第三章Word长文档的制作技巧.doc

第三章Word长文档的制作技巧应用性任务 在日常使用Word办公的过程中，长文档的制作是我们常常需要面临的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不能让人满意的。 本专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能坚持和完成课程中相应的练习，掌握相应的方法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。（一）如何制作长文档的纲目结构？ 文档的纲目结构是评价文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图3-是构建文档纲目结构的优秀途径，在后面的“在大纲视图3-中工作”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。 （二）如何为长文档设置多级标题编号？ 在样式部分的课程中，我们曾经初步介绍文档的多级标题编号。对于长文档来说，用Word提供的编号功能来完成任务就更为必要，因为这比手动编号效率高出不少。在后面的“多级标题编号”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。 （三）如何在文档中让插图3-自动编号及交叉引用题注？ 为了加强文档的表达力，图3-文并茂是有效的方法。但是长文档的图3-片可能有很多，难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗？不！让我们充分利用Word的自动化功能吧。在后面的“插图3-的编号和交叉引用题注”应用能力练习部分，将介绍完成这个任务的具体方法。 基本应用能力练习 本部分的基本应用能力练习是和上面的应用性任务对应的。完成一个练习就获得了相应的解决问题的能力，把全部练习完成之后，综合运用于长文档的制作过程中，就可以切实体会到工作效率的明显提高。 （一）合理的工作观念 在进入具体练习之前，我们先来讨论一下长文档制作的工作观念。经过实践证明，一个不错的做法是：先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充。也许你一直就是使用这个正确的办法，但是也许你习惯想到那里写到那里。 如果你属于的第二种情况，那么为了效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文档框架，不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作，而且也方便了阅读者的理解时，我相信你会接受这个合理的工作观念。 （二）在大纲视图3-中工作 在大纲视图3-中建立纲目结构当我们完成对一篇文档的构思后，根据上面提出的工作观念，最好先把该文档的纲目框架建立好。下面我们将通过制作一份名为“”的文档，学习在大纲视图3-中建立文档纲目结构的基本方法。 我们的任务就是根据这个效果自己再动手制作一遍，从而体会在大纲视图3-中制作文档纲目结构的方便和快捷。 1.启动Word2003，新建一个空白文档，然后单击Word窗口左下方的“大纲视图3-”按钮（图3-1），切换到大纲视图3-。 图3-1 2.切换到大纲视图3-后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏（图3-2），该工具栏适专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，大家在后面的使用中将体会到非常的方便。 图3-2 3.接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被Word自动赋予“标题1”样式（图3-3），Word为什么会这样做呢？原因在于，这节省了我们用常规方法处理文档时手动设置标题样式的时间。假设我们文档很长，标题段落很多的时候，就很容易体会到Word这个自动化的好处了。 图3-3 4.接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“”段落末尾，按下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现Word仍然把它当成一级标题，用什么方法告诉Word现在输入的是二级标题呢？方法一是按下键盘“Tab”键，方法二是单击“大纲”工具栏的“降”按钮（图3-4）。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符（就是段落前面的小矩形）向右移动一格，表示该标题段落降了一级（图3-5）。 图3-4 图3-5 5.接着输入“”的下属二级标题段落“”，回车后Word默认新得到的一段为“二级标题”段落，因此我们可以直接输入“”，用同样的方法输入下面的其它系。 6.进行到这里，相信大家可以用相同的方法输入“”、“”等一级标题段落的下属段落了。请大家参照提供的最终效果文件，把剩余的二级标题段落输入。当然，你会发现Word也自动为二级标题段落赋予“标题2”样式。在实际工作中，你也许有更多的标题等级，后面标题等级的处理以此类推，Word内置了“标题1”到“标题9”9个标题样式，可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题，。 7.当你把所有的二级标题输入完成后，可以发现凡是含有下属标题的一级标题段落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形（图3-6）。 图3-6 8.为什么这些