2015会议接待流程概述.doc

会议筹办的组织架构及主要职责 会议筹办各个阶段的内容 会议接待流程一览表 阶段 事项 主要内容 提示 1、会议策划 确定会议主题 1、会议主题要能够反映出学界业界的热点或政府关心的问题；2、主题所传达的会议内涵要得到参会人员的认同；3、主题要有延伸性、开放性和吸引力4、主题要有前瞻性 1、结合嘉宾特点，根据据他们特长设置议题；2、结合功能需求设置议题；3、提炼主题中的具体点，形成议题 确定合作单位 1、根据需要选择主办单位、承办单位、协办单位、支持单位、赞助单位；2、依据受益原则、共赢原则选择合作单位。 1、各单位级别是否对等；2、机构名称呈现是否准确；3、注意各方排名是否合理 确定会议规模 1、会议持续时间；2、会议分会场的个数；3、与会人员分配；4、嘉宾配比：学者、官员、业界人数。 　 拟订会议议程 1、会议报到时间；2、会议当日和日程：领导讲话、开幕式、主旨演讲、午餐、分议题讨论、晚宴以及茶歇等时间的安排；3、文化体验活动安排 1、拟订议程的同时，需要会议组织机构反复确认，以免会议手册、背板等反复修改；2、充份考虑各方的诉求；3、根据嘉宾配比情况合理安排。 确定嘉宾邀请范围 1、致辞嘉宾；2、主旨演讲嘉宾：3、演讲嘉宾：4、主持人：5、参会嘉宾。 　 媒介推广计划 1、宣传定位、主题、基调2、选择媒体；3、确定传播策略；4、撰写媒体执行方案 1、合理分配有限的预算；2、与媒体协同合作、共同促进 资金来源及预算计划 1、固定费用；2、可变费用；3、间接费用；4、不可预知费用 1、进行实地询价；2、编制预算表：3、做好预算监控。 2、前期筹备 确定会议地点 1、根据会议规模，选择场地大小；2、交通便利；3、会场设施完善，符合会议要求；4、根据会议主题，选择会场风格 1、根据出席人员情况，考虑是否安排大小适中的贵宾会见室，并且到会场距离不宜过远；2、会场最好与入住在一个地方或相连；3、会场周围是否有足够的停车位。 安排文化体验活动 1、确定大概的参加人员；2、具体车辆安排；3、参观路线和时间安排；4、陪同人员的安排 1、充份考虑地方城市、合作单位的承受能力和诉求；2、考虑时间、交通、住宿、天气、线路、季节、嘉宾喜好等。 组建工作团队 1、确定组委会人员和分工；2、与合作方人员对接安排； 部份事项可以考虑外包，减轻工作量，更专业。 嘉宾邀请 1、邀请函的撰写；2、会议邀请函的设计；3、邀请函的发发：电子版和纸质版的发送；4、重要嘉宾邀请；5、主持人的选择和邀请， 1、内容完整、清晰；交通指南明了，确保从各站点能顺利到达会场或酒店，选择主干道，尽量避开交通堵塞严重的路段。2、与嘉宾沟通要注意“尊敬第一”、“细节为大”、“沟通适度”等技巧；3、注意文化差异、地域差异；4、联系人员不要随意更换，保持关系稳定；5、重要嘉宾要登门邀请，以示尊重；6、联系前要了解嘉宾的简历，做到心中有数。 执行媒介计划 1、列出主要媒体名单；2、筛选出合适的媒体；3、联系媒体负责人和记者；4、通报会议议程，开展前期造势；5、准备好稿件：通稿、网络专题、专访等 1、安排预热、开端、高潮、收尾阶段宣传工作；2、选择拥有会议需要的目标受众的媒体；3、协调好采访活动，保证能采访到预定的嘉宾；4、主办方合作媒体注意引导其他媒体做出恰当的报道和提问 3、中期筹备 前期接待的安排 1、确定就餐人数、就餐方式、餐标2、为需要住宿的嘉宾预定房间 1、在饮食方面要注意对有宗教信仰、民族或素食主义者的特殊安排；2、住宿必须考虑与会场的距离、交通情况、接待能力、房间类型与设施；3、根据嘉宾身份合理确定入住标准。 会议手册的设计与制作 1、编写会议手册：会议概鉴、会议议程、嘉宾介绍、采风活动安排、组织机构介绍、参会嘉宾名单、会务信息；2、确定设计风格，符合会议主题。 1、注意文字、表述的准确性；2、注意制作周期。 对会议进行视觉包装 对会议的会议背板、易拉宝、指示牌、接机牌、胸卡、桌签、横幅、垂幅、村料袋进行统一的视觉标识设计； 1、切合会议主题；2、容易辨识； 回收嘉宾演讲材料 1、收集嘉宾的演讲材料：PPT、讲稿、视频等；2、提前让相关人员熟悉相关材料：主持人、记录员、媒体责人。 1、会议前一周开始加收演讲材料；2、提前三天将材料交给相关人员（除保密内容）。 发布参会指南 1、接机信息；2、到会注册时间、地点；用餐地点、时间；