知名物业公司物资采购管理制度.pdf

知名物业公司物资采购制度1 知名物业公司物资采购制度1 知知名名物物业业公公司司物物资资采采购购制制度度11 一、 目的 一、 目的 一一、、 目目的的 规范物业公司采购流程，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购 的物资、服务符合公司规定的要求，以保证公司利益。 二、适用范围 二、适用范围 二二、、适适用用范范围围 物业管理所需要的所有物资（如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、 消防、保安、绿化、相关部门所需物资等）的采购活动。 三、职责 三、职责 三三、、职职责责 1. 项目各部门：按照当月资金计划由部门负责人负责制定采购计划申请， 并协助行政部进行物资核对、清点入库或紧急采购结算； 2. 综合事务部：采购专员负责协助公司综合部相关人员确定采购分供方、 把控物资价格、协助签订合同、受理产品及服务质量的投诉等； 3. 客服总监：负责审核采购计划，包括计划内和计划外物资采购申请。 四、采购物资的分类 四、采购物资的分类 四四、、采采购购物物资资的的分分类类 A类：办公用品、劳保用品等日常耗材，单价1000元 B类：办公设备、办公家具等固定资产，单价≥1000元 特殊类：大金额固定资产，单价10000 元 五、采购、入库、报销流程 五、采购、入库、报销流程 五五、、采采购购、、入入库库、、报报销销流流程程 1. 提出采购申请 1. 提出采购申请 11.. 提提出出采采购购申申请请 各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合项目预算及月末库存情 况，在每月25日之前以《采购申请单》的方式提出下个月的物资采购计划， 写明物资名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊要求，须备注说明）。 2. 审核采购计划 2. 审核采购计划 22.. 审审核核采采购购计计划划 月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请， 由库管员、财务人员、客服总监于28日前完成审核，每月28日提交公司综合 部总裁助理或物业运营中心总经理审批，根据A\B两类物资情况，审批流程如 下： A类物资： A类物资： AA类类物物资资：： 项目需求部门负责人提出申请后，需仓库管理员审核，检查仓库是否有 库存或者替代品，若无则同意申购，流入下一审核环节； 项目财务人员根据当月资金计划，对各部门负责人上报的采购申请进行 审核，若在资金计划内则同意申购，若不在资金计划内则审核驳回，如遇紧 急特殊情况需在资金计划外采购的，需追加预算申请，说明情况，方可通过， 审核完成报客服总监，客服总监完成最后一步审核流程，流入下一审批环节； 物业总经理审批通过后转至综合事务部采购专员下单采购。 B类物资： B类物资： BB类类物物资资：： 除履行A类物资审批流程，在物业总经理审批通过后流向集团总裁助理 处进行审批，审批通过后方可下单采购。 特殊类物资： 特殊类物资： 特特殊殊类类物物资资：： 除履行B类物资审批流程，在集团总裁助理审批通过后流向集团总裁处 进行审批，审批通过后方可下单采购。 3. 供应商的选择 3. 供应商的选择 33.. 供供应应商商的的选选择择 行政部采购人员在采购物资时要选用符合要求的供应商，在公司指定的 合格供应商名单内进行采购活动； 对新型、首次购买的物资，在公司没有固定分供方的情况下，项目行政 采购人员需配合公司负责采购的人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完 成新分供方的确定。 4. 物资的采购 4. 物资的采购 44.. 物物资资的的采采购购 各需求部门将批准后的《采购申请单》提交给负责采购的人员，由其在 合格供应商处进行采购。严格控制在计划范围内并根据项目预算内安排开支。 所采购的物资有质保要求的贵重物资