机关事务管理会议服务.docx
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DB44/Txxxx—202x
机关事务管理会议服务
1范围
本文件规定了机关事务管理会议服务的术语和定义、基本要求、安全要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改进等。
本文件适用于广东省县（区）级以上党政机关的会议服务工作，其他机关或单位参照执行。
2规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号GB12982国旗
GB15093国徽
GB/T26373醇类消毒剂卫生要求GB/T41568机关事务管理术语
3术语和定义
GB/T41568界定的术语和定义适用于本文件。
4基本要求
4.1服务组织
4.1.1服务组织为机关事务管理部门。机关事务管理部门应建立会议服务机构，或将会议服务外包
给有资质的会议服务机构。会议服务外包流程见附录A。
4.1.2会议服务机构应明确各人员岗位，制定岗位职责及说明书。岗位设置及其职责见附录B。
4.2服务人员
4.2.1选聘服务人员应考虑以下方面：
——通过背景审查；——文化教育程度；——身体健康状况；
——年龄、身高、形象、气质；——沟通表达、随机应变能力；——工作技能；
——政治素质及其他行为素质等。
4.2.2对服务人员定期开展持续、系统的培训。
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a)培训内容包括：
——会议服务理论知识；
——仪表、仪容、仪态、规范用语，会议服务员礼仪见附录C；——保密要求及工作制度；
——安全管理与安全检查；——技术人员专业技能；
——服务技能；
——会议突发事件应急处置，会议突发事件应急处置程序见附录D；——普通话、当地语言及常用外语等。
b)培训形式包括：——岗前培训；——定期培训；——专项培训。
4.3制度建设
会议服务机构应建立相关管理与服务制度，包括但不限于：——培训制度；
——人事制度；——保密制度；
——档案管理制度；
——会场与用品管理制度；——会场清洁制度；
——会场布置与验收制度；——会务服务制度。
5安全要求
5.1保密
5.1.1会议主办方承担会议保密工作的主体责任，应制定保密方案，限定参会人员范围，对参会人员提出具体保密要求。
5.1.2机关事务管理部门应对会议服务机构提出保密管理要求，监督、检查及考核会议服务机构对
保密管理要求和会议保密方案的落实。必要时，联合保密行政管理部门开展保密宣传教育及保密检查。
5.1.3会议服务机构应落实保密管理要求及会议保密方案。
5.1.4保密会议服务人员应经过保密培训，签订保密承诺书，履行保密职责。
5.1.5保密行政管理部门参与监督、指导和检查保密会议的各项保密工作。
5.1.6保密会议应在符合保密要求的会议场所召开。必要时，征询保密行政管理部门意见。
5.1.7召开保密会议的会议场所，应配备移动信号屏蔽器、文件保密柜、保密碎纸机、手机屏蔽柜
等保密防护设备和会议保密标识牌。音控室应加强保密管理和落实保密措施，并向同级保密行政管理部门备案。
5.2安保与应急
5.2.1机关事务管理部门应建立会议安保与应急管理制度，配备应急处置队伍和应急装备、器材，并应定期开展检查。
5.2.2建立突发事件应急处置预案。必要时，还应制定专项应急预案。
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5.2.3对于中型以上会议，机关事务管理部门应协助会议主办方联系供电、消防、音视频维保技术
人员在现场值班，以便及时处置会议期间出现的各种设施故障。
注：参会人数在200人~799人之间为中型会议，见GB/T30520。
5.2.4必要时，机关事务管理部门应提前协助会议主办方联系医护人员及医疗设备驻场。
5.2.5会议当天，安保人员应加强办公楼（区）或会场主入口参会人员、车辆、物品进出管理，应
核实参会人员身份，检查、登记参会人员和车辆所携带的物品，对携带易燃、易爆、有毒等危险品或各类管制刀具的人员和车辆不予放行。会场外围，应有专门安保人员负责巡逻、维护秩序，阻止无关人员进入会场。
6会前准备
6.1预订确认
6.1.1会议服务机构宜提供多种预订渠道，如会议系统预定、电话预订、书面预订和现场预订等。
会议预订员接到预订通知后，应做好会议登记，包括会议名称、会议时间、会议地点、会议布局、参会领导、参会人数、会议性质、联系人、联系方式、会议信息发布、茶水种类等，并向会议主办方确认。