《秘书基础》系列讲座二.ppt

《秘书基础》系列讲座 主讲：李 立 E-mail: rkzzx2008@ Tel:8821396（O） 日喀则地区职业技术学校办公室 2008年11月17日 《秘书基础》系列讲座二 一、信息与秘书工作 （一）信息及其在秘书工作中的作用 1、信息的概念与特征 （1）信息的含义：信息是客观世界中各种事物运动状态的反映；又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表现。 （2）信息的分类： A、按信息源的性质分：自然信息、社会信息。 B、按信息的表现形式分：语言信息、文字信息、数据信息、图像信息。 C、按信息来源的方向分：横向信息、纵向信息；外部信息、内部信息。 D、按信息的稳定状态分：静态信息、动态信息。 E、按信息存在或作用时间分：长时信息、短时信息。 就一般的秘书部门来说，通常习惯将信息划分为：综合信息、专题信息、固定信息、流动信息、基本信息、派生信息、客观信息、特殊信息。 （3）信息的主要特征： A、开发性。 B、共享性。 C、无限性。 D、时效性。 2、现代社会信息工作的基本特征 （1）信息量猛增。 （2）信息载体多样化。 （3）信息传递迅速化。 （4）信息社会化、全球化 3、信息工作在秘书活动中的作用 （1）辅助领导科学决策，必须依靠信息。 （2）起草文件必须依靠信息。 （3）信访咨询工作需要依靠信息。 （4）做好日常管理工作必须依靠信息。 （二）秘书信息工作的特点、原则和要求 1、秘书信息工作的特点 （1）针对性（结合业务、围绕中心、针对问题） （2）综合性 （3）时效性（及时性、适时性） （4）经常性 2、秘书信息工作的原则 （1）追踪原则 （2）超前原则 （3）选优原则 3、秘书信息工作的基本要求 （1）准确：即信息内容要准确无误，真实可靠。 （2）及时：即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。 （3）全面：即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各方面的情况。 （4）适用：A、要服务于中心工作。 B、要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息。 C、要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、倾向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应及时采报。 （三）信息的采集 1、信息收集的方法 （1）采集 （2）交换 （3）索要 （4）购买 （5）复制 2、建立信息收集的规章制度 （1）登记制 （2）定期与不定期制 （3）专用稿纸制 （4）例会制 （5）奖惩制（总结评比、记分评比） （四）信息的处理 1、信息的整理加工 （1）筛选（力求符合“实、新、精、准”）。 （2）校核（分析法、核对法、调查法）。 （3）加工（注意：内容充实、综合分析、提出意见、修饰润色）。 （4）编制（方法：转换法、对比法、图表法）。 2、信息的传递 （1）信息资料传递的基本要求：“多、快、好、省”。 （2）信息资料传递的基本方式： A、单向传递 B、相向传递 C、反馈传递 二、辅佐决策 （一）科学决策和决策程序 1、决策与决策的基本特征 （1）决策：是人类社会特有的现象，是个人或群体为满足需要、实现目的、改变环境而进行设计、选择和决定的意识活动及其成果。 （2）决策的基本特征：创造性、目的性、边缘性、选择性、主观性。 2、科学决策及其一般程序 （1）科学决策：简单地说，就是作出正确决定。 （2）科学决策的四个要素：决策者、决策对象、决策机制、决策结果。 （3）科学决策的一般程序 调查研究，发现问题； 价值分析，确定目标； 判断推理，拟定方案； 风险预测，比较论证； 可行性分析，局部试行； 效用分析，追踪调查； 普遍实施。 以上七个程序又可分为四个阶段，即确定目标、设计方案、评价选优、实施反馈。 （二）秘书工作在决策中的地位和作用 1、秘书人员辅佐决策的地位 秘书在决策过程中，只能处于辅佐决策的地位，为决策者即为领导服务。 2、秘书在辅佐决策中的主要职能工作 （1）决策前服务式辅佐工作。 （2）决策形成中的协助式辅佐工作。 （3）决策实施中的协调式辅佐工作。 （4）决策效果评估中总结式辅佐工作。 小 结 一、信息与秘书工作 1、信息及其在秘书工作中的作用。 2、秘书信息工作的特点、原则和要求。 3、信息的收集。 4、信息的处理。 二、辅佐决策 1、科学决策和决策程序。 2、秘书在决策中的地