地名普查档案归档培训课件.ppt

三、北京第二次全国普查档案整理方法 文书类： 文书档案卷内文件要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按问题、文件的重要程度、时间等方法排列。 同一卷文件的不同稿本排列次序为：发文稿纸（文件批办单）、正文、附件、定稿、草稿； 正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后；原件在前，复印件在后； 转发文在前，被转发文在后，批复在前，请示在后 有文件处理单的，放在最前面。 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 件内文件的排列：文件审批单、正本、附件（被转发文）、定稿等相关文件。 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 （三）编页 对组卷后的文件，以卷为单位编制页码 1、归档文件中有图文的页面为一页，页码用铅笔编写。 2、页码用阿拉伯数字，每卷从“1”开始逐页编制。 3、文件正面页码编写在右下角，文件反面页码编写在左下角。 4、有连续页码时，无需重编页号。 * 用铅笔编页号，文件反面页码编写在左下角 用铅笔编页号，文件正面页码编写在右下角 返回 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 （四）修整 修裱破损文件 复制字迹模糊或易褪变的文件 去除易锈蚀的金属物和塑料装订用品 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 （五）编制卷内文件目录、 封面和备考表 案卷封皮 立档单位名称 机构（部门）名称 题名 文件形成时间 保管期限 卷内件数、页数 档号 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 卷内文件目录 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 1、顺序号：卷内文件排列的顺序号 2、文号：文件的发文字号。填写时应据实抄录。 3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或 署名者。填写时应使用全称或规范化简称。 4、题名：规范性文件标题。 一般应体现文件责任者、内容、文种三要素。 没有标题或标题不规范，应自拟标题；总结、报表、统计表等文件，标题中应标识年度（文书）。 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 5、日期 文件形成的时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如。 文件中没有日期的，应进行考证，至少将日期落实到年度。不足位数补零。 6、页号：每件归档文件的起页号，最后一件填写起止页号 7、备注：归档文件需要说明的情况。 注：卷内文件目录除要有纸质版置于卷内文件前一起装订外，还需要一份电子版卷内文件目录，电子版目录须加上全宗号、目录号、案卷号、Exce格式。 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 备考表： 本卷情况说明：填写本件缺损、修改、补充、移出、销毁及其他情况 立卷人：立卷人签名 检查人：案卷质量审核人员签名 若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填写完整以示负责。 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 （六）装订 业务类、成果类以及文书档案按照案卷封皮、卷内文件目录、卷内文件、备考表的顺序进行装订，装订采用三孔一线的方法，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用。 案卷封皮 卷内文件目录 卷内文件 备考表 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 地名普查成果图: 图纸不要求装订，采用装袋平放的整理方法，不能折叠，原则上一张图纸装入一个袋内，图纸袋的正面标注档号即可。 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 (七)排列 业务成果类档案以区为单位，将档案按照《意见》第二条要求排列。 文书档案坚持事由在先的原则，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表、等成套性文件集中排列。 * 三、北京第二次全国普查档案整理方法 （八）编制档号 按照档案排列好的顺序，在案卷封面填写档案号，须填写全宗号 目录号 归档号：类别代码+行政区域代码+卷号 地名调查成果图的档号用铅笔标注在档案袋上 * 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 * 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 努力奋斗 北京市档案局（馆） 杨 梅 * 一、北京市第二次全国地名普查档案工作的要求 二、北京市第二次全国地名普查档案归档范围 三、北京市第二次全国地名普查档案整理方法 * 一、北京市第二次全国地名普查档案工作的要求 1、高度重视地名普查档案工作 2、地名普查档案应收集齐全完整 3、地名普查档案应整理规范有序 4、完成地名普查档案向北京市档案馆的移交工作 * 二、北京第二次全国普查档案归档范围 定义： 地名普查档案是指我市各