来进行项目选取规则分类的示范。以销售业绩数据为例，我们要从一堆数据中找出业绩优秀与不佳的资料：用“值最大的10项标示名列前茅的业务成绩项目选取规则可标示出数据范围内，排行在最前面或最后面几项的数据。倘若我们想了解每一季的业绩中，业绩位于前3名或是业绩位于倒数3名的业务员，就可以利用此规则来查询。请选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行『项目选取规则／值最大的10项』命令，先查询第1季的前3名：2.使用条件格式分析数据在此输入3，表示要查询前3名的数字列出第1季的前3名了选择要标示的格式按确定2.使用条件格式分析数据可以用同样的方法查出2～4季的前3名2.使用条件格式分析数据用“值最小的10项标示名列前茅的业务成绩接续上列，请选取要查询的范围，按下设定格式化的条件钮，执行『项目选取规则／值最小的10项』命令，来查询倒数3名的业务成绩：在此输入3，表示要查询前3名的数字选择要标示的格式列出第1季的倒数3名按确定2.使用条件格式分析数据用前10%“及最后10%规则标示前30%或最后30%的业绩也可以不以名次查询业绩，而是以业绩高低百分比率标示出业绩好与业绩坏的项目。我们使用相同的范例来操作，选取B3：B16范围，清除此范围先前设定的规则后，按下设定格式化的条件钮，执行“项目选取规则／值最大的10%，分别查出每一季位居前30%的业绩：在此输入30，表示要查询列于前30%的项目选择要标示的格式2.使用条件格式分析数据要再列出业绩落在最后30%的项目，则按下设定格式化的条件钮。执行『项目选取规则／值最小的10%』命令进行设定：将前面30%标示为红色，倒数30%标示为绿色2.使用条件格式分析数据用高于平均及低于平均规则找出高于或低于平均的业绩选取