公文传输系统用户使用手册.doc

中国交通建设股份有限公司 公文传输系统使用手册 中国交通建设股份有限公司 二○一○年七月 目 录 1. 前言 2 2. 收文管理 2 2.1. 待签收文件 3 2.1.1. 查询待签收文件 3 2.1.2. 签收文件 3 2.1.3. 拒收文件 5 2.2. 已签收文件 6 2.3. 已拒收文件 6 2.4. 已处理文件 7 3. 发文管理 7 3.1. 待发送文件 7 3.1.1. 查询待发送文件 7 3.1.2. 新增发送文件 7 3.1.3. 删除待发送文件 10 3.2. 已发送文件 10 3.3. 已处理文件 11 4. 其它 11 附件一：用户首次登录公司公文传输系统操作指南 12 附件二：常见问题 17 ? 如何修改登录密码？ 17 ? 电脑识别不出登录key? 17 ? 如何缮印？ 17 ? 如何修改电子印章密码？ 17 ? 如何安装电子签章软件？ 17 ? 如何盖章？ 18 ? 如何锁定文件？ 18 ? 如何撤销电子签章？ 18 ? 应用过程中，正文打不开？ 18 ? 软件要求环境 19 前言 中国交通建设股份有限公司公文传输系统，加强集团总部与二级单位公文传递的工作协同，实现无纸化办公，提高办公效率，降低办公成本，加速企业内部信息沟通，有效利用信息资源，帮助企业实现执行力、科学决策能力和企业形象的提升。中国交通建设股份有限公司公文传输系统与中国交通建设股份有限公司办公系统实现无缝衔接，实现对公文流转的实时签收、上报等工作。 为了使用户对中国交通建设股份有限公司公文传输系统很好的掌握使用，本用户手册从中国交通建设股份有限公司各二级单位应用人员日常办公使用角度编写而成，按照系统模块结构介绍各个模块的使用方法。用户可根据自己实际工作中需要使用的模块来选择性阅读，以便更快、更好地掌握中国交通建设股份有限公司传输系统的使用方法。 收文管理 各单位收文员可以通过收文管理模块来签收公司总部来文。收文管理包括待签收文件、已签收文件、拒收文件和已处理文件四项功能。界面如下： 待签收文件 用户登录后，点击左侧【收文管理】中【待签收文件】菜单，进入待签收文件列表，如图所示。 主要功能如下： 查询待签收文件 在上图中，查询区输入查询条件：标题、来文字号，或选择来文文种、缓急，点击【查询】按钮进行公文查询。其中标题、来文字号支持模糊查询。 签收文件 实现对公司总部来文进行文件签收。操作步骤： 进入签收，点击待签收文件操作区中的【签收】按钮，进入签收界面，如图所示。 验证印章合法性，收文员的计算机须安装电子签章软件。如上图所示点击公文正文区域的【打开】按钮查看正文内容，鼠标移至红色印章处，鼠标右键点击印章后点击【在线校验】 。 出现下图提示信息证明此印章合法。 出现下图提示信息证明此印章不合法。 验证文档完整性，鼠标右键点击印章后点击【文档验证】。 A．出现下图提示信息证明此文件完好无损。 B．出现下图提示信息证明此文档已被篡改，应及时报告相关部门。 C．如果鼠标右键印章无任何提示信息证明此印章是伪造的，应及时报告相关部门。 签收公文，印章验证通过后，点击来文工作处理单中【签收】按钮，该公文签收后转到已签收文件中。 拒收文件 对于来文发错或其他原因需要拒收的文件，可以进行拒收操作。拒收时，必须填写备注，注明拒收理由。 操作步骤： 点击待签收文件操作区中的【拒收】按钮，进入拒收界面，如图。 在“备注”栏里，填写拒收理由，此项为必填项。填写完成后，点击【拒收】按钮，该公文拒收后转到拒收文件中。 已签收文件 “已签收文件”显示的是当前收文员已签收的公文。 操作说明： 查询已签收公文，在上图“查询区”，输入查询条件，点击【查询】按钮进行查询。其中标题、来文字号支持模糊查询。 打印已签收公文，点击公文标题进入来文工作处理单。点击公文正文、附件区域的【打开】按钮可对正文和附件进行打印； 处理已签收公文，完成上述公文打印后，在已签收文件列表中选中该公文并点击【处理】按钮，该公文处理后转到已处理文件中。 已拒收文件 “已拒收文件”显示收文员已拒收的公文。 已处理文件 “已处理文件”显示收文员已处理完成的公文。 发文管理 各单位发文员可以通过发文管理模块向公司总部上报电子公文。发文管理包括待发送文件、已发送文件和已处理文件三项功能。界面如下： 待发送文件 点击【发文管理】中【待发送文件】，进入待发送文件列表。列表中显示将要发送到公司总部的公文草稿。 主要功能如下： 查询待发送文件 在上图中，查询区输入查询条件：标题、发文字号，或选择发文文种、类别、缓急，点击【查询】按钮进行公文查询。其中标题、发文字号支持模糊查询。 新增发送文件 操作步骤： 进入发文界