公司档案管理办法及实施细则1.docx

?一、总则

（一）目的

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法及实施细则。

（二）适用范围

本办法适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的档案管理工作。

（三）档案定义

本办法所称档案是指公司在各项活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（四）管理原则

1.集中统一管理原则。公司档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

2.维护档案的真实性、完整性和保密性原则。

3.便于利用原则。档案管理应便于公司各部门和人员对档案的查阅和利用。

二、档案管理机构及职责

（一）档案管理部门

公司设立综合档案室，负责公司档案的集中统一管理。

（二）档案管理部门职责

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。

2.负责接收、收集、整理、保管公司各类档案，确保档案的完整与安全。

3.对公司各部门档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训。

4.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清理。

5.编制档案检索工具，开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案信息服务。

（三）各部门兼职档案员职责

1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。

2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门档案移交综合档案室。

3.协助档案管理部门开展档案管理工作，提供有关档案资料。

三、档案的分类与编号

（一）档案分类

公司档案分为行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类、党群工作类等六大类。每大类下再根据档案内容的具体性质细分若干二级类目。

1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照、印章管理等方面的档案。

2.经营管理类：涵盖市场营销、合同管理、客户资料、招投标文件等档案。

3.生产技术类：有产品研发、生产工艺、设备管理、质量控制等相关档案。

4.财务审计类：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等档案。

5.人事劳资类：涉及员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等档案。

6.党群工作类：包括党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的档案。

（二）档案编号

档案编号采用大类代码+二级类目代码+年度+顺序号的结构。例如，行政管理类下的公司文件编号为XZ-01-20XX-001，其中XZ代表行政管理类，01代表公司文件二级类目，20XX表示年份，001为顺序号。编号应确保唯一性，便于档案的识别与查找。

四、档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。

2.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。

3.公司员工个人在工作中形成的重要业务资料。

4.公司参加各类会议带回的文件、材料。

5.公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物及相关资料。

（二）收集要求

1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。

2.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章齐全。

3.对于电子文件，应确保其存储格式的通用性和可读性，并进行定期备份。

（三）整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

（四）整理方法

1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。

2.对每一类档案进行装订、编页、编目，确保档案的整齐、规范。

3.编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。

五、档案的归档与移交

（一）归档期限

1.各部门形成的档案应在次年上半年整理完毕并向综合档案室归档。

2.重大项目、重要活动等档案应在项目结束或活动完成后一个月内归档。

（二）归档要求

1.归档的档案应经过整理，符合档案整理规范要求。

2.填写《档案移交清单》，详细记录档案的名称、数量、移交时间等信息，双方签字确认。

（三）移交手续

1.各部门兼职档案员将整理好的档案及《档案移交清单》一并送交综合档案室。

2.综合档案室对接收的档案进行核对、清点，如发现问题及时与移交部门沟通解决。

六、档案的保管

（一）保管条件

1.综合档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防