文件程序控制.doc

文件控制程序 发行版本: C 修 改 码: 0 文件编码: LNXS -CX01-2010 1 目的 对公司管理体系文件进行控制，确保其适用性和准确性，并可在使用处获得有效版本，以满足对质量和HSE管理体系运行有效控制的要求。 ２ 范围 适用于公司质量和HSE管理体系有关文件的控制。 ３ 职责 3.1 总经理负责《质量管理手册》和《HSE管理手册》的批准、发布。 3.2 管理者代表负责《质量管理手册》和《HSE管理手册》的审核及《程序文件》的批准、发布。 3.3 主管副总经理负责其专业主管部门《作业文件》的批准。 3.4 质量安全环保处负责《质量管理手册》和《HSE管理手册》和本职责范围1 3.8 各职能部门负责本职责范围文件的分类 4.1.1 《质量/HSE管理手册》（包括公司的质量/HSE管理方针和质量/HSE管理目标）。 4.1.2 质量/HSE管理体系所要求的程序文件。 4.1.3 作业文件。 4.1.3.1 管理性文件：包括与《质量管理手册》和《HSE管理手册》、《程序文件》相关的管理性文件。如：管理制度、规定和办法、岗位责任制、作业规程、规范、作业指导书、技术性文件、实施细则等； 4.1.3.2 技术性文件：包括产品标准（国家、行业、企业）、操作规程（作业指导书）、试验方法及有关图纸等； 4.1.3.3 记录。 4.1.4 外来文件 包括有关法律、法规、国家标准、行业标准、国际（外）标准及上级颁发的文件。文件的形式有文字、图表、声像等，载体可用纸张、胶片及电子媒体等。 4.2 文件编号规则 4.2.1 管理手册 2 LNXS-X SC—XXXX 发布年号 X—表示管理体系类别（标识为QMS或HSE）管理体系， SC-管理手册代号 公司代号 4.2.2 程序文件 LNXS—X —CX××（XXXXC） 文件发布年号版本号 程序文件顺序号 —X表示管理体系类别，CX -程序文件代号 公司代号 4.2.3 作业文件 ZY—×× 作业文件顺序号 作业文件代号 各类体系文件的编写应按照《体系文件编写导则》的要求执行。 4.2.4 记录 JL—×××—×× 记录顺序号 隶属文件代号 3 记录代号 4.2.5 外来文件 外来文件使用原编号。 4.3 文件的控制 4.3.1 受控文件 4.3.1.1 范围 a）《质量/HSE管理手册》； b）《程序文件》； c）《作业文件》； d）记录； e) 经确定的有关外来文件。 4.3.1.2 文件标识 a）《质量管理手册》和《HSE管理手册》、《程序文件》（除按规定编号文件），由质量安全环保处根据发布版本和发布状态及文件编号，予以标识。 其他文件采用列入“文件清单”或文件编号进行标识。 文件发放，一律采用发布版本和发布状态、文件发放号予以标识，以便更改时进行追溯和更换。 4.3.2 非受控文件 其他用于外部宣传，发放到顾客和相关方的《质量/HSE管理手册》不属于受控范围的文件，不进行追溯和更换。 4.4 文件的编制、审核、批准 4 4.4.1 《质量管理手册》和《HSE管理手册》的编制、审核、批准 a）质量安全环保处在建立管理体系或《质量管理手册》和《HSE管理手册》换版时，按要求组织编制《质量管理手册》和《HSE管理手册》征求意见稿，广泛征求意见后形成送审稿，报管理者代表审核。 b) 管理者代表对《质量管理手册》和《HSE管理手册》进行审核，报总经理批准； 4.4.2 《程序文件》的分类、编制、审核、批准 4.4.2.1《程序文件》的分类： a)质量管理体系和HSE 管理体系共用文件，可不单独标识； b) 质量管理体系文件：用QMS标识； c) HSE管理体系文件：用HSE标识。 4.4.2.2《程序文件》的编制、审核、批准 a) 各职能部门负责编制本职责、权限范围所有文件都要求做到内容简练、明确、易懂，版面文字清晰、易于识别。 ４.5 文件的发放 4.5.1 发放范围 a)《质量/HSE管理手册》、《程序文件》由质量安全环保处确定发放 5 范围； b)《作业文件》由相应的专业主管部门确定发放范围。 4.5.2 文件发放 a)《质量/HSE管理手册》、《程序文件》，由质量安全环保处，填写《文件发放登记表》，注明分发号，由领用者签收； b)《作业文件》由各职能部门建立《文件发放登记表》，并由领用者签收； c) 质量安全环保处在提供给顾客或其他相关方的《质量/HSE管理手册》上，加盖“非受控”标识后，由领用者签收。 d)所有使用文件部门岗位,确保得到最新有效文件。 e)各部门须将体系文件清单在企业网上公布。 4.6 文件的更改 ４.6.1 质量安全环保处组织各职能部门对其管理范围内的文件,每年进行一次评审，对不适用的文件进行更改。 ４.6.