国外订单和销售单的管理规定.doc

QAHWI0701C 打印： 共2页 国外订单和销售单的管理规定 1. 术语 1.1 询价单与报价单 询价单（RFQ）：指顾客对本公司产品有需求愿望时，向本公司发送的有授权人员签字的书面询价文件或电子函件。通常对特制产品，还应同时提供询价产品的图纸或样品。 报价单（QUOTE）：指本公司对顾客的询价单、图纸或样品进行充分评审，将评审结果输入2BIZBOX系统后，由计算机存贮并打印出的具有统一编号和固定格式的正式报价文件。报价单经授权人员签字后发送给顾客，作为对询价单的正式答复。 订单与销售单 订单（Purchase Order）：指顾客对本公司标准产品有需求或收到本公司的报价单后，向本公司发送的按统一规则编号并有授权人员签字的书面订货文件或电子函件。 销售单（Sales Order）：指本公司对顾客的订单经评审并确认接受后，由授权人员将订单相关内容输入2BIZBOX系统存贮并打印出的具有统一编号和固定格式的正式合同文件。销售单经授权人员发送给顾客，作为对顾客订单的正式答复。 2. 报价单与订单的评审 报价单的评审 收到国外顾客的询价单后，由副总经理或相关授权人员负责组织评审，必要时应有工程、生产、采购、质控等部门参加评审。 根据询价单所提出的订货需求，主要对下列内容进行评审： 是否有能力提供顾客所需的产品； 对特制产品，顾客是否明确了技术质量标准（图样、样品或特殊要求）. 是否可满足顾客期望的价格（当顾客有价格要求时）； 是否可按顾客要求的交货期交货； 付款方式及付款周期是否符合既定的原则或惯例； 是否可按顾客要求的运输方式交付； 是否可满足顾客在条款中对包装、防护、随货文件等其他方面的要求。 2.1.3 将评审结果的相应内容输入2BIZBOX系统，生成正式的报价单向顾客报价。 2.2 订单的评审 2.2.1 权限：只有总经理、副总、计划/采购部经理或相关人员有权在评审后的订单上签字认可。 2.2.2 顾客依据本公司报价单所发送的订单，经授权人员核对并签字，即视为已评审。 2.2.3 顾客依据本公司标准产品目录直接发送的订单，授权人员按下列两种情况予以评审： 首次订货的产品，应按对询价单的评审要求进行评审。 重复订货的产品，仅对其交货期进行评审。 销售单的生成与反馈 经评审后的订单，应立即输入计算机系统生成并打印出与该订单相对应的销售 单（Sales Order）发送给该顾客，表明双方合同关系的建立。 3. 对索赔订单的处理 索赔订单是顾客要求本公司进行质量赔偿时发出的零价订单。索赔订单必须附有顾客正式提供的《不合格产品报告单》（NCR）。 由质控部对索赔订单所依据的《不合格产品报告单》中描述的不合格事实进行确认。 索赔的批准权限： 单项索赔金额 1000美元时，由质量经理签字认可。 单项索赔金额 ≥1000美元时，由公司副总经理以上人员签字认可。 经签字认可的索赔订单，被视为经过评审的常规订单，输入2BIZBOX系统生成销售单，但销售价为零价，同时在销售单备注栏中应注明顾客的NCR编号。 4、 销售单的更改（合同修订） 当顾客要求更改（或取消）原订单时，应发送正式的书面文件或电子函件至本公司，经公司原评审人员重新审核并同意接受后，方可修改相应的销售单记录。 当公司要求更改（或取消）销售单时，应在征得顾客书面同意后，方可修改相应的销售单记录。 所有经过修改的销售单，必??在销售单备注栏中注明：修改内容、依据、修改者、修改时间，并按顺序更改修改号（CHANGE NUMBER #）以便查询。 任何人员对销售单的更改结果，都必须立即通知计划/采购部生产计划员，由计划员负责更改和调整生产计划（WO），并将WO的更改信息传递至相关部门。 5. 订单、销售单、报价单的存档 顾客发送的书面询价单、订单，由计划/采购部副总经理负责存档备查，保存期限为十年。 超过保存期的询价单、订单，经确认后监管销毁。 销售单、报价单记录以软件形式在计算机系统中保存，保存期限为10年。