企业档案管理工作的信息化建设研究.doc

企业档案管理工作的信息化建设研究 摘要：现代信息技术促进了企业档案管理工作的信息化，但是当前企业的信息管理依然存在不能够很好的满足社会需求的缺陷，信息资源的开发不足、交流共享程度不高。本着主要从企业的信息化管理现状出发，就当前面临的机遇和挑战，分析如何更好的建设企业档案管理的信息化建设。 关键词：企业管理 档案管理 信息化 随着改革开放的不断深入和科学技术的发展，企业的管理工作开始向信息化和科技化转型，特别是企业的档案管理。企业档案不仅仅是国家档案资源的来源之一，也是当前企业日常运作的凭证和参考，随着信息化的深入，企业当权管理逐步实现了自动化、网络化和数字化的管理，信息管理的决策逐步智能化。但是智能化、电算化的企业档案管理工作依然还存在某些不足。下面我们对当前企业档案管理的信息化现状进行简要的分析。 1、企业档案管理的信息化现状分析 总体来说，企业档案的信息化管理主要包含了基础信息化设施建设、信息化资源建设、应用规范建设和人才队伍建设四个方面。 1.1 企业档案管理信息化的基础设施 当前企业的档案管理逐渐由传统的手工管理模式向信息化转变，随着网络技术和计算机技术的发展，档案管理在信息化的过程中较大程度的运用计算机技术取得了档案管理的质量提升，当前，信息化的企业档案管理逐渐在市场经济中普及，各地各部门的档案管理模式正在发生信息化改革，在网络技术的支撑下，企业的档案管理信息资源正在大力开放当中。 1.2 企业档案管理信息化资源建设 当前企业的档案管理信息化程度越来越高，得益于信息化资源的建设已初具规模。在现代市场经济中，企业的档案信息资源的数量与质量，都已经有较大的改观，信息资源急剧增多，信息资源的开发途径也呈现多样化的特征。 1.3 企业档案管理信息化过程的系统和规范建设 档案管理应用系统在当前市场经济中的运用较为普遍，虽然档案管理的应用系统运用较早，但是当前并没有形成完善的规模和体系。据有效调查显示，档案网自从建设以来，至今没有形成全国统一的门户网站，没有大规模的建立国家档案数据库，因此，一体化的档案管理服务仍然无法实现。另外，档案信息化的规范标准建设也不够完善，根据2007年的调查显示，我国企业档案管理合乎标准的大概只有11%左右，加上很多标准已经过时，难以从根本上行促进企业档案管理的与时俱进。 1.4 企业档案信息化管理的人才建设 据相关学者的调查显示，我国的企业档案信息化管理需要专业素质较高的管理人才进行有效的管理，但是一直以来，档案信息化过程都缺乏必要的人才，信息化产业的发展与人才需求之间存在较大的不平衡。就档案管理来说，从事人员的信息化素养不高，技术型人才普遍缺乏，加上人才引进机制和激励机制不够完善，当前，企业档案管理的信息化建设仍然需要依靠专业化的人才。 2、企业档案管理信息化建设的缺陷 现代信息技术和网络技术的普遍发展为企业的档案管理建设带来了新的契机，信息化建设在企业档案管理中具有重大作用，这点毋庸置疑。但是，当前企业档案管理仍然存在较大的缺陷，信息化建设体系有待进一步提高，信息资源开发不足、交流和共享的程度不高，服务水平有待改善。 2.1 信息化建设的运用水平不强 尽管当前企业的档案部门都统一开发了专业的档案系统办公软件，也都建立了自己的数据库，每个部室都拥有打印机等基础it终端和外设产品，但是，大部分的档案部门的计算机仍然仅停留于文字处理、数据收集和数据检索上，网络设备的利用率依然较低，信息化建设的运用水平不强，对互联网的参与度远远不够。 2.2 信息资源的开发不足、共享程度不高 目前，大部分的企业档案管理方式，主要是基本的接受档案，编目立卷、查阅调卷等，一般意义的档案管理就等于资料库，管理方式比较封闭。而档案的管理介质也是传统形式的纸质档案，虽然有光盘技术的使用，但是比较有限，数据库的建设和信息运输技术不强。 2.3 信息化的服务水平和观念意识有待改善 企业档案管理的信息化建设关键靠企业领导对其信息化和网络化的重视，目前，档案管理的规模和地位是其追求自我实体价值工作的重中之重，而并没有很好将如何促进信息资源共享提上日程。加上档案资源的深度开发依然不够，还不能够满足当前社会的需要，因此，需要进一步尽心开发，促进企业档案管理工作的信息化建设。 3、关于企业档案管理工作信息化的发展思考 3.1 统筹规划，建立系统化的信息化体系 要较好的进行企业档案管理的信息化建设首先必须要得到思想上的重视，认为档案管理不仅是企业本身，更是整个市场经济的信息来源，是其信息的重要组成部分。当前世界是一个信息化程度公开较高的世界，档案的社会性质和文化性质逐渐增强，利用范围逐渐扩大，形成信息时代。在信息时代，要促进企业的又好又快发展，必须重视信息的力量，在档案信息资源建设中发挥重要作用，重视其价值。首先要进行系统的规划，建立规模化