第二章商务便函〔2003格式〕.ppt

文后 MEMO的文后即正文后的部分最多可能包含五个内容 一是这份MEMO签发人和打字员姓名的首字母。例如签发人是John Smith，打字员是Mary Hart，则应打印“JS : mh”.也可只打印打字员的首字母，如“MH”或“mh” 二是附件标记。通常用 “Enc.”表示，它是附件即Enclosure的缩写式打印“Enc.”，然后在此标记下打印出附件。一份MEMO如有附件(作为会议通知的MEMO大多会有议事程序、会议材料等附件)，应先的名称和数量 三是抄送标记。通常用“CC.”表示，它是复印副本即carbon copy的缩写式。一份MEMO如需抄送给“TO”后面被通知者以外的人或部门、团体，应先打印 “CC.”，然后在这个标记下面打印这些人的姓名或这些部门、团体的名称 四是附言标记。通常用.“PS”表示，它是附言即Postscript的缩写式。附言是对MEMO正文的补充，打印格式同正文。一份MEMO如有附言，应先打印“PS”，然后打印附言 五是页数。由于绝大多数MEMO只有一页，所以页数通常省略。如MEMO有两页或两页以上，则在右下角或底部的中间用阿拉伯数字打印每一页的页数 上述五个内容中，除页数通常省略外，附件、抄送和附言标记是否打印应视情况而定，而签发人和打字员姓名的首字母，尤其是后者的首字母，一般不能省略。这五个内容的打印格式除附言相同于正文外 (附言标记“PS”应居中打印)，其他都应在左侧顶格打印 一份MEMO如有附件，应把附件与MEMO同时发出 这份MEMO如还需抄送给其他人或其他部门、团体，抄送件即副本(COPY)应与正本(发送给“TO”后面打印的那些人或部门、团体的MEMO为正本)同一天发出 发MEMO一般不用信封。但总公司发给分公司、办事处的MEMO和分公司、办事处之间互发的MEMO则必须用信封 以上所述，既适用于以MEMO的形式发会议通知，也适用于以MEMO的形式发其他文件 下面是一份用MEMO发出的会议通知，可供参考： 会议通知 MEMORANDUM ? TO： A. Bart J. Cade C. Freeman M. Ryan R. Seifert FROM： S. Shannon DATE： February 17, 2011 SUBJECT： Scholarship Committee Meeting The Distinguished Scholarship Award Committee will meet at 3 p.m. on Monday, February 27, in Room 10 of Education Building. ? Please be prepared to discuss the procedures to be used in selecting the recipient of the scholarships. S. Shannon S. Shannon Secretary LA Enc. Agenda 回复 The Reply Notation 便函若要接收人回复，可在正文后打印Reply字样，并留出一定的空白，或给出几个可能的选择。如： REPLY________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ Date__________ 上例中的Date指的是接收人回函的日期。 商务便函的样式 Style of Business Memos 商务便函的日期、发送人、接收人和主题没有固定的相对位置，但发送人和接收人总放在一起。这些构成要素或要素之间一般都要间隔一行 正文的每段开头顶格，不必像缩进型信函那样缩进5格。段与段之间应间隔一行 通知函 Notification Memos 商务便函的一大功能是把消息、安排等通知公司内部的相关部门或人士 通知函的写法