(精)会计电算化第四章.ppt

第四章 总账系统日常业务处理 第一节 凭证处理 一、凭证编辑 (一)凭证填制 1、凭证填制的方式：输入、期末内部转、外部系统转入、模板输入（常用凭证） 2、凭证格式及输入内容 第一节 凭证处理 （1）日期: 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 （2）凭证编号:自动分类连续编号。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。 第一节 凭证处理 （3）会计科目:科目编码必须是末级的科目编码。 （4）摘要:正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。 （5）金额:金额不能为“零”；红字以“―”号表示。 可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光位置。 （6）辅助核算信息 业务特征：辅助核算-外币 业务特征：辅助核算-数量 业务特征：辅助核算-客户往来 业务特征：辅助核算-供应商往来 业务特征：辅助核算-部门 业务特征：辅助核算-个人往来 业务特征：辅助核算-项目核算 第一节 凭证处理 (二)凭证修改 1.直接修改，即无痕迹修改 （1）已经输入、还未审核的凭证错误。 未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改。 第一节 凭证处理 （2）已经输入并审核、未登帐的凭证错误。 凭证一经审核就不能被修改和删除，只有审核人员取消已审签章后才能由输入人员修改、删除。 修改正确后，再由审核员重新在机上审核。 2.按规定修改，即有痕迹修改 已经登账的凭证错误。 两种修改方法: 第一种方法： （1）凭证金额少记，科目和方向都正确，采用补充凭证法。 摘要栏注明：调整XX号某类型凭证。 （2）会计科目用错或记账方向错误，采用红字凭证冲销法更正。 摘要栏注明：更正XX号某类型凭证后的凭证。 系统一般提供自动编制红字冲销凭证的功能。 制作红字冲销凭证，将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。 第二种方法： （1）操作：“期末”→“对账” 按CTRL+H键，激活恢复记账前状态； （2）“凭证” →“恢复记账前状态” （3）系统提供两种“恢复记账前状态”的方式： ?将系统恢复到最近一次记账前状态 ； ?将系统恢复到本月月初状态(不管本月记过几次账) 。 需输入主管口令进行控制。 （4）恢复到记账前状态后,按“已审核未记账”情况进行修改，然后再进行“审核”和“记账”功能操作。 第一节 凭证处理 (三)凭证删除 先作废凭证，对作废凭证进行“整理”即可删除。 第一节 凭证处理 (五) 凭证查询 第一节 凭证处理 二、凭证审核 凭证审核是会计业务中一项重要工作，主要进行政策性审核和技术性审核。 1．格式：同记账凭证。 2．功能：签字及取消签字；查找未审核凭证。 第一节 凭证处理 ?凭证审核：它是必不可少的环节。 一般情况下，输入凭证和审核凭证的操作员不能是同一人，因此在进行审核之前，需先更换操作员：“文件”—“重新注册”； 审核凭证人员发现凭证错误后也不能直接修改，必须由凭证输入人员修改； 第一节 凭证处理 凭证一经审核就不能被修改、删除，只有取消签字后才能进行修改； 取消审核签字只能由审核人自己进行； 用友软件中审核员的权限高于操作员，即：审核员（或账套主管）填制的凭证操作员无权审核；只有在“设置”—“明细权限”中设置权限后方可实现。 第一节 凭证处理 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。 系统设计时提供了批量审核的功能，但请慎用。 主管签字 前提：在总账系统选项中选择了“凭证必须由主管签字” 第一节 凭证处理 三、出纳签字 ?前提： 在总账系统选项中选择了“出纳凭证必须由出纳签字” 在会计科目指定科目中制定了现金总账科目和银行总账科目 出纳签字可以在审核凭证之前，也可以在其之后 涉及指定科目的凭证才需出纳签字 凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字才可，取消签字只能由出纳自己进行 ? 未签字凭证不能记账 ? 系统有“成批出纳签字”功能，但请慎用。 第二节 账簿处理 一、记账条件 前提 期初余额试算平衡 凭证已审核 上月已经结账 过程 选择记账范围 显示记账报告 自动记账 记账过程一旦中断系统可自动恢复 第二节 账簿处理 说明： “记账范围”可输入数字、“—”和“，”； 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账； 作废凭证不需审核可直接记账； 记账前应首先进行数据备份； 上月没有结账本月不能记账； 未审核凭证不能记账。 第二节 账簿处理 二、记账步骤 记账应按输入日期→数据备份→检查合法凭证→ 记账等程序依次进行。 三、“恢复记账前状态” 是一个数据恢复过