三亚会议接待流程.doc

自从海南国际旅游岛建立以来，大幅度的拉动了海南的经济发展，特别是房地产这行业和酒店行业，其中很多的高星级别的度假酒店都坐落于海南三亚。酒店众多，环境优美，气候宜人，既能工作又可以度假的地方，吸引来很多的企业商会都来三亚举办。会议就得有专门的相关机构来接待，三亚盛普天创文化发展有限公司是专业的会议接待服务机构，他们的接待工作是如何的呢？下面就由小编慢慢道来。 一、工作内容 1、会议流程策划； 2、编撰、印刷会议接待手册； 3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务； 4、会议前期报名的接待、物品分发等； 5、协助酒店住宿、餐食服务等工作； 6、提供会议期间车辆的调配、服务工作； 7、提供机（车）票的订购服务工作； 8、提供专业接待人员服务工作； 9、根据需要，提供其他公务活动服务工作； 10、提供物流、土特产品代购等其他服务工作； 二、组织机构及职责 1、综合协调组工作职责： （1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作； （2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作； （3）负责与组委会内部的全面对接工作； （4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排； （5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作； （6）负责接待服务手册的编制工作； 2、接待服务组工作职责： （1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机； （2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向； （3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务； （4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导； （5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）； （6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作； 3、服务保障组工作职责： （1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（如PPT）是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排； （2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。 以下就是三亚盛普天创某会议接待流程 一、接待时间： 2011年X月X日—X月X日 二、接待地点： 接送机地点：XX机场 下榻酒店：XX大酒店 会议地点：XX大酒店会议厅 接待对象： 嘉宾及其陪同人员 四、接待负责人员： 总负责：接待办 跨部门接待小组：相关领导，秘书组，行政组，宣传组，保卫组 五、接待前期准备工作： 1．制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间 2．食宿安排，提前预定 3．迎接车辆安排 4．迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作） 5. 相关接待人员，负责相关接待工作 六、机场接待 1．机场一层到达厅内设接待处人员，根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌，在一层到达电梯口等候，接到嘉宾后负责引导至接待处（签到台桌子规格1.8×0.5×0.75）。接待组由此将客人集中带出乘车。 2．在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌（80×180cm以下易拉宝）。 3．由服务组按照按正常要客接待程序接待。 4．对于重要领导等特殊客人，负责申请办理有关接待人员通行证，安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。 硬件附注：易拉宝2个（其中1个2米），接待处牌子和桌子，笔若干支，迎宾牌，授带10条?? 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。 2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候，摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 八、用餐（早餐、中餐、晚餐） 由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2．餐后安排客房服务人员带入房间休息，并问询是否需要叫醒服务。 九、会议前的筹备工作 1．选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。 2．会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花，为使会场更加庄严。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观、统一。 3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。 会前检查。提前检查音像、文件等是否准备