常用应用文写作规范.pdf
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常用应用文写作格式
第一局部：政府机关公文
一、通知
1、功能：
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关
公文。传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任
免人员。
2、写法：
〔1〕标题：
发文机关+事由+文种，如：?××县关于进一步做好学生平安工作的通
知?；
事由+文种，如：?关于开展消防常识工作会议的通知?。
〔2〕正文：
正文一般由三局部组成。
第一局部是总体概括。交代清楚背景、原因、以及它所依据的政策
和文件等，即写明为何要制发该通知。
第二局部是写明通知事项，包括具体的要求和安排。
第三局部是对通知承受单位的要求和希望。这局部通常采用“特此通知，
望……认真执行〞的形式，也可直接以“特此通知〞作结语。
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〔3〕如有文件、图表类，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写
明文件的名称。
〔4〕落款：
在正文之后的右下角写明制发该通知的机关名称，如果在标题中已经
标明制发机关名称的，此处可以省去。
〔5〕日期：即在落款的下面写明制发此通知的年、月、日
二、请示
1、功能：是向上级机关请求指示、批准时使用的请求性上行文。
2、写法：
〔1〕标题：
发文机关+事由+文种，如?**部关于申请资金的请示?；
事由+文种，如?关于清理整顿乱摆地摊的请示?
〔2〕正文：
第一局部，写明请示的原因、背景、依据和理由。这是行文的重点，该
局部的写作应尽量突出请示事项和问题的重要性和必要性。
第二局部，写明请示的内容，即请示的事项和问题。这局部的写作必须
具体、清楚、一目了然。
最后，以“以上请示当否，请批示〞，“妥否，请批复〞为结语。
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〔3〕如有文件、图表类，应在正文后隔一行，按照所附文件的顺序写
明文件的名称。
〔4〕落款：
右下角写明请示单位的机关名称。
〔5〕日期。
〔6〕在落款和日期后，应用括号注明请示单位的联系人和联系方式。
三、报告
1、功能：
适用于向上级汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
2、写法：
〔1〕综合性工作报告：其构造主要包括工作情况概述、主要成绩、
经历或重大进展情况、体会、存在问题和今后努力的方向。
〔2〕情况报告：这类报告的正文构造为情况、问题、打算三方面。
首先写事情的经过、原因、结果、性质等；其次写暴露出的问题、管理
上的缺陷、工作中的疏漏等；最后写具体的处理意见和简要的建议。
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〔3〕答复报告：这类报告的的内容要有针对性，如实呈报问题，
不能答非所问。一般开头要引叙来件，然后根据要求，报告有关内容，
完毕语一般用“专此报告〞。
四、讲话
一、涵义与特点
讲话稿有广义和狭义之分。广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲
话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿,是各级领导在各种
会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。是应用写作研究的
重要文体之一
讲话稿有如下特点：
〔一〕内容的针对性
讲话稿的内容是由会议主题和讲话者身份来决定的。因此在写讲话
稿之前，必须要了解会议的主题、性质、议题，讲话的场合、背景，领
导者的指示、要求，听众的身份、背景情况、心理需求和承受习惯等。
〔二〕篇幅的规定性
讲话是有时间限制的，因此对讲话稿篇幅要有特定要求，不能不顾
具体情况长篇大论。一般来讲，表彰、通报、庆典等会议上的讲话稿篇
幅不宜过长，以免喧宾夺主。
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